Cara Membuat Grup Email di Outlook:
Email tetap menjadi sumber utama komunikasi antara perusahaan, usaha kecil, konsumen, dan pemasar. Ada kalanya Anda perlu sering mengirim email yang sama ke sekelompok orang.
Alih-alih menambahkan kontak setiap kali di menu tulis email, Anda dapat membuat grup email di Outlook dan tidak perlu repot.
Setelah menyiapkan grup, Anda dapat memasukkannya ke dalam email dan mengirimkan satu pesan ke beberapa orang sekaligus.
Untuk lebih jelasnya, semua istilah seperti Grup Kontak, Daftar Kontak, Grup Email, atau Daftar Distribusi merupakan sama. Jadi, jangan bingung di antara mereka.
Penting bagi setiap pengguna Outlook saat dia berencana mengirim email massal ke grup penerima, termasuk karyawan, rekan kerja, atau teman. Email grup membantu setiap pengguna mengirim satu email ke beberapa penerima sekaligus, bukan aktivitas salin-tempel yang membosankan.
Lagi pula, hampir 400 juta pengguna email secara aktif mengandalkan Outlook sebagai media email utama mereka dan sangat sering menghadapi masalah ini. Posting ini akan menunjukkan cara membuat email grup di Outlook menggunakan metode default.
Mari kita mulai.
Apa itu Grup Email
Grup email (grup kontak) adalah kumpulan ID email untuk sering mengirim email. Saat admin mengirim email ke grup email, semua kontak di label grup tersebut menerima email yang sama.
Mirip dengan Siaran WhatsApp, di mana admin mengirim pesan ke daftar siaran, dan semua orang di grup menerima pesan tersebut.
Gunakan Kontak Outlook untuk Membuat Grup Email
Pada contoh di bawah ini, kita akan menggunakan web Outlook untuk membuat grup kontak. Trik ini akan bekerja pada semua platform seperti Chrome OS, Windows, Mac, dan bahkan Linux.
Berikut panduan langkah demi langkah tentang cara membuat grup Outlook untuk mengirim email massal. Langkah 1: Buka Outlook di web dan masuk menggunakan kredensial akun Microsoft.
Langkah 2: Web Outlook mengumpulkan aplikasi kecil seperti Kalender Outlook, Kontak Outlook, Microsoft To-Do, dan Catatan Tempel. Ketuk ikon Kontak Outlook.
Langkah 3: Layar berikut akan menampilkan semua Kontak Outlook yang telah Anda simpan di Outlook. Langkah 4: Arahkan kursor ke kontak yang ingin Anda tambahkan ke milis, lalu klik kotak centang untuk memilihnya.
Ulangi untuk setiap kontak yang ingin Anda masukkan ke dalam daftar.
Langkah 5: Pastikan setiap kontak yang Anda tambahkan memiliki email yang terkait dengannya.
Jika tidak, mereka tidak akan muncul di label saat Anda mengirim email kepada mereka nanti. Langkah 6: Setelah memilih setiap kontak, klik Tambahkan ke daftar lalu pilih Daftar kontak baru.
Langkah 7: Beri daftar nama yang relevan dan tekan Enter. Anda dapat membuat label sebanyak yang Anda inginkan di Outlook.
Jangan lupa beri mereka nama yang relevan seperti Keluarga, Kantor, Bisnis, Klien, dan lainnya.
Kirim Email Menggunakan Grup Email di Outlook
Sekarang setelah Anda membuat daftar dengan Outlook, saatnya mengirim email menggunakan Outlook. Ikuti langkah-langkah berikut ke daftar Kontak di Outlook.
Langkah 1: Buka Outlook di web. Langkah 2: Ketuk tombol Tulis di sudut kiri atas.
Langkah 3: Dari jendela Surat Baru, mulailah mengetik nama yang Anda berikan pada daftar kontak, lalu klik saran ketika muncul di bawah bidang teks. Langkah 4: Setelah memilih daftar kontak, isi email, lalu klik tombol Kirim untuk mengirimkannya ke semua orang di daftar grup.
Tidak seperti Gmail, web Outlook tidak menampilkan alamat email yang ditambahkan di menu tulis email. Itu hanya menampilkan nama grup kontak.
Itu mengecewakan karena Anda mungkin perlu memeriksa ulang nama kontak dan ID email sebelum menekan tombol Kirim.
Edit Grup Email di Outlook
Jika Anda baru saja memperluas grup keluarga atau grup kantor dengan anggota baru, Anda ingin menambahkannya ke grup Kontak Outlook. Lakukan langkah-langkah di bawah grup email edit.
Langkah 1: Buka Kontak Outlook di web. Langkah 2: Pilih Semua Daftar Kontak dari menu hamburger.
Langkah 3: Pilih daftar Kontak yang ingin Anda edit. Langkah 4: Ketuk tombol Edit di Daftar Kontak.
Langkah 5: Di sini, Anda dapat mengetikkan nama kontak atau alamat email untuk menambahkannya ke grup kontak email.
Langkah 6: Jika Anda ingin menghapus kontak yang ada, ketuk tanda x di sebelahnya.
Kiat Pro: Jika Anda ingin mengurangi kebingungan di antara grup yang dibuat, tambahkan deskripsi untuk grup email.
Batasan Grup Outlook
Sebelum melanjutkan dan mulai membuat grup email Outlook, Anda perlu memahami beberapa batasan metode ini.
- Meskipun Anda dapat dengan mudah mengirim email grup di Outlook, membuat grup email adalah proses manual dan memakan waktu. Selain itu, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah menambahkan ID email dari setiap kontak yang ingin Anda tambahkan ke grup tersebut.
- Tindak lanjut email sulit dilakukan.
Katakanlah Anda telah mengirim email ke sekelompok orang. Beberapa dari mereka menjawab sementara beberapa tidak.
Anda harus membuat draf tindak lanjut email individu untuk setiap alamat email dan mengirim beberapa email secara manual.
- Grup Outlook tidak memiliki personalisasi. Anda tidak dapat menyesuaikan email grup untuk penerima individu.
Ingat, Anda menulis email untuk grup dan bukan untuk satu orang. Email umum tidak akan memberikan kesan yang baik dibandingkan dengan email yang detail dan dibuat khusus.
Kirim Email Massal di Perjalanan
Grup email bisa menjadi berkah bagi seseorang yang menangani email yang sama ke sekelompok orang.
Ini adalah tambahan yang harus dimiliki untuk usaha kecil dan menengah juga. Pada tingkat individu, itu mendeklarasikan proses email dan menghemat sumber daya dan waktu untuk Anda.
Selanjutnya: Tahukah Anda bahwa pengguna dapat menghapus otomatis email yang tidak relevan di Outlook? Baca posting di bawah ini untuk mempelajari cara menyiapkan aturan untuk hapus otomatis di Microsoft Outlook.