Cara Mengelola File dan Folder Secara Efisien di Windows 10:
File dan folder cenderung menumpuk dari waktu ke waktu di komputer Windows kita. Kami sering akhirnya membeli hard disk eksternal dan segera meningkatkannya juga.
Sudah waktunya Anda memeriksa seni halus mengelola file dan folder di komputer Windows 10.
Sama seperti rumah kami, kami juga suka menyimpan sampah di komputer.
Bagaimana jika ‘kita membutuhkannya suatu hari nanti’ merupakan kisah yang kita ceritakan pada diri kita sendiri. Dan sebelum kita menyadarinya, ada terlalu banyak folder dan file.
Apakah Anda tahu apa masalah lainnya? Menyimpan file itu mudah, mencari, dan mengambilnya sulit. Mari kita lihat apa yang bisa kita lakukan.
1.
Bongkar/Hapus File
Ada begitu banyak data di komputer kami, tetapi kami tidak menggunakan setengahnya setiap hari. Mungkin, bahkan lebih.
Dan kami tidak membutuhkan banyak file ini. Mereka sudah tua, mubazir, dan tidak lagi melayani tujuan mereka.
Saya sarankan Anda menghapus file dan folder ini atau memindahkannya ke hard disk eksternal atau pen drive. Itu harus mengosongkan banyak ruang, memberi ruang bagi sampah baru di masa depan.
2.
Struktur Folder
Saya perhatikan beberapa teman saya suka menyimpan semua file di dalam satu folder. Mereka semua.
Itu hanya manajemen yang malas dan buruk. Buat folder dan sub-folder dalam struktur logis.
Dengan begitu, semuanya akan rapi, dan Anda akan lebih mudah menelusuri folder yang dibutuhkan. Klik kanan di mana saja untuk membuat folder baru atau gunakan bilah atas.
Coba gunakan pulpen dan kertas atau alat pemetaan pikiran untuk membuat struktur yang masuk akal. Pindahkan file ke folder ini dan terus sesuaikan sesuai kebutuhan.
Salah satu contohnya adalah membuat struktur folder berdasarkan perusahaan, kota, departemen, orang, dan proyek.
3. Jangan Gunakan Notepad
Banyak pengguna memiliki kebiasaan aneh.
Mereka menggunakan Notepad untuk membuat catatan cepat. Itu tidak efisien.
Gunakan aplikasi pencatat sebagai gantinya. Kami telah membahas begitu banyak hal selama bertahun-tahun di GT.
Ini akan membantu Anda membuat catatan yang lebih baik, mencari, dan mengedit, dan melakukan lebih banyak lagi. Berapa banyak file teks yang dapat Anda buat, dan bagaimana Anda mencari kontennya?
4.
Beri Nama Secara Logis
Ini adalah kesalahan lain yang dilakukan banyak pengguna komputer. Mereka tidak menamai file dan folder mereka dengan benar.
Itu menyulitkan mereka untuk menemukan hal yang sama nanti. Beri nama file dan folder Anda secara logis sehingga Anda dapat mencarinya bahkan setelah bertahun-tahun.
Jangan gunakan huruf atau angka acak.
Jangan menggunakan singkatan, tetapi gunakan nama lengkap untuk mempermudah pencarian dan penemuan.
Salah satu contoh dapat menetapkan nomor. Beri nama file 001, 002, dan 003 jika Anda harus dan laporan Microsoft, Profil Steve Jobs, dan sebagainya.
Selalu gunakan ejaan yang benar jika diperlukan atau urutan logis dalam hal angka.
5. Menggunakan Data Meta
Melihat tab Lihat di dalam folder? Anda dapat menggunakannya untuk mengurutkan data dengan berbagai cara.
Beberapa contohnya adalah nama, tanggal, tag, ukuran, jenis file, penulis, judul, dan lainnya. Anda juga dapat mengubah ukuran ikon yang memungkinkan Anda melihat lebih banyak atau lebih sedikit file di ruang yang sama.
