8 Tips Tim Microsoft Teratas untuk Menggunakannya Seperti Pro:
Slack mengubah permainan perpesanan sejak debutnya pada Agustus 2013. Slack telah menggantikan email untuk komunikasi internal di banyak tim dan organisasi.
Sementara itu, Tim Microsoft mengambil alih Slack dengan lebih dari 13 juta pengguna dengan menggabungkannya dengan layanan Office 365.
Plus, ini mendapat manfaat dari ekosistem kuat Microsoft yang dibangun selama bertahun-tahun.
Jika penyiapan kantor atau organisasi Anda memiliki langganan Office 365, berkomunikasi dan berkolaborasi melalui Teams menjadi mudah. Mari kita lihat beberapa tip dan trik terbaik untuk pengguna Tim Microsoft untuk meningkatkan produktivitas mereka dan menggunakannya seperti profesional.
1.
Pintasan Keyboard
Pintasan keyboard dapat menghemat banyak waktu, terutama saat Anda menggunakan aplikasi seperti Teams. Anda kemungkinan besar akan menggunakannya sepanjang hari untuk berkomunikasi dengan rekan kerja.
Hanya ada dua jalan pintas yang perlu Anda ingat sebagai pemula untuk saat ini.
- / — tombol garis miring akan mengungkapkan semua perintah yang dapat Anda berikan menggunakan berbagai pintasan keyboard.
- /keys — daftar semua pintasan keyboard yang dapat Anda gunakan. Daftarnya agak panjang untuk dibagikan di sini.
Temukan dan ingat yang berguna bagi Anda.
Seperti yang terlihat di tangkapan layar, Anda akan mengetikkan dua pintasan ini di bilah pencarian di bagian atas untuk menemukan apa yang Anda cari.
2. Nama Grup
Obrolan merupakan fitur utama Microsoft Teams, tetapi mencari percakapan tertentu di dalam saluran bisa jadi sulit.
Anda dapat mengatasi masalah ini dengan memberi jendela obrolan atau grup itu nama yang bermakna. Misalnya, jika Anda sedang mendiskusikan panduan baru tentang Produk A, Anda dapat memberi nama jendela obrolan Bug Produk A.
Membuatnya lebih mudah untuk mencari di masa depan.
Untuk melakukannya, cukup klik ikon pensil di bagian atas jendela obrolan untuk mengedit, lalu beri nama.
Hanya berfungsi untuk obrolan grup dan bukan yang pribadi.
3. Teruskan Email
Di GT, kami jarang menggunakan email dan kebanyakan mengandalkan Slack untuk berkomunikasi satu sama lain.
Ini berfungsi untuk kami tetapi tidak berarti Anda dapat menghapus email sepenuhnya. Email ada di sini untuk tinggal.
Microsoft tahu itu, dan itulah mengapa memungkinkan pengguna untuk meneruskan email dengan lampiran ke saluran Tim dari domain email mana pun yang masuk daftar putih.
Tidak hanya itu, jika Anda mengklik Pengaturan lanjutan di layar berikutnya, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat mengirim email, dan itu juga dari domain tertentu, untuk mengurangi email yang tidak diinginkan.
4. Buat GIF
Berbagi GIF itu menyenangkan, tetapi membuatnya lebih dari itu.
Saya senang Teams mengizinkan anggota membuat GIF mereka sendiri, memungkinkan mereka menjadi kreatif dan mengurangi stres untuk mengimbangi diskusi yang serius.
Teams mengintegrasikan Giphy, tujuan GIF populer, untuk berbagi karya seni Anda dengan anggota tim lainnya.
5.
Bot
Mengotomatiskan tugas berulang menghemat waktu dan bot bisa bermanfaat. Teams memiliki sejumlah bot yang dapat Anda gunakan untuk keuntungan Anda.
Bot Siapa berguna untuk menemukan anggota tim di seluruh organisasi berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka. Misalnya, siapa pemasar produk utama X?
Bot bertindak seperti anggota tim, yang berarti Anda dapat mengobrol dengan mereka, mengajukan pertanyaan kepada mereka, dan mereka akan menjawab.
Bot lain termasuk bot Kalender untuk menemukan slot terbuka di kalender Anda serta anggota tim dan janji penjadwalan, Polly untuk membuat jajak pendapat dan mengumpulkan umpan balik, dan YellowAnt untuk terhubung dengan lebih dari 40 aplikasi untuk membuat alur kerja yang cerdas. Inilah cara Anda dapat membuat bot Anda sendiri.
6.
Tab
Teams hadir dengan fitur unik yang disebut Tab. Anda dapat mendedikasikan setiap tab ke satu sumber daya yang dapat berupa video, situs web, atau aplikasi.
Itu tergantung pada apa yang ingin Anda capai dengan itu. Menurut saya ini paling cocok untuk aplikasi yang ingin Anda gunakan saat bekerja dengan Teams.
Tab membuatnya sangat mudah untuk mengelola alur kerja dan menjaga bagian penting dari proses agar tidak tumpang tindih. Misalnya, Anda dapat membuat tab untuk Trello sehingga semua orang di tim dapat mengaksesnya dengan mudah.
Cukup klik ikon ‘+’ untuk memilih aplikasi. Perhatikan bahwa sudah ada tab untuk berbagi file.
7.
Penanda
Fitur Teams yang kecil namun sering diabaikan adalah opsi bookmark. Jika Anda menerima pesan penting tetapi ingin kembali lagi nanti, Anda dapat menandainya dan mengurusnya nanti.
Klik ikon menu di sebelah pesan untuk melakukannya.
8. Pembaca Imersif
Apakah seseorang berbagi dokumen dengan Anda? Alih-alih membacanya secara keseluruhan, Anda dapat menggunakan opsi Immersive Reader untuk melakukan dua hal.
Hapus semua gangguan sehingga hanya teks yang terlihat. Memudahkan untuk fokus pada dokumen atau pesan.
Anda juga dapat mendengarkan dokumen dengan kata-kata yang disorot secara real time. Fitur keren lainnya adalah terjemahan.
Anda dapat memilih pesan dan menerjemahkannya ke lebih dari 60 bahasa menggunakan Microsoft Translator.
Kerja Tim Sepanjang Jalan
Microsoft Teams adalah alat kolaborasi yang luar biasa, dan tidak perlu khawatir jika Anda sudah bekerja dengan produk Microsoft lainnya seperti Office 365. Semoga beberapa tips yang kami bagikan di atas akan membantu Anda menjadi lebih produktif.
Selanjutnya: Apakah Kotak Masuk Outlook Anda lepas kendali? Klik tautan di bawah untuk mempelajari cara menggunakan aturan untuk mengelola Outlook 365.