Seringkali ketika sebuah dokumen ditenderkan kepada seseorang, orang yang mengajukan dokumen tersebut perlu menyimpan catatan pertukaran atau kebutuhan untuk mendapatkan bukti bahwa dokumen tersebut telah diberikan kepada penerima.
Untuk alasan ini, serta yang lainnya, tanda terima dokumen sering dibuat dan harus ditandatangani oleh penerima.
Meskipun tidak ada formulir standar untuk tanda terima dokumen, sebagian besar mencantumkan nama dokumen, tanggal dan waktu yang diajukan kepada penerima, dan tanda tangan orang yang menerima tanda terima dokumen.
Meskipun ada metode lain untuk memastikan atau membuktikan bahwa suatu dokumen telah diterima, seperti mengirimkan dokumen resmi atau surat tercatat, dalam beberapa kasus, metode tersebut tidak praktis atau tidak disukai.
Jika tidak ada kartu atau tanda terima resmi, seperti tanda terima pengembalian untuk surat atau paket bersertifikat, tanda terima dokumen dapat digunakan.
Misalnya, jika layanan kurir pribadi digunakan atau dokumen diantar langsung, mungkin tidak ada bukti pengiriman tanpa tanda terima dokumen.
Kuitansi dokumen, dalam pengartian sederhana merupakan bukti bahwa suatu dokumen telah diberikan kepada penerimanya.
Penggunaan tanda terima dokumen paling sering digunakan untuk dokumen hukum; namun, tanda terima dokumen dapat digunakan untuk semua jenis dokumen.
Di bidang hukum, perubahan menit terakhir pada dokumen mungkin perlu dikirimkan ke klien, atau mosi darurat yang diajukan ke pengadilan tanpa kemewahan menunggu layanan surat tradisional.
Seringkali, bahkan surat semalam tidak akan membawa dokumen ke tujuannya tepat waktu.
Konsekuensinya, layanan kurir pribadi dapat digunakan atau dokumen dikirimkan secara langsung.
Catatan pengiriman mungkin diperlukan jika terjadi perselisihan tentang penerimaan di kemudian hari.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Salinan tanda terima dokumen dapat dikirim melalui email.
Industri real estat adalah area lain di mana tanda terima dokumen mungkin sering digunakan.
Penawaran untuk membeli umumnya peka terhadap waktu.
Meskipun penawaran dapat dikirim melalui faks ke penjual, jika penawaran diterima, para pihak biasanya menginginkan salinan asli yang ditandatangani sesegera mungkin, yang mengharuskan penggunaan metode pengiriman yang dipercepat, seperti layanan kurir pribadi..
Bukti tanda terima kemudian dilakukan dengan menggunakan tanda terima dokumen.
terima dokumen dapat menyertai surat tercatat.
Tanda terima dokumen bisa rumit atau sesederhana yang diinginkan pihak yang menggunakannya.
Sebagai aturan, itu akan berisi nama dan deskripsi singkat dari dokumen yang dikirim, jumlah halaman, tanggal dan waktu, dan akan ada spasi untuk nama dan tanda tangan orang yang menerima tanda terima dokumen.
Tanda terima tidak hanya berfungsi sebagai catatan bagi orang yang menyerahkan dokumen tersebut, tetapi juga dapat diperlukan jika ada perselisihan atau litigasi di masa mendatang seputar kapan, atau bahkan jika, dokumen tersebut diterima.