Juga biasa disebut sebagai buku besar akuntansi, buku besar, dalam pengartian sederhana merupakan catatan akuntansi utama yang digunakan oleh bisnis untuk melacak semua transaksi keuangan yang dilakukan perusahaan.
Semua transaksi keuangan, debit dan kredit, dicatat, atau “diposting,” di buku besar, terlepas dari apakah mereka juga memposting atau tidak ke buku besar pembantu (sub-buku besar), seperti piutang atau uang tunai.
Nilai-nilai ini dapat memberikan informasi yang digunakan untuk menghasilkan semua laporan keuangan perusahaan.
Saat gagasan buku besar pertama kali dibuat, buku besar fisik disimpan secara manual, biasanya dalam buku; dengan kemajuan teknologi, kebanyakan buku besar sekarang sudah terkomputerisasi menggunakan software akuntansi.
Program perangkat lunak semacam itu dapat dibeli melalui Internet atau dari sebagian besar toko yang menjual produk perangkat lunak komputer.
Pembukuan berpasangan
dirinci dalam buku besar umum.
Setidaknya ada lima jenis akun yang membentuk buku besar: aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban; seringkali, keuntungan dan kerugian juga disertakan.
Dalam pembukuan double-entry, ketika transaksi terjadi, itu selalu mempengaruhi dua akun ini dengan cara yang sama dan berlawanan; itu adalah debit untuk satu dan kredit untuk yang lain.
Jumlah total debit harus selalu sama dengan jumlah total kredit, jadi jika keduanya tidak cocok, ini menandakan telah terjadi kesalahan.
Format yang lengkap dan berimbang ini menjadi salah satu alasan mengapa buku besar akun digunakan untuk membuat laporan keuangan.
Umum dan Sub-buku besar
Saat ini, perangkat lunak komputer digunakan sebagai pengganti buku besar fisik.
Sebagai catatan akuntansi utama, buku besar dibuat terlebih dahulu.
Ini diatur berdasarkan akun, dengan masing-masing nomor dalam satu seri, dan setiap nomor biasanya terdiri dari lima hingga enam digit.
Akun didelegasikan nomor berdasarkan tujuan akun; urutan penomoran ini memungkinkan informasi ditemukan dengan cepat dan mudah, dan merupakan praktik bisnis yang umum.
Daftar semua akun dalam buku besar disebut bagan akun, dan biasanya mencakup antara 20 dan 30 entri per bagan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Sub-buku besar dibuat untuk menyederhanakan buku besar utama dan melacak jenis transaksi tertentu, memberikan detail lebih lanjut tentang transaksi tersebut.
Jenis sub-buku besar yang umum termasuk piutang, hutang dagang, kas, dan penjualan.
Beberapa transaksi harian dicatat dalam sub-buku besar ini, dan nilai ringkasan akhir diposting ke buku besar umum.
Perangkat lunak komputer
Awalnya, buku besar akuntansi adalah buku fisik yang digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan secara manual; saat ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer untuk mengelola buku besar akuntansi mereka.
Konsep di balik pembukuan double-entry adalah selalu ada nilai positif dan negatif untuk setiap transaksi; aturan ketat dan ketergantungan dibangun ke dalam proses akuntansi double-entry berarti bahwa itu adalah salah satu proses bisnis pertama yang terkomputerisasi.
Akibatnya, ketersediaan dan penggunaan produk perangkat lunak buku besar akuntansi meningkat.
Sistem akuntansi terkomputerisasi memungkinkan perusahaan untuk membuat daftar akun buku besar yang sangat besar sambil tetap mengaturnya dan mudah diakses.
Dalam banyak kasus, sistem disiapkan untuk memasukkan data yang benar secara otomatis ke dalam laporan laporan keuangan yang sesuai.
Laporan dapat dijalankan untuk memberikan update berkala atas posisi keuangan perusahaan.
Menyiapkan bagan akun buku besar umum biasanya merupakan tugas pertama yang harus diselesaikan saat menginstal paket perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi.
Bagan akun standar biasanya disertakan dalam paket perangkat lunak ini, dengan banyak opsi untuk berbagai industri.
Namun, tidak semua perusahaan perlu menggunakan semua akun yang tersedia, dan harus memilih hanya yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Jurnal umum
Buku besar tidak boleh dikacaukan dengan jurnal umum, yang memberikan daftar kronologis transaksi keuangan perusahaan yang lebih formal.
Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum terlebih dahulu, dan biasanya mencakup lebih banyak informasi daripada yang dimasukkan dalam buku besar akuntansi; saldo masing-masing akun tidak disertakan.
Namun, seperti dalam buku besar akuntansi, kredit dan debit yang tercantum dalam jurnal umum harus berjumlah nol.