Panduan Lengkap untuk Mengarsipkan Email di Outlook 2010:
Sebagian besar dari kita yang menggunakan layanan email berbasis web populer seperti Gmail dan Outlook.com mungkin tidak pernah khawatir tentang pengarsipan, mengingat kita memiliki GB penyimpanan cloud yang dapat kita gunakan. Namun, jika Anda bekerja di organisasi, atau Anda memiliki akun email pendidikan yang hanya memiliki ruang server terbatas untuk menyimpan email, Anda perlu mengarsipkannya dari waktu ke waktu.
Jadi hari ini kami akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang pengarsipan email di klien email Outlook 2010, yang juga dapat dengan mudah diterapkan di versi lainnya. Jadi mari kita mulai membuat arsip email di Outlook 2010.
Membuat File Arsip
Hal pertama yang perlu Anda lakukan merupakan membuat file arsip baru yang akan menyimpan semua email secara lokal di komputer Anda. Untuk membuatnya, klik menu File di Outlook 2010 dan pilih opsi Cleanup Tools .
Jangan khawatir, kami tidak akan menghapus email Anda. Di Alat Pembersih, Anda akan melihat opsi yang disebut Arsip.
Klik di atasnya untuk membuka jendela buat arsip. Di jendela, pilih folder yang ingin Anda arsipkan.
Anda juga dapat memilih seluruh kotak masuk jika diinginkan. Untuk menyertakan email lama tepat pada saat membuat arsip, pilih rentang tanggal yang sesuai.
Terakhir, berikan lokasi tempat Anda ingin mengarsipkan file dan klik tombol OK. Anda juga dapat memilih drive bersama jika dipetakan di komputer Anda.
Outlook akan membuat file PST untuk menyimpan semua email sebagai arsip di sistem Anda.
Setelah arsip dibuat, Anda akan melihat bagian Arsip di bawah folder kotak surat di panel sebelah kiri.
Pengarsipan awal mungkin memakan waktu lama tergantung pada jumlah email yang Anda sertakan dalam arsip. Email yang diarsipkan akan memiliki struktur yang sama dengan kotak surat online Anda, dengan semua folder dan subfolder.
Jika Anda hanya memilih folder tertentu untuk pengarsipan, itu akan secara otomatis menyertakan semua subfolder.
Memindahkan Email ke Arsip
Anda dapat memindahkan email ke arsip hanya dengan meletakkannya di bagian arsip di bilah sisi kiri.
Untuk memindahkan email secara massal, pilih email yang ingin Anda pindahkan dan klik kanan email tersebut untuk membuka menu konteks. Di sini, pilih folder Arsip di bawah bagian folder dan klik OK untuk memindahkan email.
Anda juga dapat membuat pengaturan pengarsipan otomatis untuk email. Jika Anda ingin membuat arsip otomatis hanya untuk folder tertentu di kotak surat Anda, klik kanan pada folder tersebut dan pilih Properties .
Di sini navigasikan ke Arsip Otomatis dan pilih pengaturan yang paling sesuai untuk Anda. Untuk menerapkan aturan pengarsipan otomatis ke seluruh kotak surat Anda, buka Opsi Outlook dari menu dan pilih pengaturan Lanjutan.
Di sini klik pada Pengaturan Arsip Otomatis dan buat aturan untuk mengarsipkan email secara otomatis di kotak surat Anda.
Memindahkan File Arsip
Terkadang Anda perlu beralih dari satu komputer ke komputer lain (memutakhirkan dari yang lama) atau Anda mungkin kehabisan ruang di drive bersama organisasi. Dalam keadaan ini, Anda harus memindahkan file arsip dan menautkannya lagi ke Outlook.
Jadi mari kita lihat bagaimana itu bisa dilakukan.
Hapus tautan dan Pindahkan File Arsip
Sebelum Anda memindahkan file arsip, kami perlu menghapus tautan dari Outlook. Untuk melakukannya, buka menu File dan pilih opsi Pengaturan Akun .
Di pengaturan Akun, arahkan ke bagian File data dan Anda akan melihat file arsip yang telah Anda pertahankan di sistem saat ini. Yang perlu Anda lakukan sekarang adalah memilih file arsip dan klik tombol Hapus .
Jangan khawatir, Anda tidak akan menghapus file arsip, tetapi Anda hanya akan menghapus tautannya di dalam Outlook.
Sekarang pindahkan file ke lokasi baru menggunakan salah satu drive penyimpanan yang Anda miliki.
Menghubungkan File Arsip
Untuk menautkan file arsip ke Outlook, buka bagian File Data sekali lagi dari pengaturan akun di Outlook dan klik tombol Tambah. Sekarang impor file PST dari arsip yang telah Anda cadangkan dan buka email dari bagian arsip.
Memadatkan File Arsip
Jika Anda menyimpan file arsip di hard disk lokal, Anda mungkin tidak perlu mengkhawatirkan ukuran file arsip, tetapi jika itu adalah drive bersama di organisasi atau akun cloud tempat Anda memiliki ruang penyimpanan terbatas, memadatkan file arsip untuk menghemat penyimpanan akan menjadi hal yang bijaksana untuk dilakukan.
Untuk memadatkan ukuran arsip, klik kanan pada bagian Arsip di panel kanan dan pilih Data File Properties .
Di sini klik tombol Advanced untuk membuka file data Outlook. Sekarang yang perlu Anda lakukan adalah mengklik tombol Ringkas sekarang untuk mengurangi ukuran file arsip.
Kesimpulan
Jadi itu hampir semua yang perlu diketahui tentang pengarsipan email di Outlook 2010 dan saya cukup yakin Anda juga dapat menggunakan langkah-langkah ini di Outlook 2013. Jika Anda memiliki keraguan tambahan tentang pengarsipan email, cukup berikan komentar dan kami akan dengan senang hati membantu Anda.
Kredit Gambar Teratas: David Boyle