5 Etika Menerima Tamu di Kantor: 1. Menyambut Tamu dengan tulus,2. Cara Duduk yang Tepat untuk Tamu

Hal ini umum untuk kantor yang akan dikunjungi oleh tamu. Jika Anda salah satu orang yang bekerja di kantor yang kebetulan dikunjungi oleh satu atau beberapa tamu, maka Anda wajib menerima tamu dengan baik.

Ya, saat menerima tamu di kantor, ada aturan atau etika tersendiri yang harus dipatuhi. Sebagai pegawai kantoran, Anda harus tahu tentang etika menerima tamu di kantor.

Tujuan penerapan etika penerimaan tamu adalah untuk menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja, serta agar para tamu merasa nyaman dan memiliki kesan yang baik saat bekerja dengan kantor Anda.

Hal ini tentunya juga berlaku jika Anda sedang mengunjungi kantor pihak lain. Anda tentu ingin bisa mendapatkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, bukan? Jadi hal yang sama adalah, jika ada rekan kerja yang mengunjungi kantor Anda, maka Anda juga perlu memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan etika.

Nah, agar tamu bisa terkesan dengan sambutan yang Anda berikan, maka beberapa etika menerima tamu di kantor yang perlu Anda perhatikan dan terapkan, antara lain:

Isi ll

1. Menyambut Tamu dengan tulus

Memberikan sambutan yang tulus kepada tamu adalah etika yang cukup penting. Tamu Anda akan bisa merasakan jika sapaan Anda tidak tulus. Untuk itu, perhatikan poin-poin berikut agar ucapan Anda terasa lebih tulus:

  • Menyambut tamu dengan ramah, sopan dan penuh semangat serta tulus. Penting bagi Anda untuk menyingkirkan semua kepura-puraan, karena tamu umumnya dapat mengetahui apakah Anda hanya berpura-pura tulus. Jadi, berikan sambutan yang benar-benar tulus.
  • Jika Anda berada di ruangan tertutup, maka segeralah bergerak untuk membukakan pintu bagi tamu Anda. Lakukan atau sapa sesegera mungkin untuk menunjukkan bahwa Anda menghormati atau menghargai tamu yang datang berkunjung.
  • Menerima tamu dalam keadaan duduk memang tidak salah. Namun etika yang lebih sopan lebih baik jika menerima tamu sambil berdiri, menyapa dan berjabat tangan di awal pertemuan.

2. Cara Duduk yang Tepat untuk Tamu

Anda harus menyediakan tempat duduk yang nyaman untuk tamu Anda. Jika di kantor ada ruangan khusus untuk menerima tamu, maka segera undang tamu Anda untuk pergi ke ruang tamu dan persilahkan tamu untuk duduk.

Jika Anda berada di kursi atau sofa panjang, maka ajaklah tamu untuk duduk di sebelah kanan. Setelah tamu duduk, barulah Anda bisa menanyakan identitas dan tujuan kedatangan tamu tersebut.

3. Perhatikan Janji Temu

Lihat apakah ada janji yang dibuat oleh tamu. Jika janji sudah dibuat dan Anda sudah mengetahui identitas tamu tersebut, maka Anda tidak perlu lagi menanyakan identitas tamu tersebut.

Jika demikian, akan lebih baik jika Anda menunjukkan bahwa Anda telah menunggu tamu dan mengundang mereka langsung ke ruangan yang Anda tuju.

Jika posisi Anda adalah sekretaris atau asisten pemimpin, Anda harus menghubungi pemimpin terlebih dahulu sebelum mengundang tamu masuk dan menanyakan apakah pemimpin siap menerima tamu.

Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan Anda memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan saat tamu menunggu, maka sampaikan kepada tamu dengan ekspresi yang baik dan sopan.

4. Berikan Perlakuan yang Baik

Selalu perlakukan tamu dengan baik. Bahkan, jika tamu salah arah atau datang hanya untuk mengajukan keluhan atau keberatan terhadap perusahaan Anda.

Selain itu, jika tamu diharuskan menunggu, maka jika kondisi memungkinkan, berikan suguhan kepada tamu, yang dapat berupa kopi, makanan ringan, atau majalah.

5. Bagaimana cara menerima tamu

Etika menerima tamu di kantor yang tidak kalah pentingnya adalah tentang bagaimana Anda menerima tamu, saat hendak pulang. Berikan kesan yang baik kepada tamu dengan selalu mengucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena telah berkunjung ke kantor Anda. Jika memungkinkan, antarkan tamu ke pintu keluar