Bagaimana Obrolan Google Documents Membantu Anda Berkolaborasi di Dokumen

Obrolan Google Documents adalah alat yang sangat efektif untuk berkolaborasi dalam dokumen dengan tim. Ini memberikan kemampuan bagi editor untuk menandai dan mengomentari suntingan, memungkinkan tim mendiskusikan

kata-kata dokumen yang tepat, dan memungkinkan karyawan yang mengisi formulir mengajukan pertanyaan yang dapat dijawab oleh manajer mereka.

Semua kegunaan hebat untuk obrolan Google Documents ini hanya berfungsi dengan baik jika orang yang menggunakan dokumen memahami cara kerja sistem komentar.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari tentang semua fitur komentar dan kolaborasi yang tersedia di dalam Google Documents.

Cara Kerja Komentar Google Documents

Di dalam Google Documents, Anda tidak hanya berkolaborasi secara membabi buta pada dokumen. Anda benar-benar dapat melihat banyak pengguna mengakses dokumen secara real-time.

Cara kerjanya adalah setiap kali orang lain mengakses dokumen, Anda akan melihat ikon akun Google mereka muncul di bagian atas jendela Google Documents.

Saat pengguna lain tersebut menempatkan kursor mouse mereka di dalam dokumen, Anda akan melihat nama Akun Google mereka sesaat muncul di atas kursor.

Ini berguna untuk melihat area dokumen yang sedang dikerjakan oleh anggota tim Anda lainnya. Ini dapat membantu menghindari melakukan pengeditan yang bertentangan dalam dokumen yang sama.

Jika Anda melihat seseorang mengedit bagian dokumen secara tidak benar, atau membuat perubahan yang tidak Anda setujui, Anda dapat menambahkan komentar langsung ke orang tersebut.

Di sebelah kanan ikon pengguna di bagian atas dokumen, Anda akan melihat ikon orang berbicara di dalam lingkaran putih. Ketika Anda memilih ini, itu akan membuka area komentar umum.

Cukup ketik komentar Anda dan tekan Enter. Setiap orang yang sedang melihat dokumen akan dapat melihat semua komentar di area komentar umum.

Anda tahu ketika seseorang telah memperbarui komentar baru ke area komentar dengan titik merah yang muncul di atas ikon ini.

Saat setiap orang merespons, komentar baru akan muncul di bawah komentar sebelumnya di utas komentar.

Tekan X di sebelah kanan nama di kotak komentar, atau pilih ikon komentar untuk menghilangkan jendela komentar lagi.

Membuat Obrolan Google Documents Baru

Untuk membuat obrolan Google Documents baru, cukup sorot teks apa pun dalam dokumen Google Documents. Saat Anda melakukan ini, Anda akan melihat ikon komentar kecil muncul di sebelah kanan teks yang disorot.

Saat Anda mengarahkan mouse ke ikon itu, Anda akan melihat teks “Tambahkan komentar”.

Saat Anda memilih ikon ini, itu akan membuka jendela komentar di mana Anda dapat berbagi pemikiran Anda tentang teks dalam dokumen yang telah Anda sorot.

Ketika Anda selesai menulis komentar Anda, cukup pilih tombol Komentar dan Anda akan melihat kotak komentar berubah menjadi komentar permanen.

Ada beberapa opsi yang sejalan dengan komentar seperti ini.

Mengelola Komentar

Saat Anda memilih tiga titik di sebelah kanan komentar, Anda akan melihat tiga opsi.

  • Sunting : Buat pembaruan apa pun pada komentar Anda, atau tambahkan balasan jika Anda mau.
  • Hapus : Menghapus komentar dan sorotannya dari dokumen.
  • Tautan ke komentar ini : Dapatkan tautan URL yang dapat Anda bagikan dengan orang-orang jika Anda ingin mereka melihat komentar khusus ini.

Tautan komentar sangat efektif untuk membantu orang menemukan komentar yang tepat, terutama di dalam dokumen yang memiliki banyak komentar di dalamnya.

Anda dapat menempelkan tautan di obrolan IM, SMS seluler, atau email.

Saat penerima memilih tautan, itu akan mengarahkan mereka langsung ke dokumen tempat komentar disisipkan. Mereka dapat membalas komentar, atau memilih Selesaikan.

Menyelesaikan komentar membuatnya menghilang dari utas komentar. Tampaknya komentar tersebut dihapus, tetapi sebenarnya hanya disembunyikan dari margin kanan.

Jika Anda ingin melihat semua komentar yang telah diposting ke dokumen, cukup pilih ikon komentar hitam di kanan atas dokumen.

Ini menunjukkan kepada Anda semua komentar yang diposting ke dokumen bersama dengan semua informasi berikut tentang komentar tersebut.

  • Tanggal dan waktu komentar diposting
  • Semua balasan ke komentar
  • Teks dokumen apa pun yang dipilih saat komentar dibuat
  • Tautan untuk membuka kembali komentar yang diselesaikan
  • Tautan untuk membalas komentar

Pilih Komentar untuk menambahkan komentar baru ke utas komentar. Pilih Notifikasi untuk mengubah pengaturan email sehingga Anda hanya menerima notifikasi saat seseorang membalas komentar Anda, atau tidak ada notifikasi sama sekali.

Mengedit dan Menyelesaikan Pengeditan

Obrolan Google Documents sangat berguna untuk membuat saran pengeditan pada dokumen tanpa benar-benar membuatnya.

Secara default, Google Documents memungkinkan Anda mengedit dokumen dan hasil edit segera berlaku. Untuk mengalihkan mode pengeditan ke perubahan yang disarankan saja, pilih panah tarik-turun di sebelah kanan kata Pengeditan di kanan atas dokumen.

Pilih Menyarankan dari daftar turun bawah.

Saat Anda mengedit dokumen, teks dalam dokumen dicoret dengan teks pengganti yang ditampilkan di sebelahnya. Setiap pengeditan membuka komentar baru di sebelah kanan dengan deskripsi pengeditan yang dilakukan.

Tujuan dari fitur ini adalah agar editor akhir atau penulis asli dapat melakukan pengeditan dan menerima perubahan satu per satu dengan memilih tanda centang untuk komentar pengeditan tersebut.

Namun, jika Anda tidak ingin menyelesaikan komentar satu per satu, ada trik yang berguna untuk menyelesaikannya sekaligus.

Untuk melakukannya, pilih menu Alat dan pilih Tinjau suntingan yang disarankan.

Ini akan membuka jendela kecil di kanan atas dokumen. Anda dapat memilih panah atas atau bawah untuk menggulir setiap komentar edit dalam dokumen. Anda dapat memilih Terima atau Tolak suntingan individu.

Jika Anda hanya ingin menerima atau menolak semuanya, pilih panah tarik-turun di sisi kanan tombol Terima atau Tolak.

Anda dapat memilih Terima Semua untuk menyetujui semua pengeditan. Ini akan memperbarui seluruh dokumen menggunakan pengeditan yang disarankan, dan menyelesaikan semua komentar terkait.

Pelajari lebih lanjut tentang menyelesaikan komentar di Google Documents.

Mengomentari Membantu Dengan Kolaborasi

Menggunakan pengolah kata berbasis cloud seperti Google Documents membuat kolaborasi pada dokumen menjadi sangat mudah.

Sistem komentar diatur sedemikian rupa sehingga membahas perubahan dokumen di antara tim menjadi nyaman dan mudah. Setelah semua orang terbiasa dengan cara kerja sistem obrolan Google Documents, Anda akan menemukan bahwa tim Anda jauh lebih efisien saat mengerjakan dokumen bersama-sama.

Related Posts