Panduan Berbagi File Google: Semua FAQ Dijawab:
Google Drive menyediakan serangkaian opsi penyimpanan dan alat produktivitas berbasis cloud yang fantastis, tetapi yang membuat layanan ini lebih baik merupakan sejumlah fitur kolaboratif yang disertakan di dalamnya. Anda tidak lagi harus mengerjakan dokumen sendirian ketika kolega Anda dapat mengedit dan memberi komentar secara bersamaan – ya, semuanya secara real time.
Namun, kemampuan berbagi file Google Drive mungkin terasa luar biasa pada awalnya. Jadi mari kita tarik napas dalam-dalam dan selami beberapa pertanyaan yang dapat muncul saat menghadapi semua kehebatan ini!
Baca Juga: Selesaikan Pencadangan dan Pemulihan Android: Satu-Satunya Panduan yang Anda Butuhkan
T.
Bagaimana Saya Bisa Berbagi File?
- Google Drive sangat memudahkan untuk melakukan berbagi file pribadi. Cukup klik kanan file, lalu klik Bagikan untuk membuka pop-up Bagikan Dengan Orang Lain.
Ke bidang Orang, masukkan alamat email siapa saja yang ingin Anda ajak berbagi file.
Google Drive harus segera menyarankan kontak yang ada saat Anda mengisi, membuat seluruh proses menjadi mudah.
Anda siap untuk mulai berbagi sekarang.
Oh tunggu! Apakah Anda baik-baik saja dengan izinnya?
T. Bagaimana cara Memodifikasi Izin?
- Tanyakan saja pada diri sendiri apa sebenarnya yang ingin Anda capai dengan membagikan file tersebut dan Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang izin yang diperlukan untuk setiap kolaborator.
Secara default, Google Drive memberikan izin pengeditan penuh kepada semua orang.
Namun, Anda dapat mengubahnya secara instan dengan mengeklik panah Bawah di samping bidang Orang.
Pilih Dapat Mengedit untuk memberikan hak pengeditan penuh, Dapat Mengomentari untuk membatasi kolaborator hanya berkomentar, atau Dapat Melihat untuk sepenuhnya mengunci dokumen dalam mode hanya-baca.
Catatan:
T. Dapatkah saya Mengubah Izin Setelah Berbagi?
- Berbagi dokumen dengan orang lain belum final.
Google Drive memberi Anda kendali penuh bahkan setelah Anda memberikan izin penuh. Klik Tingkat Lanjut pada kotak pop-up Bagikan Dengan Orang Lain untuk melihat daftar orang yang Anda ajak berbagi dokumen.
Izin untuk setiap orang dapat dimodifikasi melalui ikon panah Bawah khusus yang ditempatkan dengan nyaman di sebelah setiap nama.
Anda juga dapat sepenuhnya menghapus akses ke seseorang dengan mengklik x.
T. Bisakah Saya Membagikan File Secara Publik?
- Berbagi pribadi tidak masalah, tetapi bagaimana jika Anda ingin membuat file tersedia untuk hampir semua orang? Nah, Anda juga bisa melakukannya.
Gunakan opsi Dapatkan Tautan yang Dapat Dibagikan untuk menghasilkan tautan publik – Anda juga dapat memilih untuk membagikan tautan secara langsung melalui Gmail, Google Plus, Facebook, atau Twitter langsung dari dalam Google Drive itu sendiri.
Jika diperlukan, Anda dapat mengubah izin bagi orang yang mengakses file melalui tautan. Klik Ubah di bawah Siapa yang Memiliki Akses dan gunakan menu tarik-turun di samping Akses untuk memilih antara Edit, Komentar, atau Lihat.
Anda selanjutnya dapat mengubah cara kerja tautan setelah Anda mempostingnya di suatu tempat. Pilih Aktif – Publik di Web agar siapa pun dapat menemukan dan mengakses file, atau Aktif – Siapa Saja Dengan Tautan untuk membatasi akses hanya kepada orang yang memiliki tautan.
Jika ingin menonaktifkan link, pilih saja Off – Specific People. Konfigurasi berbagi pribadi Anda harus tetap utuh.
Baca Juga: Cara Menggunakan dan Menyinkronkan Lebih dari Satu Akun Google Drive di Windows
T. Bisakah Saya Membagikan Seluruh Folder?
- Tentu saja, Anda bisa.
Cukup klik kanan folder yang ingin Anda bagikan dan klik opsi Bagikan. Semuanya berfungsi sama seperti dengan berbagi file individual.
Hal yang sama berlaku untuk berbagi tautan publik.
Catatan:
T. Bagaimana dengan Berbagi Seluruh Google Drive?
- Tidak, Anda tidak bisa melakukan itu.
Ini adalah masalah umum, terutama saat Anda ingin berbagi seluruh drive dengan perusahaan atau rekan kerja. Sayangnya, Google tidak begitu akomodatif.
