kanban adalah teknik manajemen alur kerja yang diferensial yang mudah dan visibilitas langsung dari setiap langkah dari proyek utama. Selain sangat visual, metode ini memiliki implementasi yang sederhana, fleksibel, dan berbiaya rendah.
Ini bekerja, awalnya, di papan besar yang terlihat oleh seluruh tim yang terlibat dan di mana kartu berwarna atau post-nya ditempatkan untuk menentukan setiap tugas yang harus dilakukan. Namun, hari ini sudah dimungkinkan untuk menggunakan metode ini melalui platform online , yang memberikan efisiensi lebih.
Melalui Kanban dimungkinkan untuk memantau kemajuan alur kerja, mendeteksi kemacetan dan menyelidiki penyebabnya. Ini menghasilkan lebih banyak fluiditas pada proyek , terutama ketika pekerjaan online dan dapat diakses oleh seluruh tim.
Jika Anda ingin mengetahui keuntungan yang ditawarkan kanban online untuk mengelola proyek Anda, Anda baru saja menemukan posting yang tepat. Selamat membaca!
Sejarah singkat Kanban
Jika Anda mencoba memahami kelebihan kanban online, itu tandanya Anda sudah mengetahui tekniknya. Namun, penting untuk mengontekstualisasikannya dalam sejarah untuk menyoroti keunggulan platform online dibandingkan fisika.
Alat itu muncul pada 1950-an, saat terjadi krisis di Toyota yang hampir membuatnya bangkrut. Untuk memulihkannya, perusahaan mencari cara untuk mengoptimalkan produksi. Dengan demikian, lahirlah kanban dan just in time (JIT), yang memungkinkan tidak hanya lebih dinamisme dalam melaksanakan tugas, tetapi juga perolehan materi hanya ketika benar-benar dibutuhkan.
Saat dibuat, alat ini tidak ada hubungannya dengan kanban online: alat ini terdiri dari papan besar tempat kartu warna-warni dilampirkan untuk setiap tugas yang harus dilakukan. Kartu-kartu ini disusun ke dalam kolom yang melambangkan tahapan tugas dalam alur kerja.
Dengan cara ini, setiap orang memiliki akses ke informasi dasar tentang kemajuan produksi tanpa harus menguraikan serangkaian spreadsheet dan daftar periksa. Meskipun alat ini telah sangat mempercepat produksi di Toyota dan perusahaan lain yang mengadopsinya, format fisik aslinya masih memiliki kekurangan, seperti kartu yang “jatuh” atau menempelkannya di panel.
Oleh karena itu, versi kanban online hadir sebagai platform untuk menyelesaikan ini dan banyak masalah lain yang hanya dapat diselesaikan oleh teknologi.
Pentingnya Kanban dalam perencanaan dan manajemen proyek
Kanban merevolusi cara alur kerja dikelola, memberi manajer dan timnya lebih banyak fleksibilitas dan kelincahan. Dengan kanban dimungkinkan untuk menentukan alur sesuai dengan kebutuhan setiap proyek dan melakukan adaptasi.
Kanban didasarkan pada 4 prinsip dasar yang menjamin efisiensinya:
Pratinjau kerja
Membuat alur kerja terlihat adalah langkah pertama dalam mengidentifikasi hambatan dan hambatan. Ini memfasilitasi komunikasi dengan tim, yang sekarang memiliki informasi yang tersedia dan tersedia kapan pun mereka membutuhkannya.
Batas kerja
Kanban harus memiliki sejumlah tugas yang sedang berlangsung. Dengan cara ini, memastikan bahwa semua dilakukan sesuai rencana dan mencegah banyak dari sisa yang belum selesai untuk waktu yang lama.
Fokus pada alur kerja
Fokus utama kanban adalah mengambil tugas dari langkah pertama hingga terakhir dalam waktu sesingkat mungkin, sehingga merampingkan alur kerja. Untuk alasan ini, memungkinkan menganalisis kemajuan proyek melalui indikator yang menjadi terlihat dengan penggunaan metode tersebut.
