Cara menggunakan Google Dokumen

Google Documents adalah produk Google berbasis awan dengan semua fitur yang Anda perlukan untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen. Google menawarkan rangkaian aplikasi yang dirancang untuk pengguna yang bekerja online. Integrasi dengan kemampuan penyimpanan awan Google Drive memungkinkan Anda mengakses dan mengerjakan dokumen Anda dari mana saja.

Beralih ke Google Documents bisa menjadi tugas yang menakutkan karena ada banyak fitur baru untuk ditemukan, dan antarmuka pengeditan dokumen mungkin terlihat asing.

Anda dapat memulai Google Documents dengan mengikuti beberapa langkah sederhana, dan mempelajari lebih lanjut tentang berbagai fitur alat ini akan membantu Anda menjadi ahli Google Documents dalam waktu singkat.

Langkah 1: Menyiapkan akun Google Anda

Menggunakan Google Documents mengharuskan Anda untuk mendaftar ke akun Google. Ini gratis untuk dilakukan, dan akun Anda memberi Anda akses ke Gmail, Google Maps, dan YouTube, serta seluruh rangkaian Drive.

Untuk membuat akun Google, navigasikan ke halaman pendaftaran. Masukkan informasi Anda dan ikuti petunjuk di layar. Selamat! Anda sekarang memiliki akun Google. Jika Anda sudah memiliki akun, masuk saja seperti biasa.

Halaman web pendaftaran akun Google

tangkapan layar

Langkah 2: Meluncurkan Google Documents

Ada beberapa cara untuk mengakses Google Documents, tergantung pada perangkat Anda. Anda dapat mengunduh aplikasi dari App Store atau Google Play, atau mengeklik ikon Google Apps di pojok kanan atas laman beranda Google (diwakili oleh sembilan titik). Anda kemudian harus mengeklik tombol Documents — Anda mungkin harus menggulir ke bawah dalam menu yang muncul atau mengeklik Lainnya Dari Google di menu munculan yang sama untuk melihatnya.

Mengakses tangkapan layar Google Documents

tangkapan layar

Atau, Anda dapat menavigasi ke Google Drive dan memilih Google Documents dalam menu tarik-turun Drive Saya di bagian atas, atau pilih Google Documents setelah Anda mengeklik Baru di sisi kiri laman. Opsi terakhir adalah menavigasi langsung ke Google Documents. Setelah Anda meluncurkan aplikasi web, Anda akan siap untuk membuat dokumen.

Langkah 3: Membuat dokumen

Untuk membuat dokumen baru, klik halaman kosong dengan tanda Penambahan warna-warni di dalamnya, yang terletak di sisi kiri atas halaman utama Google Documents. Jika Anda tidak dapat menemukan ikon ini, gulir ke atas untuk melihatnya atau gulir ke bawah untuk mengeklik ikon Tanda Plus warna-warni di sudut kanan bawah layar Anda. Setelah Anda melakukannya, ikon halaman kosong yang disebutkan di atas dengan tanda tambahan warna-warni akan muncul lagi di bagian atas layar Anda. Klik itu untuk membuka dokumen baru.

Mulai tangkapan layar dokumen Google Doc baru

tangkapan layar

Jika Anda membuat dokumen dari Drive, memilih Google Documents setelah menekan Baru akan secara otomatis membuat dokumen kosong. Jika Anda mengeklik Panah kecil yang menghadap ke kanan di sebelah Google Documents, Anda bahkan dapat memilih untuk membuat dokumen baru berdasarkan kerangka yang disediakan. Ada berbagai templat untuk dipilih, termasuk resume, surat bisnis, dan pilihan templat pihak ketiga. Anda bahkan dapat mengunggah file.doc atau.docx yang ada ke Drive Anda dengan mengeklik Baru > Unggah File.

Langkah 4: Mulai bekerja

Setelah Anda membuat dokumen, Anda bisa mulai bekerja. Klik Dokumen Tanpa Judul di sudut kiri atas untuk menambahkan judul ke dokumen Anda. Anda juga dapat menyesuaikan jenis font, ukuran teks, dan banyak lagi melalui Toolbar di bagian atas halaman. Jika Anda tidak dapat melihat judul atau bilah menu di bagian atas halaman, opsi tersebut mungkin disembunyikan. Jika demikian, klik Panah yang menghadap ke bawah di sudut kanan atas untuk menampilkannya.

Tangkapan layar Google Documents langkah 4

tangkapan layar

Karena Anda bekerja di dalam browser, setiap perubahan yang dibuat pada dokumen Anda akan disimpan secara otomatis. Jika Anda melihat ke kanan judul dokumen di bagian atas layar, Anda akan melihat Menyimpan… atau Disimpan ke Drive. Tunggu hingga pesan kedua muncul sebelum keluar untuk memastikan semua pekerjaan Anda telah disimpan. Untuk menampilkan riwayat versi dokumen yang ada, klik tautan Suntingan Terakhir Sebelumnya [jumlah detik/menit/jam] Lalu yang ada di sebelah kanan tombol menu Bantuan di bagian atas layar Anda. Anda kemudian akan dibawa ke layar yang menunjukkan berbagai versi editan dokumen Anda yang dapat Anda pilih untuk dipulihkan.

Bagaimana cara membagikan barang Anda?

