Cara menggunakan Google Drive

Google Drive adalah solusi penyimpanan cloud dengan penyimpanan 15GB yang tersedia untuk paket gratis dan berbayar, ditambah penyimpanan dan fitur tambahan. Google Drive adalah opsi yang mudah digunakan berkat antarmuka yang sederhana dan integrasi dengan Google Documents.

Jika Anda baru menggunakan Google Drive, lihat panduan berikut untuk mengetahui cara membuat akun, mengunggah dan mengunduh dokumen, membagikan file Anda, dan mengoptimalkan layanan.

Mulai

Mengakses Google Drive

Tangkapan layar pendaftaran akun google Google Drive

tangkapan layar

Langkah 1 : Jika Anda belum memilikinya, Anda harus mendapatkan akun Google sebelum melanjutkan dengan Drive. Mendaftar gratis, dan hal itu akan memberi Anda akses yang lancar dan tersinkronisasi ke semua layanan Google. Anda harus membayar biaya jika menginginkan penyimpanan lebih dari 15GB, tetapi apakah Anda memilih untuk melakukannya tidak akan memengaruhi kemampuan Anda untuk menggunakan layanan ini. Mengunduh Google Chrome juga tidak ada salahnya, mengingat peramban web populer ini memiliki beberapa ekstensi dan alat yang terintegrasi dengan baik dengan Drive.

Langkah 2 : Setelah mendaftar (atau masuk ke akun yang ada), Anda dapat mengakses Drive melalui browser atau aplikasi seluler khusus, yang saat ini tersedia untuk Android dan iOS.

Navigasi

Tangkapan layar tombol menu Google drive

tangkapan layar

Setelah masuk ke Drive, klik tombol New di sudut kiri atas atau Drive Saya, yang terletak di tengah layar. Di aplikasi seluler, tekan lingkaran dengan tanda tambah di sudut kanan bawah. Ini akan membuka menu yang memungkinkan Anda membuat atau mengunggah file ke Drive. Anda dapat membuat spreadsheet, dokumen kata, presentasi slideshow, formulir, menggambar, dan banyak hal lainnya melalui aplikasi pihak ketiga.

Kita tidak akan membahas secara mendalam tentang cara menggunakan masing-masing program gratis ini di sini, tetapi berikut adalah beberapa tip untuk mempelajari cara menggunakan layanan ini dengan cepat:

Tip 1: Tombol-tombol di Drive cukup mudah, tetapi jika Anda tidak yakin dengan apa yang dilakukan, cukup arahkan kursor ke atasnya dengan mouse Anda. Jendela pop-up akan muncul yang menjelaskan fungsi tombol.

Tip 2: Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Office — misalnya, Excel, Word, atau PowerPoint — maka perangkat lunak Google Spreadsheet, Documents, dan Slides akan terlihat familier. Mereka beroperasi dengan cara yang sama dan bisa dibilang lebih intuitif. Anda tidak akan menemukan banyak fitur canggih seperti pada perangkat lunak Microsoft, tetapi Drive gratis, jadi itu yang diharapkan.

Tips 3: Meskipun Anda dapat membuka halaman utama Dokumen, Spreadsheet, atau Slide untuk melihat semua file jenis tersebut di satu tempat, membuat folder mungkin merupakan cara yang lebih baik untuk tetap teratur. Untuk membuat folder, klik tombol Baru di sudut kiri atas, pilih Folder, dan beri nama direktori file. Kemudian, cukup seret file Anda ke dalam folder yang Anda pilih dari halaman utama Drive.

Anda juga dapat memberi bintang pada file yang ingin Anda akses nanti dengan mengeklik Tambahkan Bintang di menu item tersebut, meskipun perlu diingat bahwa file tersebut hanya dapat dilihat oleh orang yang menambahkannya dan bukan oleh mereka yang telah Anda bagikan item tertentu..

Tip 4: Cara lain untuk menemukan item dengan cepat di Drive Anda adalah dengan memanfaatkan fungsi Cari di Drive. Di bagian atas setiap halaman adalah bidang tempat Anda dapat mencari file menggunakan nama atau jenis filenya. Jika Anda menekan panah menghadap ke bawah di bidang ini atau Alat Pencarian Lainnya, Anda dapat menentukan lebih jauh dan mencari file berdasarkan kriteria tertentu, seperti tanggal atau dengan siapa Anda berbagi file.

Mendapatkan hasil maksimal dari Google Drive

Mengunggah dan berbagi dokumen

Untuk mengunggah dokumen ke Drive, klik tombol Unggah File atau Unggah File di bawah Baru atau Drive Saya, dan pilih file dari komputer Anda. Drive sangat bagus untuk penggunaan pribadi, tetapi yang membedakannya dari layanan cloud lainnya adalah alat kolaborasinya yang canggih. Jika Anda perlu bekerja dari jarak jauh dengan seseorang dalam suatu proyek, Anda dapat berbagi dokumen dengan mereka dan membuat perubahan bersama-sama secara real time.

Untuk membagikan dokumen setelah Anda membuatnya, lihat ke sudut kanan atas jendela file dan temukan tombol Bagikan.

Untuk membagikan dokumen setelah Anda membuatnya, klik tombol Bagikan di sudut kanan atas, tambahkan kolaborator Anda menggunakan alamat email mereka, dan klik tombol Selesai berwarna biru. Setelah mereka diberi akses, dokumen akan muncul di bawah tab Dibagikan Dengan Saya di dasbor Drive mereka, dan tautan ke dokumen bersama juga akan dikirim ke kotak masuk email mereka.

tangkapan layar berbagi file google drive

tangkapan layar

Anda dapat menggunakan tautan yang dapat dibagikan di bagian bawah menu Bagikan Dengan Orang dan Grup untuk mengirim file melalui teks atau layanan pesan lainnya. Cukup klik Salin Tautan di bagian bawah menu itu.

