Pertama-tama, kita perlu memahami arti dari “meeting” atau yang biasa kita sebut pertemuan dalam bahasa Inggris. Rapat adalah salah satu bentuk media komunikasi yang bersifat tatap muka secara langsung dan biasanya dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk membahas suatu masalah yang diharapkan dapat diperoleh mufakat atau kesepakatan dari rapat tersebut. Sedangkan rapat kerja adalah rapat yang dihadiri oleh staf atau pegawai yang membahas hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi, organisasi atau perusahaan.
Di era digital seperti sekarang ini rapat kerja organisasi atau perusahaan tidak lagi dilakukan secara tatap muka (in person), namun rapat kerja juga dapat dilakukan secara online. Sekarang mari kita singkirkan masalah rapat kerja online atau tatap muka. Pada artikel ini, kita akan membahas beberapa aturan dasar yang sangat penting untuk diterapkan dalam rapat kerja. Tentu saja, mengendalikan rapat kerja yang besar dan terdiri dari begitu banyak orang akan jauh lebih sulit daripada rapat kerja yang hanya dihadiri segelintir orang.
Nah, jika rekan pembaca ingin mengadakan rapat kerja besar yang berjalan efektif , maka kita menyarankan rekan pembaca untuk menerapkan beberapa aturan dasar yang kita uraikan dalam artikel ini. Faktanya, banyak tim kerja yang memiliki aturan dasar dalam rapat yang sangat tertata dan rapi, namun tidak menerapkannya secara rutin.
Aturan dasar dalam rapat kerja memiliki karakteristik yang berbeda-beda, ada yang bersifat prosedural seperti, “memulai dan mengakhiri rapat kerja tepat waktu” atau “tidak menerima panggilan saat rapat kerja berlangsung”. Aturan dasar dalam rapat kerja memang penting dan bermanfaat, namun bukan berarti aturan tersebut bisa membuat peserta rapat kerja menjadi produktif. Buktinya, peserta rapat kerja bisa saja datang tepat waktu, namun mereka tetap menggunakan ponselnya untuk mengobrol dengan rekan kerja. Meskipun, mereka tidak menerima panggilan telepon selama rapat kerja.
Selain itu, aturan dasar dalam rapat kerja juga bisa bersifat abstrak. Misalnya, “Perlakukan semua orang dengan hormat”. Aturan ini baik, tetapi pembuat aturan tidak dapat menggambarkan perilaku spesifik yang dimaksud dengan “menghormati”. Ketika seorang karyawan tidak pernah memberikan pendapat apapun mengenai pertanyaan yang diajukan oleh atasannya, karyawan tersebut menganggap bahwa itu adalah bentuk “penghormatan” kepada pemimpinnya. Namun, bisa jadi pihak lain akan memaknai rasa hormat dengan cara yang berbeda.
Agar rapat kerja bisa efektif, kita harus melakukan riset dari praktik rapat kerja terbaik yang efektif di tempat kerja kita. Misalnya, penelitian yang kita lakukan telah memberikan tiga hasil utama bahwa semua tim dalam rapat kerja harus dapat memenuhi kinerja yang kuat, hubungan kerja yang positif, dan kesejahteraan individu.
Mari kita ambil satu contoh dari tiga hasil utama di atas, yaitu “hubungan kerja yang positif”. Ketika ada anggota tim yang menyampaikan pendapat atau memberikan ide yang tidak relevan dengan topik yang diangkat, kita bisa menyampaikannya dengan baik. Rekan pembaca dapat mengatakan ini kepadanya, “Maaf Jo, saya tidak melihat bahwa apa yang Anda katakan tentang vendor baru ini relevan dengan peluncuran produk terbaru kita. Bisakah Anda membantu saya memahami hubungan antara vendor baru dan peluncuran produk terbaru? Atau, jika keduanya memang tidak ada hubungannya, bisakah kita membahasnya lain kali? “.
Tanggapan ini adalah tanggapan terbaik yang dapat kita sampaikan kepada seseorang yang telah berkontribusi pada idenya, tetapi tidak relevan dengan topik yang sedang dibahas. Kita tidak langsung menilai dia telah meninggalkan topik yang kita bicarakan. Percayalah, menilai cepat seperti itu hanya akan merusak hubungan kerja yang positif. Kita tahu bahwa Jo adalah orang yang berpikir lebih sistematis, lebih dari anggota tim lainnya. Namun, bukan berarti pendapat yang diungkapkan Jo salah total, hanya saja konteks dan waktunya kurang tepat.
