Proses manajemen proyek melibatkan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proyek melalui awal, tengah dan akhir.
Proses manajemen proyek dimulai dengan mendefinisikan dan diakhiri dengan penutupan.
Selama tahap eksekusi, penyesuaian terhadap rencana awal mungkin diperlukan.
Kemajuan harus selalu dilacak sepanjang durasi proyek.
Proses manajemen proyek dapat diringkas dalam lima langkah utama:
1.
Mendefinisikan tujuan proyek, tujuan dan hasil akhir yang diinginkan merupakan pertimbangan penting ketika memulai proses manajemen proyek.
Misalnya, jika proyek tersebut, dalam pengartian sederhana merupakan paket penggalangan dana surat langsung yang akan dikirim ke seluruh negeri, tujuannya mungkin untuk mendapatkan prospek bisnis baru dan donor.
Tujuannya mungkin untuk memasukkan informasi promosi produk baru untuk audiens target.
Hasil yang diinginkan mungkin mengalahkan tingkat hasil sebelumnya dari paket serupa.
Membangun tim yang efektif serta menetapkan tugas dan sasaran adalah kunci di tahap awal proses manajemen proyek.
2.
Mempertimbangkan keterbatasan proyek dalam hal anggaran dan sumber daya harus diselesaikan di awal proses untuk menghindari pemborosan waktu perencanaan dan pelaksanaan sesuatu yang tidak dapat diselesaikan.
Misalnya, dengan menggunakan proyek surat langsung yang dijelaskan di atas, copywriter harus diberi panduan dalam pengarahan kreatifnya.
Jika tidak, dia mungkin memasukkan ide-ide yang tidak dapat diselesaikan dalam batasan anggaran.
Proses manajemen proyek melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proyek melalui awal, tengah, dan akhir.
3.
Merakit tim dan menugaskan tugas proyek dengan tanggal penyelesaian adalah bagian penting dari sistem manajemen proses.
Sementara satu orang mungkin bertanggung jawab dan memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut, biasanya dibutuhkan banyak karyawan untuk mengerjakan bagian-bagian yang berbeda.
Di perusahaan, proyek kerja mungkin melibatkan banyak departemen yang berbeda.
Manajer proyek harus sering bekerja dengan banyak kepala departemen yang berbeda untuk menyelesaikan proyek.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
4.
Tanggal penyelesaian tugas perlu diperiksa dan ditindaklanjuti oleh manajer proyek.
Selama bagian dari proses manajemen proyek ini, manajer harus melakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap rencana awalnya.
Manajer proyek harus memastikan semuanya akan selesai tepat waktu.
Proyek pasti harus berada dalam kendalinya.
Mengontrol hasil proyek biasanya membutuhkan keterampilan organisasi dan komunikasi yang sangat baik.
5.
Menutup proses manajemen proyek adalah tahap akhir.
Semua ujung yang longgar harus diikat; dokumen harus diajukan dan pembayaran yang sesuai dilakukan kepada kontraktor.
Keberhasilan atau kegagalan proyek harus dianalisis.
Catatan harus dibuat pada setiap perubahan yang akan membantu proyek serupa di masa depan berjalan lebih lancar.