Call center back office, dalam pengartian sederhana merupakan bagian dari call center yang dikhususkan untuk berbagai jenis kegiatan administrasi, dukungan, dan klerikal yang penting untuk fungsi bisnis.
Seperti lingkungan back office lainnya, area operasi call center ini akan mengatasi masalah seperti pemeliharaan catatan perusahaan, pengelolaan hutang dagang dan piutang yang terkait dengan operasi, dan bahkan pengelolaan tugas administrasi dasar yang membantu mempromosikan komunikasi antara departemen dan dengan pelanggan.
Ketika operasi call center melibatkan pengambilan pesanan dari pelanggan, call center back office biasanya juga akan menangani tugas-tugas yang terkait dengan pemenuhan pesanan.
Sebagian besar fungsi yang terkait dengan call center back office sama dengan jenis operasi bisnis lainnya.
Contoh yang baik dari fungsi-fungsi ini berkaitan dengan proses akuntansi.
Bagian dari kantor ini akan mencakup departemen akuntansi yang bertugas mengelola hutang dan piutang operasi, termasuk pembuatan dan penerbitan faktur kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kepada pelanggan tersebut.
Bergantung pada jenis call center yang terlibat, upaya akuntansi dapat berfokus pada persiapan dan pengiriman tagihan ke perusahaan lain yang mengalihdayakan fungsi tertentu ke call center, atau bekerja dengan departemen akuntansi untuk perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan call center untuk dirinya sendiri. tujuan intern.
Kantor pusat panggilan.
Bukan hal yang aneh jika back office call center yang dioperasikan semata-mata untuk kepentingan perusahaan tertentu juga terlibat dalam proses pemenuhan pesanan.
Di sini, pusat panggilan menerima pesanan dan meneruskannya ke pusat pemenuhan.
Dari sana, produk disiapkan untuk dikirim ke klien, termasuk pengepakan barang dan penjadwalan pengiriman dengan jasa kurir atau entitas pengiriman lainnya.
Detailnya kemudian diteruskan ke departemen akuntansi, yang dapat menagih pesanan plus pengiriman secara tepat waktu.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Rentang fungsi yang tepat yang ditangani oleh kantor pusat panggilan tergantung pada sifat bisnis tertentu.
Kisaran fungsi yang tepat yang ditangani oleh call center back office akan bergantung pada sifat bisnis yang terlibat serta bagaimana struktur perusahaan tersebut.
Sebagian besar, segala jenis aktivitas administratif dan dukungan yang dilakukan oleh pusat akan dianggap sebagai fungsi back office.
Ketika salah satu dari fungsi tersebut terganggu karena alasan apa pun, efek pada operasi pusat panggilan pusat dan kantor depan dapat terpengaruh secara signifikan, menyebabkan banyak kesulitan untuk operasi secara keseluruhan.