Berpindah dari Evernote ke Google Keep Notes and Docs: Pengalaman Saya:
Bulan lalu, saya menulis postingan mendetail yang menjelaskan mengapa saya memindahkan semua data dan file saya dari Dropbox ke Google Drive. Ini merupakan bagian dari upaya berkelanjutan saya untuk memindahkan semuanya ke satu platform.
Ide saya adalah menggunakan lebih sedikit aplikasi dan ekstensi/add-on demi konsistensi, keseragaman, dan integrasi yang lebih baik di seluruh platform dan UI.
Hari ini, saya akan membagikan pengalaman saya beralih dari Evernote ke Google Keep (sekarang disebut Keep Notes) dan Docs.
Mengapa saya memilih Google? Sebagian besar produk Google gratis atau lebih murah daripada pesaing. Selain itu, Google mendukung hampir semua platform utama.
Saya adalah penggemar berat aplikasi kalender Sunrise sebelum Microsoft membelinya dan mematikannya. Saya menggunakan aplikasi Newton untuk email, dan sekarang juga dimatikan.
Nasib Evernote juga tergantung pada keseimbangan karena perusahaan telah kehilangan CTO dan CFO-nya dan dikabarkan berada dalam spiral ke bawah tanpa pertumbuhan dalam beberapa bulan terakhir. Dalam skenario seperti itu, masuk akal untuk bertindak cepat dan beralih ke serangkaian alternatif yang andal.
Begitulah cara saya memulai.
1. Evernote ke Google Keep
Sementara Evernote menawarkan kemampuan untuk melihat semua buku catatan dan catatan Anda dengan jelas di sidebar, Google Keep menggunakan pendekatan yang berbeda.
Keep menawarkan antarmuka yang sederhana. Namun, tidak ada notebook atau sistem hierarki file di dalamnya.
Sebagai gantinya, Anda dapat membuat catatan yang dapat diberi kode warna untuk presentasi dan pengaturan yang lebih baik. Saya selalu menikmati aplikasi yang menarik secara visual dan senang mengetahui bahwa saya sekarang dapat memberi warna pada setiap nada.
Itu membuat pencarian info tentang proyek atau topik tertentu jauh lebih cepat. Saya juga menyukai gagasan bahwa saya dapat mengonversi Keep menjadi Google Docs dari dalam antarmuka.
Google Keep mengandalkan tag dan fitur pencarian canggih Google untuk membantu Anda menemukan apa yang Anda cari di catatan Anda. Jika Anda mencari struktur folder untuk memahami catatan dan ide Anda, Anda harus melihat Google Docs, tetapi lebih dari itu nanti.
Keep memungkinkan banyak pengguna untuk berkolaborasi dalam satu catatan secara gratis, tidak seperti Evernote. Anda memerlukan paket Plus Evernote untuk itu.
Saya sekarang dapat mengundang teman-teman untuk berkontribusi pada catatan daftar tugas dari semua kegiatan yang dapat kami ikuti dalam perjalanan kami. Evernote memungkinkan saya untuk membubuhi keterangan gambar dengan cepat.
Di Google Keep, saya bisa menggambar. Apakah itu catatan kosong baru atau yang sudah ada dengan foto, saya bisa berkreasi di sini.
Bagaimana dengan pengguna bisnis yang menggunakan obrolan dan presentasi kerja Evernote? Saya percaya Hangouts akan berfungsi dengan baik dalam situasi ini. Anda dapat menggunakannya untuk mengobrol atau melakukan panggilan video selama rapat.
Alih-alih menggunakan buku catatan dan catatan, kini Anda akan menggunakan folder dan file di Drive dan catatan di Keep. Di desktop Windows saya, saya menggunakan catatan tempel untuk membuat catatan pendek yang dapat saya hapus nanti dalam beberapa hari.
Tidak ada fitur sinkronisasi yang tersedia. Google Keep juga menggantinya.
Saya cenderung melupakan hal-hal yang seharusnya saya lakukan ketika saya bepergian. Keep membantu saya mencatatnya dengan cepat.
Saya membuat catatan untuk mencetak kartu kunjungan di toko percetakan lokal dan menambahkan pengingat lokasi. Saat saya berada di sekitarnya, Keep akan mengingatkan saya tentangnya.
Dengan Evernote, saya hanya dapat membuat pengingat berbasis waktu.
Satu area di mana Keep bersinar di atas Evernote adalah daftar.
Di Keep, saat saya membuat daftar dengan banyak item dan mencentangnya sebagai selesai, setiap entri berpindah ke bagian bawah daftar. Saat saya mulai mengetik item, Keep mengingatkan saya bahwa item tersebut sudah ada di daftar dan membantu saya menghindari duplikasi.
Fitur ini tersedia di banyak aplikasi daftar tugas seperti Todoist.
