1. Tentukan Siapa yang Akan Menjadi Pemimpin Rapat Kerja?
Setiap rapat atau forum tidak akan berjalan mulus tanpa peran seorang pemimpin, begitu juga dengan rapat kerja. Dari sini kita sudah bisa melihat betapa efektifnya komunikasi sangat berpengaruh terhadap kelancaran rapat kerja.
Sebelum rapat kerja dimulai, kita perlu berkomunikasi dengan peserta rapat tentang siapa yang akan menjadi pemimpin rapat kerja. Dalam pemilihan, kita juga perlu menentukan apakah kita harus memilih salah satu staf atau ada staf yang mau menjadi pemimpin rapat secara sukarela?
Jika sudah dipilih pemimpin rapat, baik sebagai pimpinan perusahaan, bos atau manajer, jangan lupa untuk memberikan pengarahan singkat tentang apa saja tanggung jawab yang dimiliki pemimpin rapat dan apa yang perlu dilakukan dalam rapat kerja.
2. Menentukan Jenis Rapat Kerja dan Jenis Komunikasi yang akan diterapkan.
Meski judulnya tetap sama, yakni “rapat kerja”. Namun, rapat kerja sendiri memiliki beberapa jenis yang berbeda. Misalnya rapat kerja untuk memperkenalkan pegawai baru dan berganti tugas kerja, rapat kerja untuk briefing proyek baru, bahkan rapat kerja untuk debat pendapat.
Kita ambil satu contoh, rapat kerja untuk debat opini. Rapat kerja ini membutuhkan jenis komunikasi yang berbeda dari yang lain. Kita membutuhkan waktu yang cukup lama dalam rapat kerja ini. Mengapa? Karena dalam kesepakatan ini, kita berusaha menyatukan perbedaan pendapat menjadi satu kesepakatan yang kuat. Efektivitas rapat kerja ini juga tergantung pada jumlah staf yang berpartisipasi, topik apa yang dipilih, posisi peserta rapat, dan sebagainya.
Jadi tentukan dulu jenis rapat kerja yang akan diadakan, barulah kita bisa menentukan jenis komunikasi efektif yang akan diterapkan saat rapat kerja nanti.
3. Buat Aturan “Dua Menit” bagi Peserta untuk Mengungkapkan Pendapatnya.
Saat rapat kerja dimulai, cobalah untuk “memprovokasi” peserta rapat dengan menyampaikan pendapatnya tentang topik rapat selama 2 menit, TANPA interupsi atau interupsi dari peserta rapat kerja lainnya. Biarkan mereka memberikan pendapat awal mereka tentang topik pertemuan yang akan dibahas sehingga setiap peserta dapat mendengar perspektif lain dari rekan kerjanya.
Selain itu, tidak ada yang dapat mengganggu percakapan staf selama 2 menit. Hal ini penting agar setiap karyawan atau peserta rapat menjadi percaya diri dalam berbicara di depan orang lain, meskipun bukan pemimpin rapat.
4. Rapat kerja perlu dipimpin dengan Sikap Asertif dan Pikiran Terbuka.
Tidak dapat disangkal bahwa proses mencapai kesepakatan dengan menyatukan berbagai sudut pandang tidaklah mudah. Seperti yang kita sampaikan di awal artikel, pimpinan rapat kerja memiliki peran yang sangat penting dalam membawa rapat kerja ke arah yang efektif. Pemimpin rapat harus mampu menyeimbangkan perspektif yang saling bertentangan, mendorong peserta rapat untuk dapat berpikir bersama dan memecahkan masalah bersama, serta mengajak mereka untuk menggunakan waktu rapat dengan sebijaksana mungkin. Tujuannya agar rapat kerja berlangsung efektif dan tidak bertele-tele.
Pertanyaan paling umum yang sering kita dengar adalah, “Bagaimana jika seorang staf yang tidak berpengalaman memberikan pendapat? Apakah kita harus mendengarkan dan setuju dengan pendapatnya? Atau kita tolak saja? “.
Dalam hal ini rapat kerja perlu dipimpin oleh seseorang yang tegas dan berpikiran terbuka. Jika opini yang diberikan staff dirasa mahal dan memakan waktu lebih lama, maka mungkin kita bisa “menyimpan” opini tersebut terlebih dahulu, apalagi jika butuh hasil yang cepat.
