Cara Menyimpan Email (dan Item Lainnya) sebagai File di Microsoft Outlook

Anda dapat menyimpan email, kontak, dan janji temu Outlook sebagai file individual. Menyimpan item ini dapat membantu Anda mengaksesnya dengan lebih cepat dan mudah nanti. Ini adalah cara mudah untuk mencadangkan atau membagikan pesan tertentu, atau membuatnya mudah diakses.

Cara Menyimpan Pesan Email sebagai File

Pertama, mari kita lihat cara menyimpan pesan sebagai file di Outlook. Ini dapat berguna jika Anda menginginkan salinan cadangan email di komputer Anda (atau untuk disalin ke komputer lain), atau jika Anda ingin menggunakan pesan tersebut sebagai templat untuk pesan berikutnya nanti.

Mulailah dengan membuka pesan yang ingin Anda simpan. Di jendela email, klik menu “File” di Pita.

Pilih perintah “Simpan Sebagai”.

Di menu “Simpan Sebagai”, navigasikan ke lokasi Anda ingin menyimpan file, lalu ketikkan nama untuk file tersebut. Secara default, Outlook menamainya dengan baris subjek pesan, tetapi Anda dapat mengubahnya menjadi apa pun yang Anda inginkan.

Anda juga dapat menyimpan pesan sebagai jenis file yang berbeda menggunakan menu tarik-turun “Simpan Sebagai Jenis”. Standarnya adalah Format Pesan Outlook. Jika Anda memilih itu, Anda bisa mengklik dua kali file tersebut untuk membukanya lagi di Outlook. Tapi, ada beberapa opsi lain yang bisa Anda pilih, juga:

  • Teks Saja : Saat Anda menyimpan pesan Anda sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan pemformatan atau gambar apa pun.
  • Templat Outlook : Menyimpan pesan Anda sebagai Templat Outlook berarti Anda dapat menerapkan pemformatan ke email mendatang. Saat Anda membuka file, Outlook membuat pesan baru dengan konten file yang kemudian dapat Anda alamatkan dan kirim dalam perjalanannya.
  • HTML : Menyimpan pesan Anda sebagai dokumen HTML berarti Anda menyimpan email untuk dilihat di halaman web. Anda akan dapat membuka pesan di browser web apa pun.
  • MHT : File MHT adalah file arsip halaman web. Seperti file HTML, itu dirancang untuk dilihat di browser web. Tidak seperti file MHT, file HTML menyimpan semua teks, kode, gambar, dan media lain ke dalam satu file.

Setelah selesai, klik tombol “Simpan”.

Dan pesan Anda sekarang disimpan sebagai file.

Cara Menyimpan Pesan Email sebagai PDF

Anda juga dapat menyimpan email Anda sebagai PDF menggunakan printer PDF bawaan Microsoft Office. Menyimpan sebagai PDF adalah cara yang bagus untuk menyimpan salinan cadangan pesan yang dapat Anda baca dengan semua pemformatan yang tepat.

Iklan

Di jendela pesan, klik menu “File” di Pita.

Klik perintah “Cetak”.

Klik menu tarik-turun “Printer”, lalu pilih opsi “Microsoft Print to PDF”.

Perhatikan bahwa jika Anda menginstal aplikasi pembuat PDF lain di komputer Anda (atau jika Anda menggunakan macOS), opsi di sini mungkin berbeda. Misalnya, jika Anda telah menginstal Adobe, Anda mungkin akan melihat opsi “Adobe PDF”. Itu akan bekerja dengan baik.

Selanjutnya, klik tombol “Cetak”.

Di jendela “Simpan PDF Sebagai” yang terbuka, pilih tempat Anda ingin menyimpan PDF, ketik nama file, lalu klik tombol “Simpan”.

Anda sekarang telah menyimpan email Anda sebagai PDF.

Dan perhatikan, karena Anda hanya mencetak ke mesin rendering PDF, trik yang sama bekerja dengan cara yang persis sama untuk menyimpan item apa pun di Outlook (kontak, janji temu, dan sebagainya) ke PDF.

