Saat bepergian untuk bisnis, orang menggunakan voucher perjalanan untuk melacak pengeluaran.
Voucher perjalanan adalah formulir yang digunakan oleh pelancong bisnis untuk melacak pengeluaran perjalanan mereka. Di akhir perjalanan atau interval nyaman lainnya, pelancong menyerahkan voucher kepada perwakilan majikan. Hal ini memungkinkan majikan untuk memberikan kompensasi kepada pelancong untuk setiap biaya yang dikeluarkan sendiri. Jenis voucher perjalanan lainnya disediakan oleh perusahaan perjalanan ketika perjalanan yang telah dibeli sebelumnya tidak tersedia, seperti penerbangan maskapai yang dibatalkan. Traveler dapat menukarkan voucher untuk perjalanan lain di lain waktu.
Voucher perjalanan memungkinkan karyawan membuktikan bahwa pengeluaran bisnis mereka sah.
Selain pariwisata, bisnis adalah salah satu alasan paling umum bagi orang untuk bepergian. Kecuali jika mereka terlibat langsung di bidang transportasi, sebagian besar perusahaan tidak akan mengatur perjalanan bagi karyawan. Sebaliknya, mereka mengizinkan karyawan untuk mengurus detail perjalanan. Setelah perjalanan selesai, karyawan akan menyerahkan voucher perjalanan dengan daftar terperinci dari semua pengeluaran. Beberapa perusahaan mengharuskan karyawan untuk menyerahkan tanda terima yang berlaku bersama dengan voucher.
Voucher perjalanan mungkin termasuk biaya hotel.
Voucher perjalanan memungkinkan perwakilan yang bertanggung jawab atas kompensasi untuk memastikan bahwa karyawan hanya membebankan biaya bisnis yang sah kepada perusahaan. Dalam kebanyakan kasus, biaya ini dapat dikurangkan dari tagihan pajak tahunan perusahaan. Instansi pemerintah memberikan voucher serupa untuk karyawan di bisnis resmi. Ini dibayarkan dari anggaran operasional lembaga, yang biasanya tidak dikenakan pajak. Jika tidak, voucher perjalanan ini berfungsi dengan cara yang sama seperti yang ada di dunia bisnis.
Voucher perjalanan dapat menutupi biaya karyawan saat mereka menghadiri konferensi.
Voucher perjalanan biasanya digunakan di industri penerbangan, dan pada tingkat lebih rendah, oleh perusahaan perjalanan lain juga. Ada banyak alasan mengapa penumpang dapat dicegah untuk mengambil penerbangan yang telah mereka beli. Sebuah penerbangan dapat dibatalkan atau ditunda, atau mungkin kelebihan pesanan, yang berarti ada lebih banyak penumpang bertiket daripada jumlah kursi di pesawat. Peristiwa ini bukan kesalahan penumpang dan terkadang tidak berada dalam kendali maskapai. Dalam kasus ini, maskapai mungkin menawarkan voucher untuk penerbangan selanjutnya.
Dalam kasus penerbangan yang dipesan berlebih, maskapai penerbangan dapat menerbitkan voucher perjalanan kepada penumpang yang setuju untuk mengambil penerbangan berikutnya.
Dalam kasus penerbangan yang dipesan berlebih, maskapai terkadang akan meminta sukarelawan untuk mengambil penerbangan berikutnya. Jika penerbangan berikutnya tidak berangkat sampai hari berikutnya, maskapai akan sering menawarkan kompensasi kepada penumpang untuk menginap semalam di hotel terdekat, serta memberikan voucher perjalanan. Jika seorang pelancong tidak memiliki kebutuhan mendesak untuk segera mencapai tujuan, prosedur umum ini sebenarnya dapat menguntungkan penumpang.