Yang Terjadi Saat Anda Mengirim Tautan Google Drive: Panduan Lengkap:
Google Drive memudahkan berbagi file dan folder dengan orang lain. Karena sebagian besar dari kita sudah memiliki dan menggunakan akun Gmail, bekerja dengan Drive sangat masuk akal.
Salah satu cara untuk berbagi merupakan dengan mengundang pengguna melalui email. Cara lain adalah membuat dan mengirim tautan Google Drive.
Apa yang terjadi jika Anda mengirim tautan Google Drive ke seseorang? Bagaimana dengan keamanan dan privasi? Bagaimana jika Anda tidak lagi ingin membagikan file tersebut atau tidak ingin orang lain melakukan perubahan apa pun? Google Drive hadir dengan banyak opsi untuk mengontrol izin yang akan kami jelajahi di bawah. Mari kita mulai.
Cara Membagikan Tautan Google Drive
Berbagi file atau folder melalui Google Drive itu mudah. Buka folder Google Drive di komputer atau Mac Windows 10 Anda, klik kanan pada file atau folder yang ingin Anda kirim dan pilih Bagikan di bawah Google Drive.
Pada pop-up berikutnya, Anda dapat mengirim undangan melalui email atau mengklik ‘Dapatkan tautan yang dapat dibagikan’ untuk menyalin-tempel tautan secara langsung di mana saja. Misalnya, aplikasi perpesanan atau forum online.
Prosesnya tetap sama untuk pengguna macOS, Android, dan iOS, meskipun dalam pengaturan UI yang berbeda. Inilah tampilannya di aplikasi Android, jika Anda ingin menyinkronkan foto.
Hal yang sama berlaku untuk versi web, yang dapat Anda akses dari browser.
Tindakan Pencegahan yang Harus Dilakukan Saat Mengirim Tautan Google Drive
Ini penting. Anda tidak ingin menyesali keputusan yang salah di kemudian hari.
Tindakan pencegahan berarti izin file/folder. Anda dapat mengontrol siapa yang dapat mengakses apa dan bagaimana orang tersebut dapat berinteraksi dengannya.
Melanjutkan dari contoh pada poin di atas, saat Anda mengeklik Dapatkan tautan yang dapat dibagikan, Anda akan melihat lebih banyak opsi.
Di situlah Anda dapat mengontrol tidak hanya siapa yang memiliki akses ke file yang ditautkan tetapi sejauh mana.
Klik menu tarik-turun di atas tautan Google Drive untuk melihat opsi berbagi.
Pilihan pertama adalah Off, dimana hanya mereka yang telah diundang langsung melalui email saja yang dapat mengakses file atau folder yang dimaksud.
Yang kedua adalah Siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat di mana mereka dapat melihat file tersebut tetapi tidak dapat mengedit atau membuat perubahan apa pun pada file tersebut. Yang ketiga adalah ‘Siapa pun yang memiliki tautan dapat mengedit’ di mana mereka juga dapat membuat perubahan pada dokumen atau folder.
Pilihlah dengan bijak.
Tunggu, ada juga tombol Lainnya.
Mengkliknya akan menampilkan menu tersembunyi yang menawarkan kontrol yang lebih terperinci. Opsi pertama memungkinkan siapa saja di internet untuk mengakses file atau folder bersama.
Orang tersebut bahkan tidak harus menjadi pengguna Google Drive atau masuk dengan akun Google. Tautan ke file akan dapat dicari secara publik.
Opsi kedua akan menjadikan tautan itu pribadi. Itu artinya, siapa pun yang memiliki tautan dapat mengakses tanpa masuk, tetapi tidak bersifat publik dan tidak dapat ditelusuri.
Opsi ketiga akan membatasi akses ke mereka yang secara khusus diundang ke file/folder yang dimaksud.
Anda telah memutuskan siapa yang dapat mengakses file/folder.
Sekarang, klik menu drop-down Access tepat di bawah untuk mengontrol apakah mereka hanya dapat melihatnya atau mengatur, menambah atau mengedit file/folder juga.
Saat Anda mengirim tautan Google Drive untuk file alih-alih folder, Anda akan melihat dua opsi tambahan.
Salah satunya adalah izin komentar, di mana Anda dapat mengizinkan pengguna untuk mengomentari dokumen saja. Tidak ada pengeditan yang diizinkan.
Opsi lainnya adalah mengizinkan/melarang mencetak atau mengdowload file bersama. Jika pengguna memiliki izin untuk mengedit file, dia juga dapat mengdowload atau mencetak file tersebut.
Sekali lagi, ini untuk alasan keamanan dan privasi. Terakhir, ada tombol Advanced.
Di situlah Anda dapat mencegah editor atau mereka yang memiliki akses ke folder/file menambahkan orang baru. Jika Anda memercayai mereka, Anda dapat mengizinkan mereka mengundang lebih banyak orang untuk berkolaborasi dan membantu Anda.
Menggunakan kombinasi izin ini, Anda dapat dengan mudah mengontrol bagaimana file/folder dibagikan dan apa yang boleh dilakukan orang lain dengannya.
Mengapa Membagikan Tautan Google Drive
Kolaborasi. Google telah mengambil pendekatan yang mengutamakan web dengan Google Drive dan semua aplikasi yang menjadi bagian darinya.
Karena itu, yang Anda butuhkan hanyalah browser dan Anda siap melakukannya. Misalnya, Anda sedang mengerjakan laporan dengan anggota tim Anda yang lain.
Jika Anda mencari umpan balik dan pendapat, Anda dapat membagikan tautan Google Drive dengan izin hanya lihat. Anda kemudian dapat memilih untuk mengirim undangan ke rekan Anda menggunakan undangan email atau membagikan tautan langsung melalui aplikasi perpesanan.
Mereka dapat mengomentari dokumen dengan umpan balik mereka jika Anda mengizinkan komentar pada dokumen tersebut.
Jika Anda ikut menulis buku/dokumen/laporan, Anda akan mengirimkan undangan dengan izin edit dan atur agar orang lain dapat berkontribusi, mengoreksi, atau membuat perubahan lain sesuai kebutuhan.
Ini hanyalah beberapa contoh dan penggunaan sebenarnya akan berbeda dari orang ke orang. Tapi itulah yang terjadi saat Anda mengirim tautan Google Drive ke seseorang.
Banyak tergantung pada bagaimana Anda memilih untuk mengirimkannya dan dengan izin apa.
Kolaborasi Adalah Nama Permainan
Sekarang Anda tahu apa yang akan terjadi jika Anda mengirim tautan Google Drive ke seseorang. Namun, Anda dapat membagikannya, di mana pun, dan dengan siapa pun yang Anda inginkan.
Simpan untuk diri Anda sendiri, minta orang lain untuk membacanya, atau berkolaborasi dengan orang lain dalam waktu nyata. Apa pun itu, Anda memiliki kendali penuh atas file dan folder yang disimpan di Google Drive.
Selanjutnya: Ingin tahu lebih banyak tentang penyimpanan Google Drive? Berikut adalah panduan mendalam tentang apa yang diperhitungkan dalam penyimpanan gratis Anda dan apa yang tidak.