Tanpa ragu, Gmail adalah layanan email paling populer. Ini berfungsi baik dengan aplikasi pihak ketiga untuk menyinkronkan konten di berbagai protokol. Ini juga menawarkan opsi bagus untuk mengotomatisasi, mengelola, dan mengurutkan email Anda.
Ini dilakukan melalui Label Cerdas yang dapat digunakan seperti folder dan ada beberapa label default yang harus mengurutkan pesan masuk secara otomatis. Sejujurnya, mungkin perlu waktu untuk mengatur dan memprogram semuanya. Namun, Anda akan mendapatkan kotak masuk yang bersih dan rapi dan akan lebih mudah untuk memilih dan mengurutkan semua email secara massal.
Apa Itu Label Cerdas?
Secara default, Label Cerdas menempatkan email masuk ke dalam lima kategori. Inilah mereka:
Sosial – Label ini berisi email dari layanan kencan, media sosial, dan situs web berbagi media lainnya.
- Pembaruan – Tanda terima digital, tagihan, konfirmasi, serta laporan keuangan Anda berakhir di label Pembaruan.
- Utama – Pesan yang bukan milik tempat lain dan email pribadi masuk ke label Utama.
- Forum – Email tentang pesan dari papan online, grup, dan forum ada di tab Forum.
- Promosi – Ledakan email dan kampanye pemasaran yang mengganggu dikirim ke Promosi.
Catatan: Gmail sangat baik dalam memfilter email ke dalam label selama Anda mengaktifkannya dan mengonfigurasinya dengan benar. Namun, beberapa email baru mungkin masih berakhir di tab Utama.
Mengonfigurasi Label Cerdas
Google memungkinkan Anda memilih Label Cerdas mana yang muncul di kotak masuk Anda. Misalnya, menu konfigurasi adalah tempat Anda dapat menghapus Promosi atau Sosial dari kotak masuk Anda. Ini adalah hal yang perlu kamu lakukan.
Langkah 1
Klik ikon Roda Gigi di sudut kanan atas layar untuk mengakses menu Pengaturan. Kemudian klik “Lihat semua pengaturan.”
Langkah 2
Sekarang, pilih “Kotak Masuk” dan klik kotak di depan label yang ingin Anda masukkan ke dalam kotak masuk Anda. Kecuali Anda benar-benar membutuhkan email Promosi atau Sosial, jangan ragu untuk tidak mencentang semuanya. Setelah selesai, klik “Simpan Perubahan” untuk mengonfirmasi dan Anda siap melakukannya.
Menggunakan Filter untuk Mengurutkan Email secara Otomatis
Filter tersedia untuk mengurutkan email secara otomatis dan meletakkannya di bawah label yang benar. Seperti yang ditunjukkan, filter default melakukan pekerjaan yang cukup baik sendiri dan Anda juga dapat mengatur yang khusus.
Langkah 1
Luncurkan Gmail dan klik panah bawah kecil di bilah pencarian (panah ada di paling kanan bilah). Formulir digital turun dan Anda perlu mengisi bagian yang relevan.
Langkah 2
Formulirnya cukup lengkap dan mencakup pengirim dan penerima email, subjek, ukuran, tanggal, dll. Bidang “Termasuk kata-kata” cukup menarik karena memungkinkan Anda memasukkan kata kunci target dan mengirim spam langsung ke pelupaan digital.
Langkah 3
Setelah Anda mengisi bidang, klik Buat Filter dan jendela pop-up lain muncul, maka Anda harus memilih “Lewati Kotak Masuk (Arsipkan)”. Dengan melakukan ini, Anda memastikan email filter menghindari kotak masuk Anda dan hanya muncul di bawah label yang ditentukan. Anda juga harus memilih “Juga terapkan filter ke 15 percakapan yang cocok” yang terletak di bagian bawah jendela pop-up.
Langkah 4
Ada panah tarik-turun di sebelah “Terapkan label”, klik panah itu dan pilih label yang cocok dengan email yang difilter.
Kiat Pakar: Google tidak membatasi opsi Anda pada label default. Klik “Label baru” dan buat label khusus yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Langkah 5
Terakhir, Anda mengklik “Buat filter” lagi dan semua email yang difilter melompat dari kotak masuk Anda dan masuk ke label. Ini juga berlaku untuk email lama yang Anda terima dari pengirim tertentu. Anda dapat melihat pratinjau email yang difilter jika Anda memilih Semua Email atau membuka filter itu.
Pertimbangan Penting
Pesan yang difilter muncul di folder masing-masing saat Anda menggunakan klien email untuk mengakses Gmail melalui IMAP. Di sisi lain, ini tidak berlaku saat Anda menggunakan POP Gmail. Kali ini, pesan yang difilter muncul dengan semua pesan baru.
Mengekspor dan Mengimpor Filter
Anda mungkin tidak mengetahuinya, tetapi Google mengizinkan Anda mengekspor dan mengimpor filter. Ini bisa menjadi penyelamat nyata jika Anda perlu pindah ke klien email baru.
Untuk mengekspor filter, buka Pengaturan Gmail, klik “Lihat semua pengaturan” dan pilih tab “Filter dan alamat yang diblokir”. Pilih filter yang ingin Anda ekspor dan klik “Ekspor”. Anda akan mendapatkan file.xml yang dapat diedit melalui editor teks. Tetapi tidak ada alasan untuk melakukan pengeditan di sana karena lebih mudah untuk menghapus/mengubah filter setelah Anda mengunggahnya.
Mengimpor filter juga cukup mudah. Pergi ke bagian bawah halaman dan pilih “Impor filter” lalu “Pilih File”. Cari file.xml filter, klik di atasnya, dan pilih “Buka file”. Gmail tidak secara otomatis menyelesaikan tindakan, Anda perlu mengklik “Buat filter” untuk mengonfirmasi.
Trik Rapi: Cara tercepat untuk mengurutkan email penting secara otomatis adalah dengan membintanginya. Cukup klik bintang kecil di sebelah tanggal dan waktu dan email akan muncul di bagian Berbintang.
Tukang Pos Cometh
Setelah semuanya selesai, menyiapkan penyortiran otomatis di Gmail membutuhkan waktu dan usaha. Tetapi UI intuitif, mudah digunakan, dan Anda hanya perlu melakukannya sekali.
Apakah Anda menggunakan klien email untuk mengakses akun Gmail Anda? Label khusus apa yang ingin Anda buat? Jangan ragu untuk memberi tahu kita lebih banyak tentang preferensi Anda di bagian komentar di bawah.