Saat berada di dalam dokumen bersama, Anda dapat melihat siapa lagi yang sedang mengeditnya dengan melihat di sudut kanan atas jendela. Nama kolaborator akan ditampilkan dalam warna yang berbeda (atau dengan gambar akun mereka), sehingga Anda dapat membedakannya dengan cepat. Arahkan kursor ke warna apa pun untuk melihat siapa yang diwakilinya.

Mengunduh dokumen dan mengakses file secara offline

Fitur Drive lain yang berguna adalah kemampuan untuk melihat dan mengedit file meskipun Anda tidak memiliki akses ke internet. Yang perlu Anda lakukan adalah mengunduh ekstensi Offline Google Documents untuk Google Chrome. Setelah diunduh — dan diaktifkan di pengaturan Drive — Anda dapat mengakses file tertentu (Dokumen, Spreadsheet, dan Slide) bahkan saat Anda bepergian atau tanpa internet selama beberapa jam. Lingkaran abu-abu dengan tanda petir akan muncul di sebelah nama file Anda di jendela file, memberi tahu Anda saat Anda offline.

Namun, salah satu kelemahannya adalah Anda hanya dapat mengakses file yang telah Anda buat dan belum dibagikan dengan siapa pun. Anda juga harus sudah membuka Google Drive di browser Anda untuk melakukannya. Data juga dapat diakses secara offline melalui aplikasi seluler, dengan asumsi Anda telah mengaktifkan fungsi di Pengaturan sebelumnya.

Menambahkan beberapa kolaborator melalui Grup Google

Jika Anda ingin berbagi dokumen dengan sekelompok besar orang, Anda dapat menghindari memasukkan setiap alamat email satu per satu dengan berbagi dokumen dengan seluruh Google Grup. Setiap orang di grup itu (serta orang yang ditambahkan ke grup nanti) akan memiliki akses ke apa pun yang Anda bagikan.

Berbagi banyak file sekaligus

bagikan folder di tangkapan layar google drive

Perlu berbagi banyak file sekaligus? Daripada membagikan setiap file satu per satu, Anda dapat memindahkannya ke dalam folder dan membagikan folder itu. Setiap orang yang Anda bagikan folder akan memiliki akses ke semua data di dalamnya.

Mengonversi dokumen yang dibuat dengan program lain

Jika Anda memiliki file dokumen yang dibuat di program lain tetapi perlu mengonversinya ke Google Drive, Anda beruntung. Anda dapat membuat perubahan dengan cepat, selama dokumen diformat dengan benar. Setelah Anda memindahkannya ke Google Documents, Anda dapat langsung berbagi file dengan kolaborator mana pun. Untuk memulai, unggah
file yang Anda pilih. O. pena di Drive dan layar pratinjau dokumen akan muncul. Pilih Buka Dengan dari tombol menu tarik-turun. Bergantung pada jenis file, Google mungkin secara otomatis memberikan saran tentang program mana yang akan digunakan untuk membukanya. Buat pilihan dari daftar dan konversikan file ke format Google Documents. Di bawah ini adalah format file yang saat ini dapat Anda konversi ke Google Drive.

Dokumen

Spreadsheet

Presentasi

Gambar

OCR

.dokter

.xls

.ppt

.wmf

.jpg

.docx

.xlsx

.pps

.gif

.html

.ods

.pptx

.png

teks biasa (.txt)

.csv

.pdf

.rtf

.tsv

.txt

.tab

Mengembalikan ke versi dokumen yang lebih lama

Tangkapan layar riwayat revisi Google Drive

tangkapan layar

Salah satu kelemahan paling signifikan dari proyek kolaboratif adalah sulitnya menemukan suntingan kolaborator dan mengoreksinya jika mereka melakukan kesalahan. Ini bisa menjadi rumit untuk dilakukan pada file langsung di mana banyak orang dapat membuat perubahan secara bersamaan. Google telah membuat langkah signifikan untuk meminimalkan masalah bagi kolaborator. Drive menyimpan setiap versi terbaru dari dokumen Anda selama 30 hari atau 100 revisi, mana saja yang lebih dulu. Fitur penyimpanan otomatis ini memudahkan untuk mengembalikan ke versi file yang lebih lama, bahkan jika Anda harus mengembalikan beberapa kali.

Untuk memulihkan versi dokumen Anda sebelumnya, buka file yang ingin Anda ubah. Klik File and Version History, lalu pilih See Version History. Layar baru akan terbuka, dan bilah akan muncul di sisi kanan dokumen. Bilah itu adalah kuncinya: bilah itu akan mencantumkan semua revisi sebelumnya dalam urutan kronologis. Klik salah satu dari mereka untuk mendapatkan pratinjau revisi itu. Saat Anda menemukan koreksi yang ingin Anda kembalikan, klik tombol biru Pulihkan Versi Ini yang muncul di bagian atas layar, dan itu akan segera berubah. Riwayat revisi ini juga membantu karena menunjukkan dengan tepat siapa yang membuat perubahan mana. Jika Anda melihat satu orang cenderung lebih bermasalah, Anda dapat mengubah hak edit mereka menjadi hak hanya-baca.

Baca Juga

© 2022 Sridianti.com