Catatan saran, dalam pengartian sederhana merupakan jenis dokumen bisnis yang menegaskan bahwa pesanan yang dilakukan oleh pelanggan sebenarnya telah diterima dan disetujui untuk pengiriman, dan sekarang sedang dalam perjalanan.
Kadang-kadang disebut sebagai saran pengiriman, maksud dari dokumen tersebut adalah untuk membuat klien mengetahui status pesanan saat ini, dan juga untuk memastikan bahwa pelanggan mengetahui sebelumnya kapan mengharapkan pesanan tiba.
Setelah diberikan kepada klien dalam bentuk surat bisnis yang dikirim melalui pos, banyak perusahaan saat ini menggunakan surat elektronik atau proses pemberitahuan online serupa untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesanan telah diproses dan dikirim, dan untuk memberi tahu klien kira-kira kapan pesanan tersebut akan tiba di titik tujuan.
Catatan saran agak mirip dengan apa yang dikenal sebagai saran penerimaan.
Dokumen ini sering digunakan di kalangan keuangan untuk menegaskan perpanjangan jalur kredit kepada pelanggan, baik oleh vendor maupun oleh lembaga keuangan seperti bank.
Meskipun tujuannya sedikit berbeda, catatan saran dan saran penerimaan melayani tujuan untuk memberi tahu klien bahwa permintaan yang dia ajukan telah disetujui dan akan segera tersedia untuk digunakan klien tersebut.
Catatan saran adalah jenis dokumen bisnis yang menegaskan bahwa pesanan yang dilakukan oleh pelanggan sebenarnya telah diterima dan disetujui untuk pengiriman.
Jumlah perincian yang disertakan pada catatan saran akan bervariasi, terkadang berdasarkan kebiasaan setempat dan di lain waktu berdasarkan undang-undang perdagangan yang berlaku di yurisdiksi tempat vendor atau penyedia berada.
Sebagian besar versi catatan akan menyertakan referensi ke nomor pesanan; setiap nomor pesanan pembelian yang disediakan oleh klien; uraian yang memuat jenis dan jumlah barang yang termasuk dalam pesanan; dan bahkan total biaya, termasuk biaya pengiriman yang ditaksir oleh vendor.
Cara pengiriman, termasuk nama pengirim, juga sering menjadi bagian dari detail yang disertakan.
Jika pengiriman merupakan pemenuhan sebagian dari pesanan pelanggan, detail juga dapat mengidentifikasi item mana yang akan dikirim di kemudian hari.
Ketika detail pada catatan saran cukup komprehensif, klien dapat menggunakan detail tersebut untuk mencocokkan dengan pesanan pembelian asli dan memiliki ide yang bagus kapan mengharapkan setiap item yang terlibat dengan pesanan itu.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Berbeda dengan bill of lading, catatan saran tidak menyertai pengiriman.
Penting untuk diperhatikan bahwa catatan saran tidak menggantikan bill of lading aktual yang menyertai pengiriman, juga bukan dokumen yang berfungsi sebagai daftar pengepakan untuk pesanan.
Jenis dokumen bisnis ini sangat informatif, berfungsi sebagai sarana untuk memberi tahu pelanggan kapan pesanan dikirim, metode pengiriman yang digunakan, item yang termasuk dalam pengiriman, dan tanggal pengiriman yang diantisipasi.
Pelanggan harus menunggu sampai pesanan diterima, diperiksa keakuratannya, dan menilai kerusakan apa pun dalam perjalanan sebelum mengirimkan pembayaran jika memungkinkan.