Profil siswa dapat digunakan oleh kantor bantuan keuangan untuk menentukan kelayakan siswa untuk mendapatkan bantuan.
Istilah “profil siswa” digunakan dalam beberapa pengertian yang berbeda dalam komunitas pendidikan. Dalam semua kasus, profil siswa memberikan informasi tentang seorang siswa, tetapi informasi tersebut dapat disajikan dan digunakan dengan cara yang berbeda. Profil siswa dapat mencakup data yang disampaikan oleh siswa, serta informasi yang ditambahkan oleh anggota staf di lembaga pendidikan untuk memberikan gambaran lengkap tentang siswa tersebut. Akses ke banyak jenis profil siswa dibatasi karena kekhawatiran tentang keamanan dan privasi.
Profil siswa melacak riwayat dan akun siswa.
Di kantor bantuan keuangan , profil siswa digunakan untuk menentukan kelayakan bantuan keuangan dan untuk melacak akun dan sejarah siswa di perguruan tinggi. Beberapa kantor bantuan keuangan menggunakan dokumen khusus yang dikenal sebagai PROFIL® yang dirancang oleh Dewan Perguruan Tinggi sebagai bagian dari aplikasi bantuan keuangan mereka, dengan siswa mengisi dokumen tersebut untuk memberikan informasi tentang diri mereka sendiri dan situasi keuangan mereka. Profil bantuan keuangan tipikal mencakup informasi demografis tentang siswa dan orang tua bersama dengan informasi keuangan dan riwayat akun lengkap.
Jumlah siswa yang lebih besar di community college dapat membuat profil siswanya tampak sangat berbeda dari sekolah lain di daerah tersebut.
Kantor penerimaan juga membuat profil siswa ketika siswa mendaftar ke sekolah. Profil seringkali elektronik sehingga dapat dengan mudah dilacak dan dikirim ke berbagai anggota kantor penerimaan untuk ditinjau. Profil tersebut mencakup informasi dari siswa seperti demografi dasar bersama dengan esai penerimaan, dan catatan pendidikan dari institusi sebelumnya, bersama dengan surat rekomendasi. Profil penerimaan juga dapat mencakup transkrip wawancara, catatan interaksi dengan pelamar, dan data relevan lainnya. Jika siswa diterima, profil penerimaan akan digunakan untuk menghasilkan profil siswa untuk keperluan pencatatan, dengan profil tersebut termasuk catatan nilai, mata kuliah yang diambil, dan sebagainya, dan disimpan oleh kantor panitera dan bendahara.
Banyak perguruan tinggi menampilkan profil kasual siswa mereka di brosur.
Banyak universitas dan perguruan tinggi juga menampilkan profil kasual siswa mereka di brosur penerimaan dan di situs web mereka untuk menarik pelamar potensial. Profil siswa ini difokuskan pada minat siswa dan program studi mereka di sekolah, memberikan gambaran tentang siswa biasa di sekolah yang dapat digunakan pelamar untuk menentukan apakah sekolah tersebut cocok untuk mereka atau tidak. Karena profil siswa ini terbuka untuk umum, mereka hanya dipublikasikan dengan persetujuan dari siswa, dan tidak mengandung informasi sensitif.
Profil siswa mungkin melihat latar belakang keluarga anak.
Siswa juga dapat diprofilkan oleh media. Banyak surat kabar kota kecil menerbitkan profil siswa sekitar waktu kelulusan sehingga anggota komunitas dapat diperkenalkan kepada siswa yang lulus dan belajar lebih banyak tentang rencana mereka untuk masa depan. Profil siswa juga dapat berfungsi sebagai cerita kepentingan publik, dengan seorang jurnalis membuat profil siswa yang melakukan sesuatu yang menarik, seperti mengorganisir kelompok komunitas, menjadi sukarelawan di luar negeri, atau unggul dalam kompetisi olahraga.