5 Hasil Layanan atau Produk Pekerjaan Kantor: 1) Surat,2) Laporkan

Pekerjaan kantor atau office work juga sering disebut dengan pekerjaan administrasi atau administrasi. Pengertian pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan informasi yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Pekerjaan kantor juga mengandung tugas mengatur dan mencatat kegiatan yang dilakukan sehingga dapat menjadi informasi yang bermanfaat. Dalam pekerjaan kantor ini, ada banyak jenis kegiatan yang dilakukan. Mulai dari mengetik, menghitung, mengecek, menelepon, menggandakan, dan juga surat menyurat.

Dari berbagai jenis pekerjaan tersebut dihasilkan jasa atau produk pekerjaan kantor. Hasil produk atau jasa pekerjaan kantor berbeda-beda. Hasil jasa dan produk pekerjaan kantor ini antara lain: surat, laporan, formulir, dokumen tertulis dan arsip.

Berikut ini adalah deskripsi hasil produk dan jasa pekerjaan kantor:

Bab Daftar ☰

1) Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis yang isinya berupa pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk memperoleh tanggapan tertentu. Surat merupakan salah satu produk pekerjaan kantor dalam berkomunikasi secara tertulis, mengetik dan menyalin.

Surat memiliki beberapa fungsi penting dalam administrasi perkantoran, yaitu: sebagai alat komunikasi tertulis, sebagai bukti tertulis yang otentik, sebagai pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan, dapat digunakan sebagai fakta atau dokumen sejarah, sebagai duta organisasi, sebagai administrasi. otak, serta barometer kemajuan kantor.

Surat harus dibuat dengan sebaik-baiknya agar fungsinya dapat maksimal dan menunjang kelancaran kegiatan administrasi. Untuk menghasilkan surat yang baik, proses pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati, dan memperhatikan hal-hal berikut:

  • Dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang disusun sesuai dengan bentuk surat yang digunakan.
  • Gunakan huruf yang baik, lugas, jelas, dan tidak mengandung kata-kata sesuai dengan jenis hurufnya.
  • Gunakan bahasa surat yang sesuai dengan Ejaan yang Disempurnakan bila menggunakan bahasa Indonesia, atau sesuai dengan tata bahasa jika surat ditulis dalam bahasa Inggris.
  • Gunakan kertas yang baik dan sesuai dengan standar korespondensi yang ada. Yaitu kertas HVS ukuran A4 atau kuarto untuk perusahaan swasta dan kertas HVS ukuran folio untuk instansi atau instansi pemerintah.

2) Laporkan

Laporan adalah suatu bentuk laporan atas penyampaian informasi, data atau berita, yang dilakukan secara lisan atau tertulis. Laporan juga termasuk bentuk pekerjaan kantor karena di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pengecekan, pengetikan, dan juga pengolahan data.

Laporan ini berfungsi sebagai: bahan pertanggungjawaban, alat penyampaian informasi, alat monitoring, bahan penilaian, dan bahan pengambilan keputusan.

Untuk membuat laporan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

  • Laporan harus dibuat dengan jelas dan hati-hati
  • Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas
  • Laporan harus dikompilasi secara lengkap
  • Laporan harus tegas dan konsisten
  • Laporan harus langsung tentang target
  • Laporan harus diserahkan kepada orang dan alamat yang tepat.
  • Laporan tersebut juga harus disertai dengan saran
  • Laporan harus dibuat tepat waktu.

Sedangkan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam penyusunan laporan, yaitu:

  • Tentukan masalah yang akan dilaporkan
  • Mengumpulkan bahan, data dan fakta
  • Mengklasifikasikan data
  • Mengevaluasi dan memproses data
  • Buat template laporan

Perhatikan juga: Pengertian, Jenis, Persyaratan, Jenis Pemimpin dan Peserta Rapat

3) Bentuk

Formuliar adalah selembar kartu atau kertas yang dibuat dengan ukuran tertentu dan di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat permanen, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Ada banyak keuntungan untuk membuat formulir, termasuk:

  • Formulir membantu menghemat waktu dan tenaga dalam hal penulisan, serta lebih efisien dalam penggunaan kertas
  • Formulir membantu mempermudah penyimpanan dan pencatatan
  • Bentuk membantu membuat keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan.

Formulir yang dibuat dalam kegiatan administrasi ini memiliki beberapa fungsi, antara lain: untuk mencari suatu informasi tertentu, mengumpulkan data yang sama, menyampaikan informasi yang sama ke beberapa bagian yang berbeda, sebagai bukti fisik, dan sebagai dasar instruksi kerja.

Dalam penyusunan formulir, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan formulir ini antara lain:

  • Setiap bentuk yang dibuat harus memiliki kegunaan yang jelas
  • Perhatikan efektifitas dan efisiensi formulir yang dibuat karena tidak semua informasi harus dibuat formulir
  • Perhatikan standarisasi dalam pembuatan formulir.
  • Informasi yang dibuat harus tersusun rapi, logis dan praktis.
  • Untuk bagian yang diisi dengan informasi, perlu untuk menyediakan ruang kosong yang cukup.
  • Harus ada judul dan nama dari form yang dibuat
  • Cantumkan juga nama organisasi untuk formulir di luar kantor.
  • Perancangan formulir harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dan direncanakan dengan matang.

4) Berbagai dokumen tertulis

Selain formulir, pekerjaan kantoran juga menghasilkan berbagai dokumen tertulis lainnya. Ada banyak catatan tertulis atau dokumen lain yang merupakan hasil pekerjaan kantor. Contohnya seperti grafik, gambar, buku, kertas, peta dan tabel.

Selain itu juga terdapat hasil kegiatan kantor lainnya yang tidak kalah pentingnya, seperti kegiatan melayani tamu, atau memberikan informasi yang berkaitan langsung dengan kegiatan kantor kepada orang-orang yang berkepentingan.

5) Arsip

Arsip merupakan salah satu bentuk produk dari kegiatan penyimpanan. Arsip adalah data atau catatan yang berbentuk tulisan, baik yang direkam maupun yang direkam, yang berisi informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu, yang disimpan dengan cara tertentu sehingga sewaktu-waktu diperlukan arsip tersebut dapat diperoleh kembali dengan cepat dan akurat.