Cara Mengunci Zoho Writer Saat Berkolaborasi dan Trik Keren Lainnya:
Jika Anda sering menggunakan pengolah kata seperti Google Docs atau Zoho Writer, Anda harus tahu bahwa membuat dokumen yang sempurna biasanya memerlukan banyak penulisan ulang dari awal. Baik itu penambahan kalimat baru atau koreksi kekurangan sebelumnya.
Situasinya relatif mudah jika Anda mengerjakan dokumen sendirian.
Namun, jika Anda berkolaborasi dengan anggota tim, penting bagi Anda untuk mengetahui cara menyederhanakan pengalaman.
Lagi pula, Anda tidak ingin kolega Anda bekerja dan mengerjakan ulang blok yang sama tanpa henti. Untungnya, Zoho Docs (penulis) hadir dengan opsi bagus yang memungkinkan Anda mengunci bagian tertentu dari dokumen saat berkolaborasi dengan orang lain.
Oleh karena itu, dalam postingan hari ini, kami akan membahas cara mengunci Zoho Writer selama kolaborasi dan fitur lanjutan lainnya.
Cara Mengunci Konten Terpilih untuk Kolaborasi
Langkah 1: Setelah Anda menyelesaikan bagian dokumen Anda, klik tombol Review di bagian atas.
Langkah 2: Selanjutnya, pilih cuplikan teks yang ingin Anda kunci.
Klik ikon Kunci kecil di bagian atas dan pilih Kunci Konten yang Dipilih, dan itu saja.
Sekarang, setiap kali seseorang di grup bersama Anda mengeklik blok teks itu, mereka akan melihat ikon Gembok kecil dan pesan yang mengatakan, “Konten telah dikunci oleh…” untuk diedit.
Catatan
Cara Mengizinkan Pengeditan untuk Orang Tertentu
Namun, kita semua tahu bahwa mengerjakan dokumen yang sama dengan orang lain belum tentu merupakan pekerjaan hitam putih. Ada kalanya Anda ingin blok teks diedit hanya oleh anggota tertentu di tim Anda.
Dalam situasi seperti ini, tentunya Anda tidak ingin membuat draf email lagi yang merinci siapa yang akan mengedit bagian mana dan sejenisnya. Saat itulah fitur Lanjutan Zoho Writer mulai digunakan.
Untuk mengaktifkannya, masuk ke mode Review dan klik ikon Lock. Selanjutnya pilih pada Advanced Options.
Sekarang, tambahkan alamat email orang yang ingin Anda beri izin eksklusif dan tekan tombol Kunci. Itu saja!
Tip Keren
Cara Menyamarkan Teks
Sekali lagi, jika Anda merupakan pemilik dokumen dan ingin menyunting atau menyamarkan blok teks tertentu, Zoho Writer memungkinkan Anda melakukannya.
Ini berguna saat Anda harus menambahkan data sensitif dan tidak ingin semua orang di tim Anda membacanya.
Namun, Mask tidak berfungsi seperti kebanyakan alat, yang berarti Anda tidak dapat memilih cuplikan teks dan menutupinya.
Sebagai gantinya, Anda harus mengklik ikon dan kemudian memasukkan data. Langkah 1: Alat untuk tugas ini adalah Topeng, dilambangkan dengan ikon mata kecil di bagian atas.
Tempatkan kursor Anda di mana Anda ingin menambahkan teks dan klik di atasnya. Itu akan menambahkan kotak teks yang dilambangkan dengan garis putus-putus.
Langkah 2 : Sekarang, tambahkan teks, dan itu saja.
Meskipun Anda dapat melihat teks berwarna abu-abu, kolaborator lain akan melihat garis yang ditandai dengan tanda bintang.
Yap, sama seperti film-film lama FBI itu.
Cara Menjeda Kolaborasi di Zoho Writer
Untungnya, proses untuk menjeda kolaborasi sangat mudah. Cukup beralih ke mode Review dan klik toggle for Pause Collaboration di bagian atas.