Namun, kita juga perlu menanggapinya dengan pikiran terbuka. Meskipun pendapat tersebut tidak bisa kita eksekusi sekarang, tapi setidaknya kita bisa mendapatkan ide lain yang mungkin belum pernah kita dengar sebelumnya.
5. Hindari Percakapan Di Luar Topik Utama.
Seringkali saat rapat kerja berlangsung, kita salah fokus dan malah membahas topik lain yang kurang penting, bahkan tidak ada kaitannya dengan topik utama kita. Nah, hal seperti ini perlu kita hindari, karena jika tidak segera diatasi, rapat kerja kita tidak akan berjalan efektif.
Dalam situasi ini, seorang pemimpin rapat dapat menuliskan agenda rapat apa yang akan dibahas dan jangan lupa untuk menyampaikan kepada peserta rapat, untuk apa pembahasan dalam rapat tersebut? Jadi, semuanya berjalan sesuai arus.
6. Terapkan Logika Percakapan dalam Rapat Kerja.
Ketika setiap orang ingin menyampaikan pendapatnya dan disetujui oleh semua peserta rapat, hal ini akan memunculkan masalah baru. Salah satu tujuan rapat kerja adalah untuk mencari kesepakatan dari ide-ide cemerlang yang disampaikan oleh seluruh anggota rapat, daripada mengeksekusi semua pendapat. Bayangkan saja jika peserta rapat kerja terdiri dari 30 orang, bisakah kita mengeksekusi 30 ide yang berbeda secara bersamaan dalam jangka waktu 3 bulan? Tentu ini akan menjadi hal yang sulit.
Oleh karena itu, setiap kali seorang karyawan bersikeras pada pendapatnya, seorang pemimpin rapat harus bertanya, “Bisakah itu dilakukan dengan baik? Bayangkan saja jika pendapat yang Anda sampaikan harus dilakukan oleh orang tersebut, apakah Anda yakin bisa melakukannya? ” Berikan beberapa pertanyaan yang dapat membuat opinioner berpikir apakah ide tersebut adalah ide yang terbaik atau tidak.
7. Semua Anggota Rapat Harus Mendapatkan Kejelasan Isi Rapat.
Dalam rapat kerja, kita akan bertemu banyak orang dengan berbagai jenis komunikasi. Beberapa berbicara sangat lambat sehingga orang-orang di sekitar mereka merasa marah, yang lain berbicara dengan sangat cepat, sehingga pendengar tidak mengerti apa yang mereka katakan. Untuk itu diperlukan komunikasi yang efektif dalam rapat kerja. Jangan sampai anggota rapat menyampaikan pendapatnya secara perlahan atau sangat cepat, semua anggota rapat kerja harus mendapatkan kejelasan dari isi rapat.
8. Harus Ada Penyelesaian dalam Rapat Kerja.
Sekali lagi komunikasi yang efektif memegang peranan yang sangat penting dalam setiap rapat kerja. Tujuan utama diadakannya rapat kerja atau diskusi adalah untuk mencapai penyelesaian dan sinkronisasi yang mengarah pada suatu keputusan dan/atau suatu tindakan. Jika rapat kerja yang kita selenggarakan tidak menghasilkan keputusan apapun, itu sama saja dengan membuang-buang waktu.
Setiap pertukaran ide atau pendapat yang diungkapkan dalam rapat kerja harus diakhiri dengan kesimpulan. Dari kesimpulan tersebut, setiap anggota rapat juga harus memahami dengan jelas tugas apa yang harus mereka emban, tanggung jawab apa yang mereka miliki, dan informasi baru apa yang mereka peroleh. Untuk memastikan hal ini terjadi dengan benar, tugaskan seseorang untuk memastikan catatan rapat tertulis dapat ditindaklanjuti oleh setiap anggota rapat.
9. Ketua Rapat wajib menjaga tanggung jawabnya dalam mengambil keputusan rapat kerja.
Seringkali kekacauan yang terjadi dalam rapat kerja membuat pimpinan rapat kehilangan tanggung jawab utamanya dalam memimpin rapat dan menentukan keputusan rapat kerja. Dalam situasi ini, pemimpin rapat harus berkomunikasi secara efektif kepada semua anggota rapat bahwa tidak ada yang bisa menarik kesimpulan sendiri, semua keputusan harus diambil berdasarkan kesepakatan bersama.