Alur kerja terdiri dari tahapan yang dilalui bisnis atau karyawan untuk menyediakan produk atau layanan kepada pelanggannya.
Alur kerja otomatis, dalam pengartian sederhana merupakan saat tahapan ini dibantu oleh komputer atau mesin lain.
Untuk mengotomatisasi proses alur kerja, yang pertama harus memecah langkah-langkah yang terlibat dalam proses.
Setelah bisnis memiliki pemahaman yang kuat pada setiap langkah dari proses alur kerja, membuat alur kerja otomatis melibatkan memasukkan proses alur kerja ke perangkat lunak manajemen alur kerja, yang kemudian mengotomatiskan proses tersebut.
Manfaat utama alur kerja otomatis adalah menghemat waktu kerja bagi karyawan dan karenanya menghemat uang perusahaan.
Perangkat lunak alur kerja otomatis memiliki kemampuan pelaporan, sehingga perusahaan dapat mengidentifikasi kapan membutuhkan anggota staf tambahan untuk menangani beban kerja atau ketika bisnis memiliki lebih banyak anggota staf daripada yang harus mereka lakukan.
Alur kerja otomatis meniadakan proses manual dalam memasukkan data atau menyerahkan file ke orang berikutnya yang perlu mengerjakan file tersebut.
Alih-alih, setelah tugas pertama selesai, sistem alur kerja otomatis memperingatkan orang berikutnya tentang tugas berikutnya, dan setiap orang yang terlibat dalam proses tersebut memiliki akses ke informasi yang sama.
Untuk mengotomatiskan proses alur kerja, pertama-tama Anda harus menguraikan langkah-langkah yang terlibat dalam proses tersebut.
Salah satu contoh alur kerja otomatis yang digunakan adalah rumah sakit.
Dengan alur kerja otomatis, saat resepsionis memeriksa pasien ke dalam sistem di ruang tunggu, perawat menerima peringatan di komputer bahwa pasien sedang menunggu dan di ruangan mana.
Setelah perawat mengumpulkan informasi dari pasien dan memasukkannya ke dalam komputer, dokter menerima peringatan tentang pasien dan di ruangan mana pasien menunggu.
Saat perawat dan dokter memasukkan informasi, alur kerja otomatis menghasilkan informasi kembali ke resepsionis, yang mengatur beban pasien.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Dalam contoh ini, alur kerja otomatis menyelamatkan staf dari memasukkan data pasien ke dalam sistem komputer atau file pasien berkali-kali — saat resepsionis memeriksa pasien, saat perawat melihat pasien, dan saat dokter melihat pasien.
Hal ini mengurangi waktu tunggu pasien, karena setelah resepsionis memasukkan informasi pasien saat check-in, informasi tersebut secara otomatis diteruskan ke komputer perawat dan kembali ke dokter setelah perawat memasukkan informasi tambahan tentang pasien.
Alur kerja otomatis ini memberi rumah sakit efisiensi yang lebih besar dan pada akhirnya memungkinkannya memberikan perawatan yang lebih baik bagi pasien.