Setelah selesai, Anda akan melihat peringatan di bagian atas bahwa tidak ada kolaborator Anda yang dapat mengedit dokumen. Sebaliknya, kolaborator akan melihat bahwa dokumen diperiksa oleh salah satu anggota tim Anda.
Pemilik Viewer
Jadi, lain kali Anda melihat dokumen diperiksa, Anda akan tahu apa yang harus dilakukan, alih-alih mengklik tombol dan alat yang berbeda.
Bonus Kiat dan Trik Zoho Writer
1. Cara Melihat Riwayat Dokumen
Saat Anda sering berkolaborasi dalam satu dokumen, penting bagi Anda untuk mengetahui siapa yang membuat perubahan dan kapan.
Beruntung bagi kami, Zoho Writer hadir dengan fitur Riwayat Tampilan yang bagus. Dengannya, Anda tidak hanya dapat melihat siapa yang membuat perubahan, tetapi Anda juga dapat melihat tambahan terbaru pada suatu versi.
Plus, Anda juga dapat membandingkan versi yang berbeda, jika diperlukan. Langkah 1 : Klik ikon Lihat Riwayat di bagian atas (dilambangkan dengan pengatur waktu pasir).
Sekali lagi, Anda akan menemukannya dalam mode Review.
Langkah 2 : Sekarang, ini akan menampilkan versi yang berbeda di panel kanan.
Klik tombol Bandingkan Versi di bagian atas, untuk membandingkan versi.
Untuk melihat tambahan terbaru, klik tombol See What’s Changed dan pilih waktunya.
Semua tambahan teks baru bersama, dengan jeda baris akan disorot.
2.
Melacak Perubahan
Meskipun Writer memiliki beberapa kemampuan pelacakan yang serius, kadang-kadang menjadi terlalu rumit untuk melewati semuanya. Jika Anda adalah seseorang yang perlu meninjau perubahan dengan cara yang sangat mendesak, opsi terbaik adalah mengaktifkan fitur Lacak Perubahan.
Seperti yang mungkin sudah Anda duga, ini menyoroti semua perubahan terbaru. Dan terserah pemilik untuk menerima atau menolak perubahan ini.
Untuk mengaktifkan Lacak Perubahan, alihkan tombol di bagian atas. Anggota tim akan melihat tombol hijau menyala di bagian atas.
Anda akan melihat nama dan waktu saat perubahan dilakukan. Bahkan jeda baris terkecil dilacak dalam mode ini.
Sebagai pemilik, yang harus Anda lakukan hanyalah mengeklik highlight dan menerima/menolak perubahan.
Setelah selesai, teks akan mengambil warna teks default.
3.
Gunakan Notifikasi Email Bawaan
Ingin mengumumkan beberapa perubahan baru terkait dokumen bersama Anda? Tidak perlu menulis email terpisah. Sebagai gantinya, Zoho Writer memungkinkan Anda memberi tahu mereka melalui opsi email dari dalam alat.
Klik pada ikon Surat kecil di bagian atas. Nama kolaborator akan ditambahkan secara otomatis.
Yang perlu Anda lakukan hanyalah menambahkan subjek dan badan, lalu tekan tombol Kirim.
Berkolaborasi dengan Cerdas
Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda harus mengandalkan penerusan email untuk berkolaborasi dalam sebuah dokumen. Layanan pengolah kata seperti Google Docs dan Zoho Writer menghilangkan rasa frustrasi melalui fitur kolaborasi cerdas mereka.
Mereka membantu Anda melacak perubahan dan memungkinkan Anda merampingkan pekerjaan Anda dan menghemat waktu dalam prosesnya. Selanjutnya: Berbicara tentang manajemen waktu, jika Anda kebetulan memiliki ponsel Android dengan Android Pie, lakukan melalui pos di bawah ini untuk menjadi monster produktivitas.