Surel atau email (electronic mail) adalah salah satu alat komunikasi paling penting dalam kehidupan modern, baik untuk keperluan pribadi maupun profesional. Meskipun terlihat sederhana, menulis dan mengirim surel yang baik memerlukan pemahaman tentang etika, struktur, dan teknik yang tepat agar pesan dapat diterima dengan jelas oleh penerima.
Kesalahan dalam membuat surel, seperti penggunaan bahasa yang kurang formal dalam konteks profesional atau tidak menyertakan subjek yang jelas, bisa membuat pesan diabaikan atau dianggap tidak profesional. Oleh karena itu, memahami cara membuat dan mengirim surel dengan benar adalah keterampilan penting yang perlu dimiliki oleh setiap individu.
Menulis Surel dengan Struktur yang Baik
Sebuah surel yang baik harus memiliki struktur yang jelas agar mudah dipahami oleh penerima. Umumnya, struktur dasar surel meliputi:
- Alamat Penerima
- Subjek Surel
- Salam Pembuka
- Isi Surel
- Salam Penutup dan Nama Pengirim
1. Menentukan Alamat Penerima dengan Tepat
Sebelum menulis isi surel, langkah pertama adalah memastikan alamat penerima sudah benar. Kesalahan dalam mengetik alamat surel bisa menyebabkan pesan tidak terkirim atau malah dikirim ke orang yang salah.
Contoh:
Seorang karyawan ingin mengirim laporan ke manajernya yang bernama Budi dengan alamat [email protected]. Jika dia tidak teliti dan mengetik [email protected], surel tersebut tidak akan sampai ke penerima yang dimaksud.
Jika surel dikirim ke beberapa orang sekaligus, penting untuk menggunakan fitur CC (Carbon Copy) jika ingin semua penerima melihat daftar penerima lainnya, atau BCC (Blind Carbon Copy) jika ingin menyembunyikan alamat penerima lainnya demi privasi.
2. Menulis Subjek yang Jelas dan Informatif
Subjek adalah bagian pertama yang dilihat penerima sebelum membuka surel. Subjek yang jelas akan membantu penerima memahami isi surel tanpa harus membukanya terlebih dahulu.
Contoh subjek yang baik:
- Permohonan Cuti Tahunan – Nama Karyawan
- Undangan Rapat Tim – Senin, 5 Maret 2024
- Laporan Penjualan Bulanan – Februari 2024
Sebaliknya, hindari subjek yang terlalu umum atau tidak jelas, seperti:
- Penting!
- Tolong Dibaca
- Halo
Subjek yang tidak spesifik seperti ini bisa membuat surel terlewat atau diabaikan oleh penerima.
3. Menggunakan Salam Pembuka yang Sesuai
Salam pembuka harus disesuaikan dengan hubungan antara pengirim dan penerima surel. Jika surel bersifat formal, gunakan salam yang lebih profesional, sedangkan jika lebih santai, boleh menggunakan sapaan yang lebih kasual.
Contoh salam pembuka dalam surel formal:
- Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],
- Kepada Tim [Nama Perusahaan],
- Dengan hormat,
Contoh salam pembuka dalam surel non-formal:
- Halo [Nama Penerima],
- Hai [Nama Penerima],
Jika tidak tahu nama penerima, bisa menggunakan sapaan umum seperti:
- Kepada Bagian HRD,
- Kepada Tim Pemasaran,
4. Menulis Isi Surel dengan Jelas dan Efektif
Isi surel harus langsung ke pokok pembicaraan dan tidak bertele-tele. Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
Struktur dasar isi surel:
- Pendahuluan – Jelaskan maksud utama pengiriman surel.
- Informasi utama – Berikan detail yang dibutuhkan.
- Ajakan atau permintaan – Jika ada tindakan yang diharapkan dari penerima.
Contoh surel formal:
Yth. Bapak/Ibu HRD PT Sejahtera,
Saya, Andi Saputra, ingin mengajukan lamaran kerja untuk posisi Marketing Executive di PT Sejahtera. Bersama surel ini, saya lampirkan CV dan dokumen pendukung lainnya.
Saya berharap bisa diberikan kesempatan wawancara untuk menjelaskan lebih lanjut tentang pengalaman dan keterampilan saya. Jika dibutuhkan informasi tambahan, saya siap memberikan detail lebih lanjut.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Saya menunggu kabar selanjutnya.
Hormat saya,
Andi Saputra
Contoh surel non-formal:
Hai Rina,
Aku ingin mengonfirmasi apakah kita jadi bertemu besok di kafe pukul 3 sore? Tolong kabari aku ya kalau ada perubahan jadwal.
Terima kasih!
Salam,
Sita
Dalam surel formal, penting untuk menggunakan bahasa yang lebih profesional, sedangkan dalam surel santai, boleh menggunakan gaya bahasa yang lebih kasual.
5. Mengakhiri Surel dengan Salam Penutup yang Tepat
Sama seperti salam pembuka, salam penutup juga harus sesuai dengan konteks surel.
Contoh salam penutup formal:
- Hormat saya,
- Salam hormat,
- Terima kasih,
Contoh salam penutup non-formal:
- Salam,
- Terima kasih banyak!
- Sampai jumpa!
Setelah salam penutup, pastikan untuk mencantumkan nama lengkap agar penerima tahu siapa pengirimnya. Jika dalam konteks profesional, bisa menambahkan jabatan dan perusahaan.
Contoh:
Hormat saya,
Andi Saputra
Marketing Executive, PT Sejahtera
[email protected] | 0812-3456-7890
Mengirim Surel dengan Benar
Setelah menulis surel, ada beberapa hal yang harus diperiksa sebelum mengirimnya agar tidak ada kesalahan.
1. Periksa Kembali Tata Bahasa dan Ejaan
Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau tata bahasa dalam surel. Kesalahan ejaan dapat membuat surel terlihat kurang profesional. Jika perlu, gunakan fitur spell-checker yang tersedia di layanan email seperti Gmail atau Outlook.
2. Pastikan Lampiran Sudah Dimasukkan
Jika menyebutkan adanya lampiran dalam surel, pastikan file benar-benar sudah terunggah sebelum mengirim. Banyak orang lupa melampirkan dokumen dan harus mengirim surel tambahan.
Contoh kesalahan umum:
Subjek: Proposal Kerjasama PT Maju Jaya
Yth. Bapak/Ibu,
Bersama surel ini saya lampirkan proposal kerjasama untuk proyek mendatang. Mohon dapat ditinjau dan diberikan tanggapan.
Hormat saya,
Budi Santoso
Jika lupa melampirkan dokumen, maka harus mengirim surel tambahan, yang bisa terlihat kurang rapi.
3. Gunakan Fitur “Kirim Nanti” Jika Perlu
Jika surel perlu dikirim pada waktu tertentu, gunakan fitur Schedule Send yang tersedia di Gmail atau Outlook untuk mengatur waktu pengiriman agar lebih tepat waktu.
Kesimpulan
Menulis dan mengirim surel dengan benar adalah keterampilan penting yang dapat meningkatkan komunikasi yang lebih efektif. Dengan memahami struktur surel yang baik, memilih kata yang tepat, serta melakukan pemeriksaan sebelum mengirim, kita dapat memastikan bahwa pesan tersampaikan dengan jelas dan profesional.
Baik dalam keperluan bisnis maupun komunikasi sehari-hari, menggunakan etika surel yang baik akan memberikan kesan positif kepada penerima dan meningkatkan efektivitas dalam berkomunikasi.