Ulasan WebEx: Alat Kaya Fitur untuk Rapat Online

WebEx, diproduksi oleh Cisco Systems, adalah salah satu alat pertemuan online yang paling banyak digunakan di seluruh dunia. Ini adalah alat kaya fitur yang memungkinkan pengguna bertemu melalui Internet sambil berbagi layar dan berbicara melalui telepon atau melalui VoIP. Ini adalah program tangguh yang bekerja dengan baik di Windows, Mac, dan bahkan di smartphone dan tablet, memberi peserta fleksibilitas untuk menghadiri rapat dari perangkat pilihan mereka.

Sekilas WebEx

Tidak mengherankan jika WebEx adalah salah satu alat rapat online yang paling banyak digunakan, karena menyediakan fitur yang cukup bagi pengguna untuk membuat rapat online yang membuat peserta merasa seperti berada di ruang rapat perusahaan. Ini bekerja dengan baik di Windows dan Mac dan merupakan pilihan tepat bagi mereka yang suka menghadiri rapat saat bepergian dari ponsel cerdas atau perangkat tablet mereka.

Pro dan kontra

Kelebihan: WebEx memiliki antarmuka pengguna yang sederhana, meskipun sedikit kurang intuitif dibandingkan GoToMeeting. Pengguna dapat dengan mudah membagikan desktop mereka, serta dokumen atau aplikasi apa pun di komputer mereka. Cepat dan mudah untuk mengubah penyaji, membuat papan tulis, dan melewati kontrol keyboard dan mouse, menjadikan pengalaman rapat yang mulus.

Kontra: Peramban default yang dipilih oleh WebEx adalah Internet Explorer, jadi jika Anda lebih suka menggunakan Firefox atau Chrome, Anda harus mengubah pengaturan peramban sebelum mengeklik tautan yang dibagikan melalui alat tersebut.

Microsoft tidak lagi mendukung Internet Explorer dan menyarankan agar Anda memperbarui ke browser Edge yang lebih baru. Buka situs mereka untuk mengunduh versi terbaru.

WebEx mulai dari $49 per bulan untuk pertemuan tak terbatas dengan masing-masing hingga 25 peserta (pada saat penulisan). Ini sebanding dengan GoToMeeting, yang dengan harga yang sama memungkinkan hingga 15 peserta per rapat. Pengguna juga memiliki opsi untuk membayar per penggunaan.

Membuat dan Bergabung dalam Rapat

Membuat rapat dengan WebEx sangatlah mudah, setelah proses penyiapan awal selesai dan Meeting Center telah dimuat di komputer host. WebEx adalah alat pertemuan online berbasis web, yang berarti tidak diperlukan unduhan dan yang diperlukan hanyalah peramban web seperti Firefox, Internet Explorer, atau Chrome.

Tuan rumah dapat mengundang peserta melalui email, Pesan Instan, atau bahkan dalam obrolan. Undangan menyertakan tautan yang dengan cepat membawa peserta langsung ke rapat, menginstruksikan mereka untuk terhubung melalui saluran telepon atau melalui VoIP. Tersedia nomor bebas pulsa, dan terdapat nomor panggilan untuk beberapa negara, sehingga peserta yang bekerja di luar negeri tidak perlu membayar biaya panggilan internasional untuk menghadiri pertemuan tersebut.

Berbagi Presentasi dan Aplikasi

Meskipun berbagi layar adalah fitur dasar dari sebagian besar alat rapat online, WebEx melangkah lebih jauh karena memberi tuan rumah panel kontrol yang memungkinkan mereka untuk mengobrol atau mengendalikan rapat secara pribadi, karena panel ini tidak dapat dilihat oleh peserta lain. Keluar dari berbagi layar itu mudah dan dilakukan dalam satu klik.

Pengguna yang tidak ingin berbagi layar tetapi ingin melalui presentasi rapat online memiliki pilihan untuk berbagi aplikasi seperti PowerPoint atau bahkan hanya satu file presentasi dari komputer mereka. File atau aplikasi kemudian akan ditampilkan di layar rapat.

Aplikasi dapat dilihat dan dikendalikan oleh peserta dari jarak jauh jika diizinkan oleh tuan rumah. Jika Anda sedang mengerjakan spreadsheet Excel, misalnya, Anda bisa membiarkan peserta memasukkan data mereka sendiri selama rapat. WebEx juga memiliki fungsi papan tulis, yang memungkinkan pengguna menggambar atau menulis di papan tulis seperti saat rapat tatap muka.

Berbagi Video

WebEx dapat mendeteksi jika peserta rapat memiliki webcam, jadi jika peserta memutuskan untuk menggunakan kamera, yang harus mereka lakukan hanyalah mengeklik tombol kamera di panel kontrol, dan gambar mereka akan muncul setiap kali mereka berbicara. Ini, bersama dengan fitur kolaborasi langsung, sangat membantu peserta merasa bahwa mereka semua bekerja bersama di ruangan yang sama.

WebEx adalah salah satu dari sedikit alat rapat online yang menawarkan kemampuan ini, menjadikannya alat penting untuk dipertimbangkan jika Anda yakin bahwa elemen tatap muka penting dalam rapat online.

Mencatat

WebEx memiliki fitur praktis yang memungkinkan penyelenggara rapat menugaskan pencatat khusus atau membiarkan semua peserta membuat catatan langsung di software, dengan aplikasi pencatatnya. Setelah rapat selesai, catatan dapat disimpan di komputer masing-masing pencatat, membuat tugas menindaklanjuti rapat online menjadi lebih mudah.

Catatan juga dapat dibagikan dengan peserta selama rapat, sehingga mudah untuk meninjau kembali poin yang telah didiskusikan atau pertanyaan yang diajukan bila diperlukan.

Berbagai Alat yang Berguna

Seperti disebutkan, WebEx adalah alat kaya fitur yang membuat rapat online terasa seperti pertemuan tatap muka. Misalnya, penyelenggara rapat dapat membuat jajak pendapat dan memutuskan apakah peserta dapat memilih jawaban tunggal, banyak jawaban, atau bahkan jawaban singkat. Jawaban jajak pendapat kemudian dapat disimpan ke komputer host untuk analisis di masa mendatang. WebEx juga memiliki fasilitas obrolan, di mana peserta dapat mengobrol satu sama lain baik secara publik maupun pribadi, tergantung pada batasan obrolan apa yang telah diberlakukan oleh tuan rumah.

Penyelenggara memiliki kendali penuh atas rapat, dan mereka dapat memutuskan apakah peserta dapat menyimpan, mencetak, atau membuat anotasi pada dokumen bersama. Mereka juga dapat membisukan semua peserta saat masuk, atau bahkan membisukan peserta yang dipilih di tengah rapat. Selain itu, penyelenggara dapat membatasi rapat kapan saja, yang dapat membantu mencegah pengguna yang terlambat bergabung ke rapat mengganggunya, misalnya.

Secara keseluruhan, WebEx adalah alat yang hebat bagi mereka yang menginginkan suasana ruang rapat dalam rapat jarak jauh mereka. Alat ini penuh dengan fitur berguna, yang tidak hanya memberi tuan rumah kendali penuh atas rapat mereka, tetapi juga membantu peserta berkolaborasi secara real-time.