Perangkat lunak akuntansi otomatis mengotomatiskan banyak fungsi pencatatan keuangan.
Akuntansi otomatis adalah pendekatan untuk memelihara catatan akuntansi terkini dengan bantuan perangkat lunak akuntansi. Perangkat lunak bisnis jenis ini sering dikonfigurasi untuk memungkinkan pengiriman silang piutang dan hutang dengan mudah, menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan beberapa posting untuk menyimpan catatan akuntansi sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum . Banyak dari sistem akuntansi otomatis yang lebih populer dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang membeli perangkat lunak, sehingga memungkinkan untuk membuat laporan yang disesuaikan serta memanfaatkan format laporan standar yang disertakan dalam paket perangkat lunak .
Proses akuntansi otomatis dapat menghemat banyak waktu saat memposting kredit dan debit.
Proses akuntansi otomatis dapat menghemat banyak waktu saat memposting kredit dan debit. Daripada harus membuat entri dalam buku yang berbeda, seperti yang biasa dilakukan dengan metode yang lebih tradisional, sebagian besar paket perangkat lunak akuntansi terstruktur untuk memungkinkan entri manual transaksi dalam satu bidang pada satu halaman. Dari sana, perangkat lunak secara otomatis menghubungkan transaksi ke semua catatan lain yang relevan dalam paket perangkat lunak. Setelah transaksi dimasukkan, data akan dimasukkan dalam setiap laporan yang dibuat yang terstruktur untuk mencakup tanggal entri tersebut.
Seiring dengan menyederhanakan proses memasukkan data secara manual ke dalam sistem akuntansi otomatis, banyak paket perangkat lunak pembukuan dapat dihubungkan ke kartu kredit dan rekening bank. Dengan menggunakan antarmuka yang dibangun ke dalam perangkat lunak, pembayaran dapat dikirimkan ke vendor dan secara otomatis diterapkan ke akun vendor dan nomor faktur yang sesuai dalam catatan akuntansi. Pada saat yang sama, pelanggan dapat mengirimkan pembayaran online melalui tautan yang disertakan sistem dengan faktur elektronik apa pun yang didistribusikan ke klien tersebut. Dengan menggunakan tautan untuk mengirimkan pembayaran, perangkat lunak secara otomatis menerima pembayaran, mengirimkannya ke akun pelanggan dan nomor faktur yang benar, kemudian mengarahkan pembayaran ke rekening bank yang ditentukan oleh pengguna akhir.
Saat ini, akuntansi otomatis dianggap sebagai komponen dasar dari sebagian besar perencanaan sumber daya perusahaan atau strategi ERP. Fitur aman dan penghematan waktu dapat sangat meningkatkan efisiensi tim akuntansi. Selain itu, perangkat lunak akuntansi mencakup fitur yang memungkinkan pembuatan dan distribusi faktur elektronik kepada pelanggan merupakan alat yang sangat efisien. Menggunakan fitur tersebut memungkinkan untuk menerima pembayaran dalam waktu singkat, baik karena pelanggan dapat menyetujui pembayaran dan mengirimkan cek dalam waktu yang lebih singkat, atau karena dia menggunakan opsi untuk mengirimkan pembayaran elektronik. Dalam kedua skenario, perusahaan mendapat manfaat dari peningkatan penerimaan atas piutangnya dalam waktu singkat, memberikan akses bisnis ke lebih banyak uang tunai untuk mengelola operasi sehari-hari.