Contoh yang bagus untuk menggunakan daftar adalah dengan membuat catatan daftar belanja untuk rumah Anda dan membaginya dengan pasangan Anda.
Memudahkan untuk membeli bahan makanan dan mencentang item. Satu-satunya keluhan saya adalah saya tidak mendapat pemberitahuan ketika ada sesuatu yang dicentang dari daftar.
Baik Evernote dan Keep memungkinkan saya menangkap ide saat bepergian menggunakan teks, gambar, dan suara. Berbicara tentang suara, Keep lebih baik daripada Evernote di sini.
Semua memo suara akan dikonversi menjadi teks dan disimpan dalam catatan yang sama untuk dibaca nanti.
Kekurangan Keep
Ini tidak semua sinar matahari sekalipun. Yang tidak saya sukai dari Keep adalah caranya memperlakukan catatan dan daftar secara terpisah.
Catatan dapat berupa daftar dengan kotak centang atau catatan dengan teks, gambar, dan suara. Itu tidak bisa menjadi campuran dari keduanya.
Itu membuat frustrasi. Meskipun Notes kuat dan luar biasa, itu tidak terintegrasi dengan Kalender Google.
Google Docs melakukannya, mengapa Google Keep tidak bisa? Saya mengirim tweet ke tim, dan mereka meminta saya untuk mengirimkan permintaan fitur. Google juga memiliki aplikasi Tugas yang tidak mengintegrasikan Keep.
Di sisi positifnya, saya dapat menginstalnya di setiap perangkat yang saya miliki tidak seperti Evernote di mana di akun gratis saya, saya dibatasi untuk 2 perangkat. Menjadi produk Google, Keep akan menyarankan frasa secara otomatis saat Anda mulai mengetik, dan jika entri tersebut sudah ada dalam daftar Anda, itu akan mengingatkan Anda akan hal yang sama.
Anda kemudian dapat menghapus centangnya. Keep tidak mendukung teks kaya yang artinya saya tidak dapat menggunakan huruf tebal, miring, atau isyarat visual lainnya untuk membantu saya mengatur pemikiran saya dalam catatan seperti yang saya lakukan di Evernote.
Saya pernah membuat catatan yang sangat panjang dengan berpikir akan mudah untuk mencari teks di dalamnya, tetapi saya salah. Meskipun ada fitur pencarian untuk mencari teks di dalam catatan, tidak ada cara untuk mencari di dalam catatan.
Selama penelitian saya, saya menemukan bahwa ada batas label 99 di Keep. Ini bisa sangat membatasi jika Anda telah menggunakan Keep untuk waktu yang lama.
Kabar baiknya adalah batas label sebelumnya adalah 50 dan sepertinya telah meningkat baru-baru ini. Seiring popularitas alat tersebut meningkat, mungkin Google akan meninjau kembali keputusannya.
Di sisi lain, Evernote memungkinkan hingga 100.000 tag!
Evernote juga memiliki beberapa kekurangan. Sebagai pengguna gratis, saya menemukan bahwa saya tidak dapat menambahkan banyak gambar dalam satu catatan karena batas 25MB/catatan.
Berikut adalah daftar lengkap semua batasan, berdasarkan akun, untuk Evernote. Google perlu membuat daftar serupa.
2.
Evernote ke Google Docs
Sejujurnya, saya akan merindukan fitur buku catatan Evernote, tetapi saya telah menemukan solusinya — Google Docs. Di dalam Google Drive, saya dapat membuat sub-folder di dalam folder untuk menyimpan dokumen dan file saya.
Sekarang saya dapat menggunakan Drive dan Docs untuk meniru fungsi arsip Evernote. Sementara Evernote memungkinkan saya untuk masuk hanya dua tingkat dengan struktur foldernya, tidak ada batasan seberapa dalam saya bisa masuk dengan folder Google Drive.
Saya masih dalam proses mentransfer catatan, tetapi seperti inilah tampilannya saat ini. Ini akan mengambil bentuk yang lebih baik dari waktu ke waktu.
Saya melakukannya satu per satu tetapi ada cara untuk mengotomatiskan prosesnya. Lebih lanjut tentang itu nanti.
Google Drive juga memungkinkan saya untuk mencari di dalam dokumen dan file PDF secara gratis. Baik Drive maupun Evernote mendukung OCR, dan Anda tidak perlu membayar yang pertama seperti yang Anda lakukan untuk Evernote.
Saya menggunakan Documents sebagai lemari arsip untuk menyimpan catatan dan lampiran yang lebih bersifat jangka panjang. Sementara itu, saya menggunakan Google Keep untuk short-term notes yang sering saya hapus.
Keep lebih baik untuk teks, gambar, dan catatan audio.
Sangat mudah untuk mengonversi Google Doc menjadi Keep dan sebaliknya.