Menurut situs Harvard Business Review, ada 8 aturan dasar yang perlu diterapkan dalam rapat kerja besar, yaitu sebagai berikut:
1. Jelaskan alasan dan niat yang jelas.
Aturan dasar pertama yang harus dimiliki adalah kita perlu menyebutkan alasan dan niat dengan jelas dalam rapat kerja. Dengan alasan dan maksud yang jelas, semua peserta rapat kerja akan mengerti bagaimana seharusnya bertanya atau menyampaikan pendapat. Selain itu, mereka juga paham betul bagaimana kesimpulan rapat kerja harus dibentuk. Aturan ini akan memenuhi kinerja yang kuat.
2. Sampaikan Semua Informasi Yang Relevan.
Aturan dasar kedua adalah menyampaikan semua informasi yang relevan dengan topik rapat kerja yang kita bahas. Misalnya, jika topik rapat kerja yang dibahas adalah “Mencari strategi baru untuk meningkatkan jumlah penjualan produk di tahun depan”, maka beberapa informasi yang perlu disampaikan adalah jumlah penjualan produk pada dua-tiga sebelumnya. bertahun-tahun. Sehingga semua anggota tim dapat mengembangkan kumpulan informasi ini untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan. Aturan kedua ini juga akan memenuhi kinerja yang kuat.
3. Ungkapkan Pandangan, Pendapat dan Pertanyaan Jujur dari Hati.
Mendorong seluruh anggota rapat kerja untuk berani mengungkapkan pandangan, pendapat dan pertanyaan secara jujur dari hati dan pikirannya. Tidak perlu merasa takut atau khawatir atas semua pikiran yang mereka berikan. Aturan ini akan membangun hubungan kerja yang positif antar karyawan.
4. Gunakan Contoh Spesifik dan Kata-kata Penting yang telah disepakati bersama.
Aturan rapat kerja yang keempat adalah menggunakan kata-kata atau istilah yang telah disepakati dan dapat diterapkan dalam rapat kerja. Misalnya, penggunaan istilah “ubur-ubur” untuk mengidentifikasi bahwa topik diskusi yang sedang dibahas oleh salah satu anggota rapat telah keluar dari topik inti. Istilah ini bukan untuk memfitnah karyawan, tapi bisa kita bungkus dengan lebih menarik. Misalnya, “Saya pikir diskusi tentang vendor baru pada peluncuran produk kita sedikit ubur-ubur, karena kita tidak fokus ke arah itu”.
5. Fokus pada Solusi Masalah.
Daripada membuat rapat kerja yang menimbulkan perdebatan antar anggota rapat kerja, lebih baik semua anggota rapat fokus pada masalah atau topik rapat kerja yang dibahas dalam rapat kerja. Misalnya, contoh materi rapat kerja perusahaan harus menjelaskan topik atau masalah apa yang ingin Anda bicarakan, sehingga semua anggota rapat dapat fokus padanya.
6. Membahas Masalah Yang Tidak Bisa Dibahas.
Aturan keenam adalah rapat kerja secara tidak langsung menyelesaikan suatu masalah penting, tetapi tidak dibahas dalam rapat kerja karena jika masalah tersebut dibicarakan hanya akan menghambat hasil rapat kerja.
7. Perlu Pengujian Asumsi dan Kesimpulan.
Rapat kerja yang efektif tidak hanya menerima semua pendapat, ide atau asumsi yang diberikan oleh semua peserta rapat. Namun, semua masukan ini harus diuji “apakah asumsi yang mereka berikan sesuai dengan informasi yang valid (bukan hanya opini yang tidak berdasarkan fakta)?” Jika asumsi atau pendapat yang diberikan memang benar, maka kita berhak mempertimbangkan asumsi tersebut dalam rapat kerja.
8. Bersama seluruh Peserta Rapat Kerja Mencoba Merancang Langkah Selanjutnya.
Aturan akhir rapat kerja adalah memastikan bahwa semua anggota rapat akan berkomitmen untuk maju bersama tim dengan merancang langkah selanjutnya. Misalnya, pikirkan bersama tentang tindakan apa yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan hasil keputusan rapat. Namun, meskipun rapat kerja kita sudah memiliki seperangkat aturan dasar yang kokoh, semua ini tidak akan berhasil secara efektif jika kita tidak ingin menerapkannya dengan baik.