Panduan Menggunakan Izin Berbagi Dropbox Secara Optimal:
Salah satu keindahan menggunakan layanan berbagi file seperti Dropbox merupakan memungkinkan Anda berbagi file dan folder tertentu dengan orang lain secara aman dan pribadi. Ini dimungkinkan dengan berbagi izin yang memungkinkan Anda mengontrol penuh setiap langkah.
Tapi bagaimana cara kerja izin berbagi Dropbox? Itulah yang akan kami bahas dalam panduan ini.
Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari cara berbagi file dan folder serta cara membatasi orang lain agar tidak membuat perubahan yang tidak diinginkan atau berbagi dengan pengguna yang tidak sah.
Jadi ambil kopi dan bersantai. Mari kita mulai.
Cara Berbagi File di Dropbox
Mari kita pahami dulu proses berbagi. Cara menemukan file yang ingin Anda bagikan dan kemudian membagikannya.
Langkah 1: Ada bilah pencarian di sudut kanan atas yang dapat Anda gunakan untuk menemukan file yang ingin Anda bagikan dengan cepat kepada seseorang. Jika Anda tahu folder mana yang akan dicari, klik dua kali untuk masuk ke folder tersebut.
Langkah 2: Arahkan kursor ke file yang ingin Anda bagikan dan Anda akan melihat beberapa tombol di sebelah kanan. Klik tombol Bagikan.
Langkah 3: Itu akan menampilkan menu pop-up dengan beberapa pengaturan dan opsi. Masukkan ID email orang yang ingin Anda bagikan file tersebut dan klik tombol Bagikan file.
Langkah 4: Secara default, orang yang Anda bagikan file dapat mengeditnya. Namun Anda dapat mengubahnya dengan cepat dengan memilih ‘dapat melihat’ dari menu tarik-turun di samping ‘Siapa saja yang memiliki tautan ini’.
Langkah 5: Terakhir, alih-alih memasukkan ID email untuk mengirim undangan, Anda juga memiliki opsi untuk membagikan tautan ke file tersebut melalui aplikasi perpesanan sosial. Klik opsi ‘Buat lalu salin tautan’ untuk melakukannya.
Langkah 6: Sekarang, klik tombol Pengaturan.
Langkah 7: Jika Anda telah membuat tautan untuk berbagi hanya dengan izin melihat, pilih tab Tautan untuk melihat.
Di sini Anda dapat memilih apakah siapa pun yang memiliki tautan dapat mengakses file atau hanya mereka yang Anda kirimi undangan, menetapkan tanggal kedaluwarsa kiriman yang tautannya tidak lagi berfungsi, dan menonaktifkan unduhan.
Langkah 8: Jika Anda telah membuat tautan untuk berbagi dengan izin pengeditan, klik Tautan untuk tab pengeditan, di mana Anda akan menemukan izin tambahan.
Anda dapat mengatur kata sandi untuk lebih melindungi file dari akses dan pengeditan yang tidak sah.
Pengguna paket Profesional atau Bisnis juga memiliki opsi untuk berbagi file logo merek.
Cara Menghapus Tautan Berbagi atau Membatalkan Berbagi File di Dropbox
Jika Anda tidak lagi ingin berbagi file dengan orang lain atau menghapus tautannya, itu mudah dilakukan. Kembali ke menu yang sama seperti pada poin di atas (menu berbagi file) dan klik Batalkan berbagi file atau Hapus tautan di bawah Tautan untuk diedit.
Konfirmasikan keputusan saat ditanya.
Cara Mengelola Izin Setelah Berbagi File di Dropbox
Anda memiliki kendali penuh bahkan setelah file dibagikan baik melalui undangan atau melalui tautan. Izin dapat diperbarui atau dicabut kapan pun Anda mau.
Langkah 1: Klik tombol Bagikan di sebelah file yang ingin Anda kelola izinnya.
Langkah 2: Tepat di bawah nama dokumen di menu pop-up, Anda akan melihat jumlah orang yang memiliki akses ke file tersebut.
Klik itu.
Langkah 3: Setiap orang yang memiliki akses ke file tersebut akan dicantumkan di sini.
Klik pada menu tarik-turun di sebelah nama untuk mengubah tampilan atau mengedit izin atau ‘Hapus’ atau cabut akses.
Langkah 4: Demikian pula, Anda juga dapat mengubah pengaturan lain seperti kata sandi, kemampuan mengunduh, dan menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan.
Cara Membuat dan Berbagi Folder di Dropbox
Sama seperti file, Anda juga bisa berbagi folder di Dropbox. Sekali lagi, Anda mendapatkan beberapa opsi berbeda untuk mengelola folder yang akan kami bahas di bawah, selain yang kami lihat di izin berbagi file di atas.
Langkah 1: Anda dapat membuat folder offline di komputer Anda dan menambahkannya ke Dropbox atau membuatnya langsung di dalam. Dropbox juga memungkinkan Anda membuat folder Bersama secara langsung.
Klik tombol Buat untuk menemukan opsi itu.
Langkah 2: Munculan akan muncul untuk menanyakan apakah Anda ingin membuat dan membagikan folder baru atau berbagi folder yang sudah ada.
Mari buat dan bagikan yang baru. Klik Berikutnya.
Langkah 3: Beri nama folder, tambahkan ID email orang yang ingin Anda tambahkan ke folder, tambahkan catatan jika ada, dan tetapkan izin folder seperti ‘dapat melihat’ atau ‘dapat mengedit’.
Langkah 4: Sekarang, ketika Anda kembali ke menu Bagikan folder, Anda dapat memilih siapa yang dapat menambahkan anggota baru ke folder bersama di bawah Pengaturan > Pengaturan folder.
Hanya pemilik atau seseorang yang telah ditambahkan ke folder tersebut.
Akses yang Diizinkan
Jika Anda ingin memberikan akses ke file atau folder kepada seseorang, tetapi tidak ingin dia membuat perubahan atau mengedit file, bagikan tautan ke file atau undang melalui email dengan opsi ‘dapat melihat’ dipilih.
Tetapkan kata sandi sehingga hanya mereka yang memiliki kata sandi yang dapat mengakses file tersebut. Dan terakhir, tetapkan tanggal setelah tautan akan kedaluwarsa jika Anda menginginkan tautan set-and-forget yang dapat dibagikan.
Dropbox menawarkan banyak cara untuk berbagi file dan folder dengan orang lain, memberi Anda, pemilik, kendali penuh atas izin. Jadi Anda memegang kendali penuh.
Namun Dropbox bukan satu-satunya penyedia layanan penyimpanan cloud. Google Drive menawarkan pengalaman yang sama baiknya jika Anda tertarik.