Nonaktifkan Opsi Balas Semua atau Teruskan pada Email di MS Outlook:
Bayangkan layanan email atau
klien email desktop
tanpa
Membalas
,
Maju
dan
Membalas semua
pilihan. Menyedihkan, bukan? Memang.
Tanpa opsi ini, akan sangat sulit untuk berkomunikasi di utas email dan memberikan makna yang meyakinkan untuk masalah tersebut. Sebaliknya, terutama di organisasi, ada kalanya Anda perlu mengirim pesan massal dengan menempatkan sebagian besar penerima di kolom CC.
Dan dalam beberapa kasus Anda ingin penerima tidak membalas semua atau meneruskan pesan itu karena Anda tahu betapa drastisnya hal itu dapat mencekik ruang server dan bandwidth. Salah satu cara untuk mencegahnya merupakan dengan meletakkan semua penerima di bidang BCC.
Setelah itu selesai, jika ada yang memilih untuk Membalas Semua, penerima BCC tidak akan membuka utasnya. Namun, itu tidak terlalu menarik.
Kolom CC dan To memiliki daya tarik dan signifikansi tersendiri. Oleh karena itu, kami akan membahas solusi untuk mencegah penerima email melakukan Balas Semua dan/atau Teruskan di MS Outlook (karena, itulah yang digunakan sebagian besar organisasi).
Langkah-langkah Membuat Formulir Surat Khusus
Kami akan membuat formulir surat khusus dan menentukan item apa yang tidak boleh tersedia bagi penerima email. Kita akan melihat langkah-langkahnya di MS Outlook 2007.
Langkah-langkahnya kurang lebih sama di versi lain. Langkah 1: Buka antarmuka Outlook dan arahkan ke Tools -> Forms -> Design a Form .
Langkah 2: Lihat di Standard Forms Library , pilih Message dan klik tombol Open.
Langkah 3: Di jendela berikutnya, alihkan ke tab Tindakan.
Langkah 4: Klik dua kali pada salah satu atau kedua Tindakan (Balas ke Semua dan Teruskan). Dialog properti akan muncul.
Hapus centang pada kotak centang Diaktifkan dan klik Ok .
Kembali ke Jendela Tindakan, kolom paling kiri terhadap tindakan yang dipilih harus memiliki nilai “Tidak”.
Langkah 5: Beralih ke tab Properti dan periksa opsi membaca Kirim definisi formulir dengan item.
Langkah 6: Pada pita, klik Terbitkan dan pilih untuk Terbitkan Formulir Sebagai.
Langkah 7: Pilih opsi Look in sebagai Personal Forms Library , beri nama yang tepat untuk formulir tersebut dan tekan Publish .
Langkah 8: Sekarang, tutup formulir desain.
Anda akan ditanya apakah Anda ingin menyimpan perubahan. Klik Tidak di sini, Anda telah menyimpan formulir Anda.
Jika Anda mengirim email menggunakan formulir ini, penerima tidak akan dapat Membalas Semua dan/atau Meneruskan pesan tersebut, seperti yang telah Anda tetapkan.
Langkah-langkah untuk Menggunakan Formulir Kustom
Berikut cara mengirim pesan email menggunakan formulir kustom yang baru saja kita tentukan. Langkah 1: Arahkan ke Alat -> Formulir -> Pilih Formulir.
Langkah 2: Lihat di Perpustakaan Formulir Pribadi , pilih formulir yang telah kita tentukan sebelumnya dan klik tombol Buka.
Langkah 3: Di jendela berikutnya, tulis dan kirim email seperti biasa.
Itu dia.
Penerima akan menonaktifkan opsi Balas Semua dan Teruskan.
Bahkan pintasan keyboard terkait tidak akan berfungsi untuk item ini.
Kesimpulan
Anda harus membuat formulir seperti itu jika Anda perlu mengirim email massal sesekali ke kolega atau karyawan Anda, yang memiliki konten agak rahasia.
Metode ini berfungsi di mana pun MS Outlook melakukannya.