5 Tips Hebat Untuk Berurusan Dengan Berbagai Versi MS Office:
Paket MS Office telah matang selama bertahun-tahun dalam hal fitur dan fungsinya. Namun, yang selalu menjadi perhatian dengan pemutakhiran berturut-turut merupakan kompatibilitas versi baru dengan versi lama.
Sekarang, jika Anda menggunakan versi MS Office yang berbeda atau berkolaborasi dengan orang yang menggunakan versi Office yang berbeda dari versi Anda, maka Anda menghadapi masalah ini setiap hari. Namun, Anda akan senang mengetahui bahwa Anda dapat mengurangi risiko mengalami kekhawatiran hanya dengan mengingat dan mempraktikkan beberapa hal.
Mari kita lihat seperti apa mereka. Lihat Juga: Pelajari dan pahami perbedaan antara MS Office 2013 dan Office 365 di sini.
1.
Ketahui Format File
Office 2007-2013 menggunakan ekstensi file yang berbeda jika dibandingkan dengan Office 97-2003. Mereka memiliki tambahan ‘x’ di bagian akhir, yang merupakan indikasi penggunaan Extensive Markup Language (XML).
|
Alat MS Office |
97-2003 |
2007-2013 |
|
Microsoft Word |
dokter |
docx |
|
MS Excel |
xls |
xlsx |
|
MS PowerPoint |
ppt |
pptx |
2. Bekerja dalam Mode Kompatibilitas
Saat Anda membuka file 97-2003 di produk 2007-2013, file terbuka dalam mode kompatibilitas.
Anda dapat terus bekerja dalam mode itu sehingga Anda tidak memperkenalkan hal/fitur yang tidak didukung.
Catatan: Dalam mode kompatibilitas, Anda tidak akan dapat menggunakan fitur 2007-2013 meskipun Anda menggunakan versi perangkat lunak tersebut.
Idealnya, jika Anda akan membagikan dokumen Anda dengan seseorang yang menggunakan 97-2003, Anda harus terus bekerja dalam mode kompatibilitas.
3. Konversi untuk Fitur Baru
Jika Anda tidak akan membagikan versi file yang lebih rendah dan jika Anda menggunakan versi perangkat lunak yang lebih tinggi, Anda harus mengonversi file tersebut.
Dengan begitu Anda akan dapat memanfaatkan fitur-fitur baru. Untuk mengonversi dokumen Anda, buka File -> Info -> Konversi seperti yang ditunjukkan pada diagram di bawah ini.
Dengan begitu file asli akan dikonversi dan diganti.
4.
Periksa Masalah
Misalkan Anda telah bekerja pada 2007-2013 dan pada akhir pekerjaan Anda menyadari bahwa Anda perlu berbagi dokumen dengan seseorang yang memiliki 97-2003. Saat Anda bekerja, Anda mungkin telah menggunakan fitur yang tidak didukung oleh versi yang lebih rendah.
Dalam kasus seperti itu, sebelum membagikan, disarankan untuk memeriksa masalah. Dengan begitu Anda akan mengurangi potensi risiko kehilangan data dan pemformatan saat berbagi.
Klik File -> Info -> Periksa Masalah dan kemudian perbaiki hal-hal yang diminta oleh perangkat lunak.
5.
Simpan sebagai 97-2003
Jika Anda memilih untuk menyimpan dokumen sebagai dokumen 97-2003 meskipun bekerja pada versi yang lebih tinggi, perangkat lunak akan memeriksa kompatibilitasnya sendiri. Jika ditemukan, itu akan meminta pengguna.
Maka berbagi tidak akan pernah menjadi perhatian. Tip Keren: Apakah Anda seseorang yang tidak memiliki MS Office sama sekali? Pernahkah Anda perlu membuka satu file seperti itu? Jangan khawatir, Anda dapat membukanya tanpa menginstal MS Office.
Kesimpulan
Ini adalah beberapa hal dasar yang perlu Anda ingat jika pekerjaan Anda menuntut kolaborasi dengan orang yang mengerjakan versi MS Office yang berbeda. Hanya beberapa langkah tambahan dan Anda sebenarnya dapat menyimpan banyak kebingungan yang mungkin timbul karena masalah kompatibilitas.