Berikut ini adalah daftar peran dan tanggung jawab seorang pemimpin pertemuan.
Memenuhi Tanggung Jawab Pemimpin
– Mengikuti prosedur atau aturan dasar yang berlaku dalam rapat kerja adalah tanggung jawab utama pemimpin rapat.
– Menentukan tugas dan tujuan yang ingin dicapai dari rapat kerja.
– Mengambil keputusan, apakah melalui rapat kerja kita dapat mencapai tujuan yang diinginkan tersebut. Dengan kata lain, apakah rapat kerja ini perlu atau tidak perlu ada rapat kerja sama sekali?
– Mengatur tanggal, waktu dan lokasi yang akan digunakan untuk rapat kerja.
– Menetapkan nama-nama anggota rapat yang perlu membantu pimpinan rapat dalam merencanakan rapat kerja.
– Menyelenggarakan rapat pra kerja seperti membaca informasi penting yang relevan dengan topik rapat kerja atau membaca notulen rapat kerja sebelumnya yang masih terkait.
– Mengundang peserta rapat dan membagikan tugas atau pekerjaan yang relevan dengan rapat kerja.
– Menentukan agenda rapat dimana semua agenda rapat ini HARUS diselesaikan atau disampaikan pada rapat kerja, sehingga penggunaan waktu dalam rapat kerja sangat efektif.
– Memastikan bahwa selama rapat kerja terdapat alat perekam aktif atau pencatat yang mendokumentasikan semua proses, komitmen, rencana aksi atau keputusan yang disepakati dalam rapat kerja. Juga, jangan lupa untuk mengatur satu orang sebagai pengatur waktu.
– Berusaha melakukan obrolan ringan atau basa-basi dengan semua anggota rapat, agar rapat kerja tidak berjalan dalam kondisi “dingin” atau canggung.
Selain itu, pimpinan rapat juga perlu menciptakan kondisi rapat yang nyaman agar semua anggota rapat dapat saling berkomunikasi dengan baik.
– Jadikan suasana pertemuan lebih menyenangkan dengan menyisipkan sedikit humor yang kocak, namun tetap santun.
– Datanglah ke ruang rapat lebih awal (jika memungkinkan 10-15 sebelum rapat dimulai guna mempersiapkan segala sesuatu yang perlu dipersiapkan).
– Memastikan bahwa setiap anggota rapat mengetahui dan memahami tugas dan kewajibannya setelah rapat kerja berakhir.
– Rencanakan agenda rapat berikutnya.
– Memastikan bahwa tindakan, komitmen dan keputusan yang disepakati dalam rapat akan dilaksanakan oleh seluruh anggota rapat.
– Menawarkan bantuan jika ada anggota rapat yang masih belum memahami hasil rapat.