6 Tips & Trik Kalender Microsoft Outlook Terbaik untuk Mengelolanya dengan Lebih Baik:
Kalender Microsoft Office merupakan bagian dari produk Microsoft 365 dan bukan program yang berdiri sendiri. Untuk mengakses Kalender Microsoft Office, Anda harus menggunakan Microsoft Outlook.
Mengintegrasikan kedua aplikasi memudahkan untuk mengelola jadwal Anda baik dari perspektif digital maupun fisik. Namun, jika Anda ingin mengelola Kalender Microsoft Outlook dengan lebih baik, Anda harus mencoba beberapa tips di bawah ini.
1.Cara Mengatur Jam Kerja di Kalender Outlook
Mengatur jam kerja Anda di Outlook memastikan bahwa siapa pun yang melihat kalender Anda mengetahui jam kerja Anda yang tersedia. Dengan cara ini, janji temu, dan rapat diatur berdasarkan periode yang tersedia.
Langkah 1: Luncurkan aplikasi Outlook.
Langkah 2: Setelah meluncurkan Outlook, klik tab File.
Langkah 3: Klik tombol Opsi.
Langkah 4: Pilih Kalender.
Langkah 5: Di bawah menu Waktu Kerja, masukkan detail Waktu Mulai, Waktu Berakhir, Minggu Kerja, Hari Pertama Minggu Ini, dan Hari Pertama Tahun Ini.
Langkah 6: Klik OK untuk menyimpan perubahan.
2. Menciptakan Rapat
Membuat ulang rapat adalah cara memesan rapat baru menggunakan informasi dari rapat sebelumnya.
Dengan cara ini, alih-alih memasukkan detail peserta rapat, waktu, lokasi, dll. secara manual, Anda menghemat waktu dan tenaga dengan membuat ulang rapat lama.
Inilah cara melakukannya. Langkah 1: Luncurkan aplikasi Outlook.
Langkah 2: Pilih ikon Kalender di sebelah kiri layar Anda
Langkah 3: Arahkan kalender Anda ke tanggal rapat sebelumnya.
Langkah 4: Klik rapat tertentu, tahan tombol Ctrl dan seret rapat ke tanggal atau waktu yang Anda inginkan untuk rapat baru.
Langkah 5: Klik dua kali rapat baru yang dibuat, dan semua detail yang relevan akan ditampilkan sebagai terisi. Klik Kirim untuk mengirim undangan.
3.Membuat Rapat Dari Email
Saat Anda menerima email tentang acara dan ingin menyiapkan pertemuan dengan pengirim email, ikuti langkah-langkah di bawah ini. Langkah 1: Klik dua kali pada email yang akan Anda gunakan untuk mengatur janji sehingga jendela baru akan terbuka.
Langkah 2: Klik tombol elipsis (…) di sebelah kanan layar Anda tepat di samping nama pengirim email.
Langkah 3: Pilih opsi Rapat dan ini akan membuka jendela rapat baru.
Langkah 4: Nama atau alamat pengirim email harus sudah diisi secara otomatis di kolom Wajib. Namun, Anda perlu mengisi detail lain seperti Lokasi dan Waktu Rapat.
Langkah 5: Klik tombol Kirim.
4.Navigator Tanggal
Jika Anda ingin melihat janji temu atau rapat selama seminggu atau sebulan, navigator tanggal di Kalender dapat menyediakannya.
Langkah 1: Pilih ikon Kalender di sebelah kiri layar Outlook Anda.
Langkah 2: Di bagian atas layar Anda, seharusnya ada opsi untuk melihat Kalender Anda untuk Hari Ini, 7 Hari Ke Depan, Minggu Kerja atau Bulan.
Pilih tampilan yang Anda sukai.
5.Menggunakan Bahasa Alami untuk Memesan Waktu Mulai Rapat
Saat memesan rapat atau janji temu, Anda dapat memilih untuk menggunakan Navigator Tanggal untuk mendapatkan tampilan kalender Anda selama periode tersebut.
Alternatif untuk menggunakan opsi Date Navigator di Outlook adalah Natural Language. Berikut cara menggunakannya.
Langkah 1: Pada tab Beranda di Outlook, pilih Item Baru.
Langkah 2: Pilih Rapat atau Janji Temu tergantung pada preferensi Anda.
Langkah 3: Di bidang untuk Waktu Mulai alih-alih memilih tanggal dari kalender, cukup ketikkan waktu yang diusulkan dengan kata-kata. misalnya 7 minggu, Natal, Thanksgiving, dll.
Outlook harus mencantumkan tanggal.
6.Melihat Beberapa Kalender
Jika Anda ingin menyiapkan rapat dengan individu di Outlook, Anda dapat melihat kalender mereka untuk memeriksa waktu yang tepat untuk menjadwalkan rapat atau obrolan.
Namun, hal ini bergantung pada apakah Anda telah diberikan izin untuk melakukannya di Exchange atau individu tersebut merupakan bagian dari organisasi Anda. Begini cara kerjanya.
Langkah 1: Pilih ikon Kalender di sebelah kiri layar Outlook Anda.
Langkah 2: Di bagian atas layar Anda, klik opsi Buka Kalender.
Langkah 3: Jika Anda telah diberi izin untuk melihat Kalender melalui Exchange, pilih Buka Kalender Bersama. Namun, jika orang tersebut berada dalam organisasi Anda, pilih Dari Buku Alamat.
Jika Anda memiliki tautan ke kalender di internet, Anda juga dapat memilih Dari Internet.
Langkah 4: Masukkan nama atau tautan (tergantung pada opsi yang dipilih) individu tersebut dan pilih OK.
Anda harus mendapatkan tampilan kalender individu tersebut.
Mengatur Tanggapan Di Luar Kantor
Kiat di atas akan membantu Anda mengelola Kalender Outlook dengan lebih baik.
Namun, itu tidak lengkap karena ada trik lain yang dapat Anda lakukan di Outlook seperti menyetel Respons Di Luar Kantor dan Pengingat Serial.