Koordinator penggajian mengelola sistem untuk memberi kompensasi kepada karyawan dan membayar pajak pekerjaan.
Sebuah gaji koordinator mengelola sistem untuk kompensasi karyawan dan membayar pajak pekerjaan. Ini termasuk waktu pemrosesan yang bekerja untuk gaji biasa, tetapi juga dapat mencakup pengelolaan penggantian biaya, menghitung manfaat yang terutang, dan memproses bonus dan cek satu kali lainnya. Lingkup sebenarnya dari pekerjaan seorang koordinator tergantung pada struktur organisasi perusahaan. Perusahaan besar dengan departemen akuntansi yang terdiversifikasi biasanya akan menugaskan koordinator penggajian dengan ketat memproses tugas. Perusahaan kecil tanpa staf akuntansi atau sumber daya manusia yang berdedikasi kemungkinan akan mengharapkan koordinator untuk melakukan semua yang diperlukan untuk membayar karyawan dan melacak manfaat.
Salah satu bagian paling rumit dari operasi bisnis adalah pemrosesan penggajian. Tugas ini sangat diatur dari sejumlah arah. Majikan diwajibkan oleh hukum untuk membayar karyawan sesuai dengan jadwal, dalam jumlah yang disepakati, dan untuk memberikan kompensasi yang layak atas kerja lembur. Perusahaan juga diwajibkan oleh undang-undang untuk membayar pajak ketenagakerjaan yang sesuai kepada pemerintah lokal dan regional. Selain itu, otoritas pajak mewajibkan perusahaan untuk menyimpan bukti waktu kerja karyawan jika pengeluaran bisnis diaudit oleh pemerintah.
Kewajiban hukum potensial ini membuat manajemen penggajian menjadi fungsi bisnis yang penting. Koordinator penggajian adalah spesialis yang dipekerjakan secara khusus untuk mengelola proses pembayaran karyawan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Ini termasuk mengumpulkan, meninjau, dan mengarsipkan lembar waktu, memeriksa keakuratan dalam proses pelaporan waktu, dan memastikan otorisasi yang tepat tersedia untuk pembayaran gaji reguler dan setiap lembur. Pada akhirnya, koordinator bertanggung jawab untuk mengemas pembayaran dan mengirimkannya kepada karyawan. Memotong cek dan mengatur setoran elektronik ke rekening bank karyawan adalah cara yang biasa dilakukan untuk menyelesaikan penggajian.
Meskipun perusahaan kecil dengan jumlah karyawan terbatas, koordinator penggajian sering kali dapat mengelola proses penggajian dengan tangan. Perhitungan waktu disimpan dalam spreadsheet keuangan, cek dilakukan di rumah, dan pembayaran pajak dilakukan melalui rekening bisnis langsung dengan agen pajak. Namun, segera setelah bisnis mencapai kapasitas tertentu, menjadi tidak mungkin untuk mengelola penggajian dengan cara ini. Koordinator penggajian di tingkat berikutnya bertanggung jawab untuk menjalankan beberapa jenis perangkat lunak penggajian atau bekerja dengan perusahaan pemrosesan penggajian. Tugas pada dasarnya sama kecuali seluruh sistem terkomputerisasi.
Dengan meningkatnya jumlah tenaga kerja, kebutuhan manajemen penggajian juga berkembang. Bergantung pada struktur operasional perusahaan, koordinator penggajian dapat diharapkan untuk membuat pembukuan manfaat yang terutang kepada karyawan, seperti akumulasi kontribusi untuk program pensiun. Dia dapat ditugaskan untuk melacak dan melaksanakan penggantian biaya dan menangani pertanyaan dari karyawan tentang tingkat gaji mereka dan masalah lainnya. Seorang koordinator akan bekerja dengan personel akuntansi dan sumber daya manusia untuk memenuhi tugas-tugas tambahan ini, atau kadang-kadang beroperasi sebagai pengganti staf yang berdedikasi di departemen ini, tergantung pada keadaan.