Pria dengan tangan di pinggul
Fungsi pencatat perusahaan tergantung pada konteks di mana judul tersebut digunakan. Ada dua aplikasi biasa dari judul. Pencatat perusahaan adalah entitas pemerintah yang memberi wewenang kepada formasi bisnis dan mengatur entitas yang berwenang sampai mereka secara resmi dibubarkan. Pencatat perusahaan juga dapat menjadi lembaga keuangan yang disewa oleh perusahaan untuk menyimpan catatan kepemilikan saham dan obligasi yang beredar untuk tujuan pencatatan dan untuk mencegah perusahaan menerbitkan lebih banyak saham yang telah diotorisasi. Dalam kedua kasus, pencatat perusahaan berfungsi terutama sebagai pengarsip informasi untuk melacak daftar pendaftaran saat ini.
Di negara-negara dengan sektor bisnis swasta, seperti AS, Inggris, dan Kanada, pencatat korporat adalah lembaga pemerintah yang melisensikan bisnis untuk beroperasi. Ini adalah tempat di mana perusahaan mengajukan anggaran dasar mereka untuk meluncurkan perusahaan secara resmi dan di mana jenis entitas lain mengajukan dokumen pembentukan mereka. Badan-badan ini adalah pendaftar karena mereka memelihara catatan publik dari badan usaha resmi dalam suatu yurisdiksi . Biasanya, anggota masyarakat dapat menghubungi kantor pendaftaran untuk menentukan status pendaftaran bisnis perusahaan.
Panitera pemerintah juga mengelola kewajiban pengarsipan tahunan bisnis dan memberikan layanan administratif, seperti memproses perubahan pada pendaftaran perusahaan, memberikan salinan dokumen, dan mengesahkan status perusahaan. Pencatat perusahaan dalam konteks ini juga mengelola pembubaran perusahaan, dan mencabut wewenang perusahaan untuk melakukan bisnis di yurisdiksi dari catatan saat perusahaan menutup pintunya. Di AS, misalnya, setiap negara bagian memiliki pencatat perusahaan, yang biasanya sekretaris negara bagian. Pekerja di divisi bisnis kantor sekretaris melakukan berbagai tugas administratif yang memelihara catatan publik dari entitas bisnis yang terdaftar.
Penggunaan umum lainnya dari judul registrar perusahaan adalah dengan penunjukan lembaga keuangan untuk memelihara catatan sekuritas perusahaan yang beredar. Secara teknis, sebuah perusahaan dapat menunjuk siapa saja untuk memelihara catatan ini. Di banyak perusahaan kecil, misalnya, sekretaris dewan mungkin diberi tugas dan jabatan ini. Namun, untuk perusahaan besar dengan jutaan saham beredar, satu-satunya pendekatan praktis adalah meminta seorang spesialis mempertahankan catatan kepemilikan.
Lembaga keuangan yang berfungsi sebagai pencatat perusahaan melacak nama dan alamat pemilik saham dan obligasi saat ini. Setiap kali keamanan berpindah tangan, perubahan tersebut ditangkap dan dicatat. Lembaga-lembaga ini bekerja bahu-membahu dengan pialang dan pedagang untuk mengumpulkan informasi ini sebagai catatan. Meskipun catatan yang dikelola oleh pencatat perusahaan tidak menentukan kepemilikan, hal itu memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan pemberitahuan penting kepada pemilik seperti yang dipersyaratkan oleh regulator. Lembaga keuangan juga melacak jumlah total saham yang beredar, sehingga korporasi tidak menerbitkan lebih banyak saham daripada yang diizinkan.