Buku cek berisi data akuntansi.
Data akuntansi adalah kumpulan dokumentasi keuangan yang mendukung pernyataan akuntansi. Orang-orang menggunakan data tersebut untuk menyiapkan laporan keuangan dan deklarasi, dan auditor dapat meninjaunya untuk mengkonfirmasi keakuratan suatu pernyataan. Orang-orang yang berselisih tentang rekening mereka dengan bank atau perusahaan juga dapat meminta untuk melihat informasi akuntansi untuk menentukan bagaimana perusahaan sampai pada kesimpulan atau saldo yang diberikan. Informasi ini tunduk pada panggilan pengadilan dalam kasus di mana orang menduga kesalahan hukum bertanggung jawab atas masalah akuntansi.
Data akuntansi disimpan pada mikrofilm.
Beberapa perusahaan memelihara data akuntansi elektronik. Personil di departemen akuntansi memasuki aktivitas keuangan dalam sistem elektronik dan sistem juga dapat menghadapi aktivitas otomatis. Misalnya, ketika seseorang menggesek kartu debit di toko kelontong, sinyal akan berjalan ke sistem akuntansi bank dan penyesuaian otomatis akan terjadi untuk mencerminkan pembelian. Salinan cetak untuk membuat cadangan dokumentasi elektronik mungkin tersedia.
Data akuntansi penting untuk mengaudit dan menyiapkan laporan keuangan dan deklarasi.
Data akuntansi lainnya tersedia dalam format kertas. Ini dapat mencakup hal-hal seperti buku cek pribadi, kuitansi, dan sebagainya. Perusahaan dengan catatan kertas menyimpannya di lokasi yang aman untuk mencegah kerugian dan dapat membuat salinan untuk referensi dan kenyamanan untuk memastikan mereka akan memiliki akses ke informasi saat mereka membutuhkannya. Kadang-kadang, langkah-langkah dapat diambil untuk mendigitalkan data ini agar lebih nyaman dan mudah diakses, dan beberapa catatan lama mungkin disimpan dalam mikrofilm atau dalam format arsip lain karena dokumentasi aslinya tidak lagi tersedia.
Undang-undang mengharuskan orang untuk menyimpan data akuntansi untuk jangka waktu tertentu, seperti tujuh tahun. Setelah periode ini, orang dapat memilih untuk merobek atau menghancurkan catatan keuangan lama, meskipun banyak perusahaan memilih untuk menyimpannya, karena mungkin berharga di masa depan untuk penyelidikan, pelaporan perbandingan, dan kegiatan lainnya. Orang-orang seperti auditor pajak dan regulator dapat meminta informasi akuntansi lengkap jika mereka memiliki kekhawatiran tentang laporan keuangan dan ingin memverifikasi informasi untuk diri mereka sendiri.
Saat meninjau data akuntansi, orang memperhatikan perbedaan yang jelas atau entri yang membingungkan. Ini dapat mencakup bukti informasi yang hilang, dokumentasi di atas kertas yang tidak sesuai dengan pernyataan yang dibuat, dan tanda-tanda kesalahan atau kesalahan lainnya. Ketika seseorang harus meninjau informasi akuntansi dalam jumlah besar, tim orang mungkin terlibat, untuk mempelajari materi, serta memeriksa ulang pekerjaan orang lain untuk memastikan tidak ada yang luput dari kegiatan audit mereka.