Juga, periksa fitur Kelompokkan menurut dan Tambahkan kolom. Anda dapat memilih untuk mengelompokkan file dan folder serupa dan menambahkan kolom yang menampilkan lebih banyak metadata.
Anda kemudian dapat mengaturnya dalam urutan naik atau turun.
6.
Aplikasi Penyimpanan Awan
Perhatikan bagaimana saya memiliki tiga folder penyimpanan cloud yang berbeda pada tangkapan layar di atas? Itu karena semua file dan folder saya yang jarang saya gunakan disimpan di HDD. Sisanya disimpan di aplikasi cloud ini.
Satu-satunya folder yang tersisa berisi beberapa file audio dan video lama dan sulit ditemukan.
Gunakan Google Docs atau Microsoft Office untuk membuat dan menyimpan dokumen.
Anda juga dapat menggunakannya untuk menyimpan file lain secara online, mengosongkan penyimpanan offline untuk hal-hal yang sangat penting dan sensitif. Menggunakan penyimpanan cloud juga akan melindungi data Anda dari kerusakan yang tidak disengaja akibat kebakaran, air, pencurian, jatuh, kegagalan, kesalahan, dan lainnya.
Anda juga tidak perlu menyimpan salinan duplikat dari file yang sangat penting itu. Dan jika Anda melakukannya, itu akan menghabiskan lebih sedikit ruang di komputer Anda.
7.
Sembunyikan File
Sebagian besar pengguna tidak memperhatikan untuk menyembunyikan file atau tidak mengetahui cara melakukannya. Klik kanan pada file apa pun, tinggalkan file sistem, dan Anda akan menemukan opsi untuk menyembunyikan file di bawah menu Properties.
Anda juga dapat menyembunyikan, memperlihatkan, dan melihat file dan folder tersembunyi dari tab Lihat di File Explorer. Itu cara yang rapi untuk membersihkan kekacauan tanpa harus menghapus atau bahkan memindahkan file dan folder.
Pelajari cara menggunakannya secara efektif untuk mengelola file dan folder di komputer Windows 10.
8. Menu Akses Cepat
Anda akan menemukan menu Akses cepat di sidebar kiri di File Explorer.
Cara mudah untuk mengakses file dan folder yang paling sering digunakan dengan cepat.
Telusuri file atau folder yang ingin Anda tambahkan dari sidebar itu sendiri, klik kanan, dan pilih Pin to Quick access untuk menambahkannya di sana.
9.
Cari Lebih Cepat dan Lebih Baik
Pencarian default Windows 10 tidak cukup baik. Anda dapat mencari aplikasi di menu Mulai dan file di File Explorer.
Meskipun keduanya bekerja, keduanya biasa-biasa saja. Ada alat pencarian yang jauh lebih baik dan lebih cepat di luar sana yang dapat Anda gunakan untuk mencari dan menemukan apa pun di komputer Anda.
Periksa mereka.
Kemampuan berorganisasi
Windows 10 hadir dengan banyak cara untuk mengelola dan mengatur file dan folder di komputer Anda. Hanya saja kebanyakan orang tidak tahu caranya atau tidak sempat mendalami menunya.
Setelah Anda melakukannya dan mulai berpikir secara logis, mengelola file dan folder menjadi lebih mudah. Juga, sangat penting untuk memahami bahwa ini adalah sebuah proses.
Anda harus melakukan pembersihan rumah dari waktu ke waktu. Ini bukan sistem yang ditetapkan dan dilupakan.
Saat Anda membuat dan menyimpan lebih banyak file dan folder, Anda akan melihat bahwa semuanya menjadi tidak terkendali lagi. Mungkin, setiap beberapa bulan sekali?
Selanjutnya: Punya sesuatu yang sensitif yang ingin Anda sembunyikan dan lindungi? Klik tautan di bawah untuk mempelajari cara mengunci file dan folder di komputer Windows 10 Anda.