Cara Membuat Template Email di Microsoft Outlook:
Salah satu cara terbaik untuk menghemat waktu pada tugas yang berulang merupakan dengan membuat template. Templat membantu menyediakan struktur atau formulir untuk konten apa pun.
Misalnya, di Microsoft Outlook, pengguna dapat membuat template email alih-alih membuat email dari awal setiap saat.
Templat email ini berguna saat email keluar memiliki konten yang sama atau struktur serupa.
Untuk membuat template email di Microsoft Outlook, pengguna dapat menggunakan fitur Quick Parts atau add-in My Templates. Begini cara kerjanya:
Buat Template Email Menggunakan Bagian Cepat di Microsoft Outlook
Bagian Cepat adalah galeri di Microsoft Outlook yang berisi konten yang dapat digunakan kembali seperti teks dan gambar.
Pengguna dapat dengan mudah memilih item ini dan memasukkannya ke dalam email, permintaan rapat, tugas, dll. Berikut cara menggunakan Bagian Cepat untuk membuat template email:
Catatan: Microsoft memperkenalkan Quick Parts di Outlook 2007 untuk menggantikan AutoText yang ada di versi sebelumnya.
Langkah 1: Luncurkan Microsoft Outlook di komputer Anda.
Langkah 2: Dari Pita, pilih Email Baru untuk membuat email yang akan disimpan sebagai template.
Langkah 3: Sorot teks surat.
Langkah 4: Klik pada tab Insert dan pada grup Text, klik pada drop-down Quick Parts.
Langkah 5: Dari opsi yang tercantum, pilih Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat untuk membuka kotak dialog.
Langkah 6: Di dalam kotak dialog, isi detail yang relevan untuk bidang di bawah ini:
- Nama: Ini adalah pengidentifikasi unik untuk setiap entri.
Bagian Cepat mencantumkan nama dalam urutan abjad. Anda akan menemukan ini sangat berguna ketika Anda memiliki beberapa entri.
- Galeri: Outlook membantu Anda menyimpan konten Bagian Cepat ke galeri tertentu.
Ini sangat membantu ketika Anda memiliki banyak templat yang disimpan.
- Kategori: Anda harus tetap menggunakan Umum kecuali jika Anda membutuhkan pengelompokan tambahan untuk templat Anda. Kategori seperti sub-folder, dan milik galeri.
- Deskripsi: Ini adalah komentar yang membantu menjelaskan setiap entri atau template.
Anda tidak pernah melihat atribut ini jadi tidak perlu repot tentang itu.
- Simpan Di: Untuk memastikan konten tersedia untuk digunakan dalam email Outlook, gunakan NormalEmail.dotm. Anda juga dapat mengisolasi entri Anda berdasarkan template.
- Opsi: Atribut ini membantu menentukan cara Anda menyisipkan setiap entri.
Langkah 7: Klik OK untuk menyimpan detail entri baru Anda.
Anda selalu dapat mengakses entri ini untuk berbagai tujuan, termasuk membuat email.
Langkah 8: Untuk menggunakan template baru, buka bagian email tempat Anda ingin template muncul.
Langkah 9: Pilih Quick Parts dan klik template yang akan digunakan.
Catatan: Semua item yang disimpan di Quick Parts hanya tersedia secara lokal di PC.
Buat Template Email Menggunakan Add-In Template Saya
Template Saya adalah add-in yang disediakan oleh Microsoft untuk memfasilitasi entri teks sekali klik. Dengan fitur ini, pengguna dapat menyimpan frasa yang sering digunakan dan menambahkannya ke email bila diperlukan.
Fitur ini sudah diinstal sebelumnya di Outlook; namun, pengguna harus memiliki akun email dengan server Microsoft Exchange. Berikut cara menggunakan add-in Template Saya:
Catatan: Add-in Templat Saya tersedia di Microsoft Outlook 2019, 2016, dan 2013 serta Microsoft 365.
Langkah 1: Luncurkan Microsoft Outlook.
Langkah 2: Dari Pita, pilih Email Baru.
Langkah 3: Pada tab Messages dan di dalam grup My Templates, klik View Templates.
Catatan: Jika add-in Lihat Template belum dikonfigurasikan sebelumnya di Pita Outlook, pilih File dan Kelola Add-In untuk menginstalnya.
Langkah 4: Pada kotak dialog baru, klik Template.
Langkah 5: Di kotak teks kosong, berikan judul dan isi email.
Langkah 6: Klik Simpan untuk memastikan template tersedia kapan pun Anda membutuhkannya.
Langkah 7: Klik template yang baru dibuat untuk mentransfernya ke badan email.
Catatan: Templat yang dibuat menggunakan add-in Templat Saya disimpan di kotak surat Anda dan dapat diakses dari mana saja.
Membuat Template Email di Gmail
Baik menggunakan fitur Quick Parts atau add-in My Templates, Anda dapat dengan mudah membuat template sederhana di Microsoft Outlook. Anda juga dapat membuat Template di aplikasi email lain seperti Gmail menggunakan Gorgias.