Perbaikan terus-menerus
Setiap tugas yang diselesaikan membawa kesalahan dan keberhasilannya, yaitu pembelajaran yang dapat diterapkan pada siklus kerja berikutnya. Dengan cara ini, kanban membantu dalam mengoptimalkan alur kerja di setiap tahap atau proyek baru.
Apakah Anda melihat pentingnya dan kemudahan menggunakan Platform Kanban Online? Coba Kanban Artia selama 10 hari secara gratis.
Keuntungan menggunakan Platform Kanban Online
1. Fleksibilitas perencanaan
Bayangkan bahwa selama proyek berlangsung, Anda dan tim Anda mendeteksi kebutuhan untuk memasukkan satu langkah lagi dalam alur. Menggunakan kerangka fisik, Anda harus mengatur ulang hampir sepenuhnya untuk membuat kolom dan menempatkan aktivitas baru.
Ini termasuk penghapusan semua kartu dari kolom yang akan dipindahkan dan penggantiannya, yang akan membuat aliran mengalami kegagalan yang mengerikan. Dalam kanban online, dimungkinkan untuk memasukkan kolom tanpa harus “menghapus” tugas. Anda hanya dapat memindahkan tugas yang diperlukan untuk tahap alur yang baru.
2. Kontrol tugas yang lebih besar
Seperti platform lainnya, pergerakan tugas di kolom membuat log di mana Anda dapat melihat kapan dan oleh siapa kartu itu diubah.
Dengan cara ini, tidak seperti kanban fisik, di mana bahkan angin sepoi-sepoi dapat mengambil tugas tanpa diketahui siapa pun, dalam metode online Anda memiliki kendali mutlak atas semua aktivitas proyek, dalam tahapannya masing-masing.
3. Lebih banyak kelincahan
Bayangkan bahwa untuk setiap tugas baru yang akan dimasukkan ke dalam panel kanban, Anda harus menuliskannya di pos dengan huruf yang dapat dimengerti. Terkadang, dalam kesibukan kehidupan sehari-hari, liriknya tidak begitu bagus atau Anda melewatkan apa yang Anda tulis. Dalam kasus seperti itu, perlu untuk menghapus dengan karet atau membuat “palpelzinho” baru, yang membutuhkan waktu dan membuang-buang sumber daya.
Kanban online menyederhanakan proses ini dengan alat seperti salin / tempel, batalkan, seret kartu dari satu kolom ke kolom lainnya, di antara fitur-fitur lain yang hanya dapat ditawarkan oleh teknologi.
4. Risiko kesalahan manusia yang lebih rendah
Ingat reorganisasi kolom yang memerlukan penghapusan dan penggantian semua tugas di papan tulis? Nah, bayangkan berapa banyak kegagalan yang bisa terjadi dalam proses ini? Dari hilangnya post-it hingga penempatannya di kolom yang salah, kemungkinan terjadinya kesalahan dalam metode fisik jauh lebih besar daripada di lingkungan online.
5. Mobilitas
Ini adalah salah satu keuntungan terbesar dari kanban online. Bahkan jika tim Anda perlu bekerja di lingkungan selain di mana staf ditempatkan, Anda masih akan memiliki akses ke informasi jika Anda menggunakan platform digital.
6. Mendapatkan grafik dan angka
Bayangkan Anda menghitung posnya yang ada di kolom kegiatan yang sudah selesai, lalu memisahkannya berdasarkan warna untuk memahami kategori tugas atau anggota tim mana yang paling produktif? Dengan kanban online, laporan ini dibuat secara otomatis dan tersedia dalam grafik untuk visualisasi yang lebih baik.
Seperti yang Anda lihat, menggunakan kanban online hanya menguntungkan alur kerja tim Anda, selain kontrol dan aksesibilitas yang lebih besar bagi anggota dan manajernya . Jadi, tunggu apa lagi untuk bergabung menggunakan metode tersebut?
Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat Platform Kanban Online, berlangganan buletin kita dan terima konten terbaik tentang manajemen proyek langsung di email Anda!