Untuk membagikan dokumen Anda dengan orang lain, klik tombol Bagikan berwarna biru di sudut kanan atas dokumen yang ingin Anda bagikan. Tombol akan terjepit di antara gambar Anda — dengan asumsi Anda telah menambahkan satu ke akun Google Anda — dan ikon Buka Riwayat Komentar, yang terlihat seperti gelembung ucapan kartun. Setelah itu, undang pengguna lain dengan memasukkan alamat email yang sesuai di jendela yang dihasilkan dan mengeklik Selesai.

Tangkapan layar tombol Bagikan Google Documents

tangkapan layar

Orang yang Anda bagikan dapat mengedit, melihat, atau mengomentari dokumen bergantung pada izin yang Anda berikan kepada mereka. Ini dapat diubah dengan mengetuk menu tarik-turun langsung di sebelah kanan bidang alamat email setelah Anda menambahkan seseorang. Dalam menu ini, Anda dapat menandai seseorang sebagai Penampil, Pemberi Komentar, atau Editor.

Jika Anda ingin berbagi dokumen dengan orang lain menggunakan sesuatu selain email, klik Salin Tautan di bagian bawah jendela Bagikan Dengan Orang dan Grup. Tautan akan disalin ke papan klip Anda. Dokumen Anda mungkin memiliki tingkat privasi yang dibatasi secara default. Ini berarti bahwa hanya orang yang ditambahkan ke dokumen Anda yang dapat membuka tautan yang Anda kirimkan kepada mereka. Jika Anda ingin mengubah tingkat privasi dokumen sehingga dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki tautan, Anda dapat melakukannya dengan mengeklik tautan biru Ubah ke Siapa Saja dengan Tautan, yang juga terletak di bagian bawah halaman Bagikan dengan jendela Orang dan Grup.

Tangkapan layar izin Berbagi Google Documents

tangkapan layar

Setelah Anda melakukannya, Anda akan dibawa ke jendela yang memungkinkan Anda menyalin tautan yang dapat dibagikan ke dokumen Anda atau menyesuaikan lebih lanjut izin dokumen Anda dengan membiarkan Anda memilih apa yang dapat dilakukan orang dengan dokumen setelah mereka menerima tautan ke dokumen tersebut. Anda dapat melakukannya dengan mengeklik menu tarik-turun (yang ada di sebelah kanan opsi Siapa Saja dengan Tautan ) dan kemudian memilih Penampil, Pemberi Komentar, atau Editor dari menu.

Gunakan fungsi komentar

Dengan Google Documents, Anda dapat menonton secara real time saat orang lain membuat perubahan pada dokumen. Dengan mengklik tombol Buka Riwayat Komentar di sudut kanan atas layar Anda, Anda atau siapa pun yang ada di dokumen dapat memulai diskusi tentang proyek Anda. Anda juga dapat melihat pengguna mana yang sedang melihat dokumen menggunakan rangkaian lingkaran yang terletak di sebelah kiri tombol Buka Riwayat Komentar
. Jika tidak ada orang selain Anda yang melihat halaman tertentu, tidak ada yang akan muncul di sini.

Anda juga dapat mengatur setiap dokumen sehingga Anda menerima pemberitahuan untuk semua komentar yang ditambahkan ke dokumen, hanya untuk komentar yang merujuk kepada Anda, atau tidak ada pemberitahuan sama sekali. Notifikasi dapat menjadi alat yang berguna untuk berkolaborasi dengan sekelompok besar orang. Ini ideal ketika bekerja dengan kelompok yang tidak berada di ruang fisik yang sama. Jika, karena alasan tertentu, Anda tidak ingin pengguna memiliki opsi untuk menambahkan komentar ke dokumen tertentu, Anda juga dapat mengubah cara pengeditan (lebih lanjut tentang itu di bagian berikutnya).

Kenali berbagai cara pengeditan

Menu tarik-turun cara pengeditan (terletak di sisi kanan layar di bawah tombol Bagikan ) memungkinkan Anda melihat dan mengedit dokumen Anda dalam berbagai cara. Tiga pilihan utama Anda adalah: Mengedit file sendiri ( Mengedit ), menyarankan perubahan untuk dibuat oleh kontributor lain ( Menyarankan ), atau melihat atau mencetak dokumen ( Melihat ). Jika Anda terbiasa dengan Microsoft Word, fitur Menyarankan berfungsi serupa dengan Lacak Perubahan. Alat ini akan menyoroti pengeditan yang disarankan dalam warna yang mencolok di seluruh dokumen. Kontributor atau editor lain dapat menyetujui atau menolak saran ini saat mereka membuat draf akhir. Selain fitur Menyarankan, Anda dapat melacak riwayat revisi dokumen melalui File > Riwayat Versi > Lihat Riwayat Versi.

Cobalah jenis dokumen yang berbeda

Google Drive berisi banyak sekali. Google Slides adalah penantang Microsoft PowerPoint, tetapi seperti halnya Documents, Google Slides membuka pintu untuk kolaborasi dari banyak kontributor. Google Spreadsheet adalah saingan Microsoft Excel dalam hal membuat dan mengedit spreadsheet.

Rangkaian aplikasi web produktivitas Google adalah pesaing gratis dan sengit untuk Microsoft 365. Ini tidak menyeluruh atau komprehensif, tetapi tanpa biaya, pengguna dapat mengakses aplikasi ini untuk membuat dan menyimpan konten online dengan kolaborasi yang rumit. Pengguna dapat masuk ke akun Google mereka untuk mengakses file Dokumen, Spreadsheet, dan Slide yang disimpan di perangkat apa pun, di mana pun di dunia, selama mereka memiliki akses internet.

Baca Juga

© 2022 Sridianti.com