Cara Menyimpan Kontak sebagai File

Anda juga dapat menyimpan kontak sebagai file menggunakan Outlook. Ini bekerja hampir sama dengan menyimpan pesan, dan dapat berguna untuk mencadangkan kontak individu, atau memindahkannya ke komputer baru. Kontak juga disimpan sebagai File Vcard (CVF)—format yang digunakan oleh banyak aplikasi lain yang bekerja dengan kontak. Ini juga memudahkan untuk mentransfer kontak ke aplikasi lain, atau mengirim informasi kontak ke orang lain sehingga mereka dapat mengimpornya ke aplikasi apa pun yang mereka gunakan.

Iklan

Dari jendela Kontak, klik “File” pada pita utama.

Klik perintah “Simpan Sebagai”.

Di jendela “Save As”, navigasikan ke tempat Anda ingin menyimpan file kontak, dan ubah nama jika Anda mau.

Sama seperti pesan, Anda dapat memilih beberapa format file yang berbeda di sini dari menu tarik-turun “Simpan Sebagai Jenis”:

  • Teks Saja : Saat Anda menyimpan kontak sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan pemformatan atau gambar apa pun.
  • Format Teks Kaya : Menyimpan kontak Anda sebagai file Teks Kaya berarti Anda dapat menyimpan beberapa jenis pemformatan yang berbeda, seperti tebal dan miring, bersama dengan gambar, dalam file Anda. Format ini dapat berguna jika Anda memiliki gambar dengan kartu kontak Anda.
  • Format Pesan Outlook : Saat Anda menyimpan kontak Anda dalam Format Pesan Outlook, Anda dapat membukanya di Outlook (bahkan di komputer lain) dan itu akan berfungsi seperti kontak Outlook lainnya. Tapi kemudian, itu akan berperilaku dengan cara yang sama jika Anda menyimpannya dalam format VCF default, jadi tidak ada banyak keuntungan di sini.

Setelah selesai, klik tombol “Simpan”.

Anda sekarang telah menyimpan kontak Anda sebagai file.

Cara Menyimpan Janji Temu (atau Seluruh Kalender Anda) sebagai File

Dan seperti item Outlook lainnya, Anda juga dapat menyimpan janji temu sebagai file. Meskipun hampir tidak berguna untuk mencadangkan salinan janji temu individu yang disimpan, Outlook mendukung standar vCalendar, artinya Anda dapat menyimpan janji temu, mengirimkannya ke orang lain, dan mereka kemudian dapat mengimpornya ke aplikasi lain yang didukung.

Buka janji temu yang ingin Anda simpan. Di jendela janji temu, klik menu “File” di Pita.

Klik perintah “Simpan Sebagai”.

Iklan

Arahkan ke tempat Anda ingin menyimpan file janji temu, lalu beri nama.

Sama seperti dengan pesan dan kontak, Anda dapat memilih beberapa format file yang berbeda di sini dari menu tarik-turun “Simpan Sebagai Jenis”:

  • Teks Saja : Saat Anda menyimpan janji temu Anda sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan pemformatan atau gambar apa pun.
  • Templat Outlook : Menyimpan janji temu Anda sebagai Templat Outlook berarti Anda dapat menerapkan pemformatan ke kalender atau janji temu kalender mendatang.
  • Format Pesan Outlook : Saat Anda menyimpan janji temu dalam format Pesan Outlook, Anda dapat membukanya lagi di Outlook, bahkan di komputer lain.
  • HTML : Menyimpan pesan Anda sebagai dokumen HTML berarti Anda menyimpan janji temu untuk dilihat di halaman web.
  • MHT : File MHT adalah file arsip halaman web. Seperti file HTML, itu dirancang untuk dilihat di browser web. Tidak seperti file MHT, file HTML menyimpan semua teks, kode, gambar, dan media lain ke dalam satu file.
  • Format iCalendar: iCalendar adalah standar kalender lain yang memungkinkan Anda mentransfer informasi kalender ke berbagai aplikasi kalender.

Pilih apakah Anda ingin menyimpan satu janji temu atau seluruh kalender Anda. Menyimpan seluruh kalender Anda akan menyimpan semua data di kalender Outlook Anda saat ini.

Setelah selesai, klik tombol “Simpan”.

Dan sekarang Anda telah berhasil menyimpan janji atau kalender Anda.

Baca Juga

© 2022 Sridianti.com