Kita pasti pernah menghadiri rapat – rapat yang tidak berjalan efektif, misalnya pemimpin rapat yang terbata-bata karena kurang persiapan, pembahasan rapat yang keluar dari inti pembicaraan dan rapat yang tidak menghasilkan keputusan apapun. Masalah-masalah ini disebabkan oleh agenda rapat yang buruk.
Agenda rapat yang efektif menjadi acuan penting untuk menentukan apa yang perlu dilakukan di awal dan selama rapat. Agenda rapat juga membantu anggota tim untuk mempersiapkan diri, meluangkan waktu , mendiskusikan topik diskusi yang ditentukan dan menghasilkan keputusan yang diperlukan. Untuk itu, kita harus bisa merancang agenda rapat yang efektif agar rapat berjalan dengan baik dan produktif. Kita juga bisa mendiskusikan hal-hal penting yang dibutuhkan dan menghasilkan keputusan akhir yang tepat. Nah, kali ini kita akan membahas 6 tips merancang agenda rapat yang efektif. 6 tips ini akan membantu kita untuk mengadakan pertemuan yang efektif dan produktif bahkan jika kita berada dalam pertemuan besar lebih dari 50 orang.
1. Dapatkan saran dari anggota tim.
Jika kita ingin setiap peserta rapat memiliki keterlibatan, kita harus memastikan bahwa agenda rapat dibuat untuk memenuhi kebutuhan anggota tim. Tidak ada salahnya untuk meminta saran dari anggota tim tentang hal-hal apa saja yang perlu dibahas dan dibahas dalam rapat. Jika kita memutuskan untuk tidak membicarakan hal ini, berikan alasan yang jelas kepada anggota tim yang mengusulkan, agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat membuat suasana pertemuan menjadi tidak kondusif.
2. Tentukan topik yang mempengaruhi tim secara keseluruhan.
Setiap orang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Tentu saja, menghabiskan sebagian waktu yang tersedia adalah hal yang terpuji. Untuk itulah rapat-rapat yang dilaksanakan harus berjalan efektif dan produktif. Salah satu caranya adalah dengan memastikan bahwa topik yang dibahas mempengaruhi tim secara keseluruhan, sehingga setiap anggota akan terlihat aktif dalam rapat yang berlangsung.
3. Buatlah daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta.
Tips selanjutnya, buatlah daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta sebelum rapat. Pertanyaan itu memiliki kekuatan yang sangat besar. Pertanyaan dapat membantu peserta mempersiapkan diri sebelum menghadiri pertemuan. Pertanyaan membuat peserta mencari informasi dan menentukan pendapatnya sendiri. Dengan begitu, semua orang datang ke pertemuan dengan idenya masing-masing.
Biasanya topik pembicaraan dalam suatu rapat hanya terdiri dari gabungan kata, misalnya “relokasi ruang kantor”. Topik ini akan membuat peserta rapat bertanya-tanya, “Apa yang salah dengan relokasi ruang kantor?”. Peserta tidak akan tahu bagaimana mempersiapkan diri karena tidak ada kejelasan. Namun, jika kita membuat topik dalam bentuk pertanyaan, peserta akan dapat menentukan informasi apa yang perlu dimiliki sebelum mereka menghadiri pertemuan, seperti “Apakah kita perlu pindah ruang kantor? Jika demikian, bagaimana kita bisa melakukannya? Kondisi seperti apa yang mengharuskan kita memindahkan ruang waktu? Ketika semua orang mempersiapkan dengan informasi yang dibutuhkan, pertemuan akan efektif dan diskusi tidak akan melampaui topik yang sedang dibahas.
4. Sampaikan tujuan pertemuan.
Pastikan bahwa kita juga memberi tahu tujuan pertemuan. Apakah pertemuan diadakan untuk sekedar berbagi informasi, mendapatkan saran dan masukan atau untuk mengambil keputusan? Jika peserta rapat tidak mengetahui dengan jelas apakah hanya sekedar mendengarkan, memberi masukan atau bahkan mengambil bagian dalam pengambilan keputusan, maka rapat tidak akan berlangsung secara efektif.
Bayangkan jika rapat diadakan hanya untuk mendengarkan masukan, sedangkan anggota tim yang datang memiliki harapan untuk mengambil keputusan. Tentu hal ini akan menimbulkan masalah. Setiap peserta akan frustrasi. Untuk itu, sangat penting untuk menyampaikan tujuan dari pertemuan tersebut. Jika rapat bertujuan untuk mengambil keputusan, buatlah aturan dalam mengambil keputusan. Jika kita yang memimpin rapat, maka aturan ini bisa kita sampaikan di awal rapat, misalnya dengan mengatakan “Kalau bisa, pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak”. Artinya, kita membutuhkan keterlibatan setiap peserta rapat. Peserta rapat juga akan menyampaikan suaranya. Tentu kita akan mendapatkan keputusan yang diinginkan.
5. Menentukan durasi pembahasan suatu topik.
Kita perlu menentukan waktu yang dibutuhkan untuk membahas suatu topik pembicaraan. Mengapa? Pertama, kita akan mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengadakan rapat, sehingga setiap orang dapat meluangkan waktu dan tidak merasa terganggu dengan rapat tersebut. Kedua, setiap peserta rapat dapat menyampaikan aspirasinya sesuai dengan waktu yang dimiliki. Ketika waktunya habis, kita bisa bergerak untuk mendengarkan pendapat orang lain. Ini akan membuat rapat berjalan dengan sangat efektif. Setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berbicara tanpa harus memperpanjang waktu pertemuan.
6. Tentukan proses yang akan dilakukan.
Rapat akan berjalan efektif dan produktif jika kita menyampaikan proses yang dibutuhkan. Proses membantu kita untuk mengetahui langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan hasil akhir atau mengambil keputusan, sehingga setiap orang memiliki waktu yang sama dalam mengolah informasi. Misalnya, kita mengadakan pertemuan untuk membahas target penjualan. Menentukan proses menjalankan rapat. Katakanlah 10 menit pertama akan digunakan untuk membahas data pelanggan yang dimiliki. Kemudian, 15 menit kemudian membahas tentang pendekatan yang telah dilakukan dan kekurangan yang masih perlu diperbaiki dan 10 menit berikutnya dapat digunakan untuk membahas pendekatan baru yang dapat menarik minat pelanggan. Ketika kita memiliki proses yang jelas, alur rapat akan berjalan efektif. Setiap orang dapat mendiskusikan hal-hal secara berurutan tanpa harus bolak-balik membahas hal-hal masa lalu. Dengan begitu tidak akan ada yang terlewat.