Sebelum Anda melanjutkan dan mengambil tindakan ekstrim – seperti membagikan email dan kata sandi Anda – tunggu sebentar!
Ada solusinya dan itu melibatkan pembuatan folder master – tidak ada yang menakutkan, hanya folder lain.
Klik kanan di dalam drive, pilih Folder Baru untuk membuat folder, lalu pindahkan semua yang ada di dalam folder itu.
Terakhir, bagikan saja folder seperti yang Anda lakukan dengan folder lain dan voila! Itu tidak cantik tapi itu berhasil.
Kiat Pro:
T. Dapatkah saya Berbagi File dengan Pengguna Non-Gmail?
- Anda bisa.
Namun, kolaborator Anda harus memiliki Akun Google sebelum mereka dapat mengedit atau mengomentari dokumen — jika tidak, mereka akan dibatasi hanya untuk melihat sesuatu.
Jika Anda tidak mengetahuinya, membuat Akun Google tidak memerlukan akun Gmail – hampir semua alamat email dapat digunakan. Itu seharusnya membuat meyakinkan orang untuk membuat Akun Google menjadi lebih mudah!
T.
Bagaimana cara Mencegah Pengunduhan File?
- Anda ingin berbagi file atau folder. Anda juga ingin menghentikan orang mengunduhnya.
Kecuali orang tersebut memiliki izin mengedit, Anda dapat mencegah hal itu terjadi.
Di bawah pengaturan Berbagi lanjutan, ada opsi bagus berlabel Nonaktifkan Opsi untuk Mengunduh, Mencetak, dan Menyalin untuk komentator dan pemirsa. Opsi ini mencegah orang mendownload, mencetak, atau memindahkan file ke Google Drive pribadi.
T.
Dapatkah saya Mentransfer Kepemilikan File atau Folder?
- Bosan berurusan dengan file? Transfer saja kepemilikan file ke kolaborator lain dan santai. Di daftar orang yang memiliki akses ke file, klik Panah bawah dan pilih Adalah Pemilik.
Catatan:
Mentransfer kepemilikan folder agak berantakan.
File apa pun di dalam folder masih menjadi milik Anda. Jadi, Anda mungkin harus mentransfer secara manual kepemilikan semua yang ada di dalam folder secara massal sesudahnya.
T.
Apakah Ada Batas Penyimpanan untuk Berbagi?
- Sebagai pemilik file atau folder, jumlah data yang digunakan hanya dihitung dari total Anda — dan bukan kolaborator Anda. Namun, ketika seseorang menambahkan item baru ke folder bersama, ruang penyimpanan dihitung untuk pembuat asli item tersebut dan bukan Anda.
Selain itu, kolaborator Anda mungkin, jika memiliki izin mengedit, memilih untuk menyalin file ke drive mereka.
Dalam hal ini, penyimpanan diperhitungkan dalam kuota mereka. Jika Anda kehabisan ruang di akun, tetapi kolaborator memiliki paket penyimpanan yang lebih baik, mentransfer kepemilikan item adalah opsi — kecuali jika Anda ingin mengupgrade Drive.
Baca Juga: Apa yang Harus Dilakukan Saat Google Drive Anda Kehabisan Ruang
T. Apa Lagi yang Harus Saya Ingat?
Ada sejumlah batasan yang seharusnya tidak menjadi masalah bagi sebagian besar pengguna.
Misalnya, hanya maksimal 100 orang yang dapat mengedit atau mengomentari dokumen pada waktu tertentu, meskipun jumlah yang tidak terbatas dapat melihat file tersebut. Hanya maksimal 100 orang yang dapat mengedit atau mengomentari dokumen.
Selain itu, Anda hanya dapat menambahkan maksimal 200 orang melalui berbagi tautan pribadi. Namun, batasan ini dapat dilampaui dengan membuat Grup Google.
Selain itu, ada batasan ukuran berbagai jenis file — batas 50MB untuk dokumen teks, batas 200MB untuk presentasi, dll. Google Drive tidak akan menyinkronkan perubahan apa pun jika Anda atau kolaborator Anda melebihi batas ini.
Daftar lengkap jenis file yang didukung dan batas ukuran file dapat ditemukan di sini.
Berbagi File Menjadi Mudah
Google Drive memang membuat berbagi dan pengelolaan file menjadi sederhana. Pastikan bahwa Anda tetap memeriksa izin file untuk mencegah orang-orang berbuat nakal pada Anda dan semuanya akan baik-baik saja.
Juga, periksa penyimpanan saat berurusan dengan ukuran file besar untuk menghentikan hal-hal yang tidak terkendali. Kiat Keren: Gunakan alat ini
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang berbagi file menggunakan Google Drive, cukup kirimkan baris ke bagian komentar di bawah.
Lihat Selanjutnya: Cara Mencadangkan dan Menyinkronkan Foto Google dan Drive dari Komputer