Berguna saat saya ingin menyimpan catatan Keep secara permanen. Fitur ini tidak ada untuk versi iOS dari aplikasi ini.
Saya tidak yakin mengapa iOS dikecualikan melihat begitu banyak aplikasi Google tersedia di platform itu. Evernote berfungsi seperti lemari arsip.
Anda dapat memperoleh hasil yang serupa dengan Keep dan Docs dengan bantuan ekstensi Simpan ke Google Drive. Dengan menggunakan itu, Anda dapat memotong halaman web dalam format HTML atau PDF.
Seperti Evernote, Google mendukung OCR dan juga dapat mencari teks di dalam gambar.
Halaman web yang saya butuhkan hanya untuk referensi cepat, saya simpan untuk tetap menggunakan ekstensi Chrome ini.
Google Documents juga mendukung teks kaya yang sangat hilang di Keep. Anda dapat membuat tautan ke Dokumen dan file lain di dalam Drive, serupa dengan cara Anda menautkan catatan/buku catatan lain di Evernote, tetapi hal yang sama tidak dapat dilakukan di Keep.
Itu membuat Docs semakin diperlukan. Saya harus setuju bahwa menggunakan kombinasi Google Docs dan Keep kadang-kadang dapat membantu saya.
Penelusuran Google bekerja secara terpisah di Drive dan Keep. Itu karena Keep bukan bagian dari Google Drive.
Namun, aplikasi seperti Slide dan Spreadsheet adalah bagian dari Drive dan juga tertaut ke Keep yang berguna untuk tabel dan presentasi. Meskipun saya tidak senang dengan pengaturan ini, Keep gratis dan dilengkapi dengan penyimpanan tak terbatas tidak dihitung untuk penyimpanan Google 15 GB gratis Anda.
Periksa panduan penyimpanan Google Drive kami tentang apa yang diperhitungkan dan apa yang tidak.
3. Cara Mentransfer
Ini adalah masalah terbesar yang saya hadapi sejauh ini.
Tidak ada cara untuk mengimpor catatan dan lampiran dari Evernote ke Keep secara langsung. Saya meminta Anda semua untuk membuka Keep dan menggunakan opsi umpan balik untuk mengirimkan permintaan fitur Evernote ke Keep.
Anda hanya dapat melakukannya di versi web, bukan di desktop atau aplikasi seluler.
Ada beberapa solusi yang akan saya bahas di bawah ini.
Lihat mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Cloud HQ menawarkan layanan gratis yang akan mencadangkan semua catatan Evernote Anda ke Google Drive secara gratis.
Mereka akan membuat file HTML untuk setiap catatan. Kami sudah tahu bahwa Drive mengintegrasikan Keep.
Anda kini dapat membuat catatan di Keep dari Dokumen. Bagian selanjutnya bisa menjadi proses yang membosankan, tetapi itu adalah satu-satunya alternatif yang tersedia saat ini.
Opsi kedua adalah menyalin semuanya secara manual, satu catatan dalam satu waktu. Itulah yang saya lakukan karena memberi saya lebih banyak kendali atas setiap aspek proses, dan memungkinkan saya melakukan pembersihan rumah.
Saya telah menghapus catatan lama, bahkan seluruh buku catatan, yang tidak lagi saya perlukan. Selama manual, dan proses transfer yang memakan waktu, saya menemukan catatan yang sudah lama terlupakan tetapi penting dengan potongan-potongan informasi yang bahkan tidak saya ingat.
Evernote ke Google Keep & Dokumen
Saya memiliki lebih dari 1000 catatan di Evernote, tetapi saya tidak lagi membutuhkan lebih dari setengahnya. Proses pemindahan catatan dari Evernote ke Docs dan Keep akan memakan waktu, tetapi ini akan semakin mengkonsolidasikan data saya, dan saya akan memiliki dua tempat lebih sedikit untuk mencari ide, catatan, dan file.
Kombinasi Google Docs dan Keep dapat menggantikan Evernote dan bahkan aplikasi daftar tugas tetapi dengan harga fitur yang lebih sedikit. Jadi pertanyaannya adalah apa yang Anda butuhkan? Lebih banyak fitur dan lebih banyak aplikasi dengan file dan data tersebar di seluruh web?
Atau, dapatkah Anda melakukannya dengan lebih sedikit fitur yang menawarkan aplikasi tetapi lebih stabil, konsisten di seluruh platform, dan integrasi yang lebih baik? Tentu, Anda mungkin harus mengambil jalan pintas di suatu tempat, dan sepenuhnya terserah Anda mana yang akan Anda potong.
Selanjutnya: Ingin menggunakan Google Drive seperti seorang profesional? Berikut adalah 5 aplikasi Chrome yang akan membantu Anda memaksimalkan Google Drive.