Biasanya disebut sebagai RFP, permintaan proposal, dalam pengartian sederhana merupakan dokumen yang digunakan oleh banyak organisasi untuk menerima penawaran layanan atau barang dari vendor potensial.
Struktur yang tepat untuk RFP akan bervariasi dari satu situasi ke situasi lainnya.
Ini berarti bahwa rumus cara menulis RFP akan sangat bergantung pada budaya entitas yang mengeluarkan permintaan dan apa yang ingin mereka pelajari dari tanggapan tersebut.
Berikut adalah beberapa contoh elemen yang ditemukan dalam banyak permintaan proposal terlepas dari industri atau organisasi yang terlibat.
Seperti banyak upaya penulisan bisnis, permintaan proposal yang tepat akan dimulai dengan menyatakan tujuan dokumen tersebut.
Hal ini biasanya dapat diringkas dalam beberapa kalimat dan memungkinkan pemohon atau pihak yang diundang untuk mengajukan proposal resmi untuk mengetahui dengan tepat apa yang dicari entitas penerbit dalam bentuk layanan atau barang.
Bahkan format yang paling kasual untuk RFP akan menyertakan informasi semacam ini.
RFP adalah proposal tertulis dari vendor potensial untuk produk atau layanan.
Seiring dengan menyatakan tujuan atau alasan RFP, tidak jarang beberapa informasi umum tentang entitas dimasukkan.
Informasi tersebut biasanya memberikan perincian terbatas tentang ukuran perusahaan, jumlah lokasi yang saat ini dipertahankan, dan rencana ekspansi segera yang dapat berdampak pada tanggapan pelamar.
Biasanya, detailnya tidak dimaksudkan untuk menjadi komprehensif.
Namun, biasanya cukup untuk memungkinkan pelamar melakukan penelitian sendiri untuk memperluas pemahaman mereka tentang kebutuhan pihak yang mengeluarkan permintaan proposal.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Permintaan proposal yang tepat akan dimulai dengan menyatakan tujuan dokumen.
Secara struktur, permintaan proposal bisa sangat luas atau sangat rinci.
Beberapa permintaan tidak lebih dari satu halaman dan hanya menyertakan pedoman umum untuk pengiriman, seperti beberapa area khusus untuk ditangani, cara mengirimkan proposal yang telah selesai, dan tanggal jatuh tempo semua proposal.
RFP lain menyediakan bagian khusus dan format yang harus diikuti tanpa gagal.
Ada keuntungan dari kedua pendekatan ini untuk memformat permintaan proposal.
Format yang luas memastikan bahwa informasi yang diperlukan akan dimuat dalam isi tanggapan, namun memungkinkan entitas untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana setiap pelamar menampilkan diri mereka ketika diberi banyak kelonggaran dalam tanggapan.
Sebaliknya, format yang sangat terstruktur memberi tahu pemohon dengan tepat bagaimana mengatur data dengan cara yang pasti memiliki arti bagi entitas penerbit.
Pada saat yang sama, struktur yang komprehensif memungkinkan untuk membandingkan tanggapan dari beberapa responden secara berdampingan, menelusuri daftar bagian satu per satu.
Bergantung pada jenis layanan atau barang yang terlibat, permintaan proposal dapat berisi contoh skenario yang menggambarkan apa yang dibutuhkan pencetus permintaan dari vendor baik dalam situasi rutin maupun darurat.
Misalnya, jika RFP adalah untuk layanan telekonferensi, originator mungkin ingin mengetahui apakah vendor dapat menjamin ketersediaan sejumlah port atau jalur tertentu bahkan selama periode bisnis puncak.
Vendor juga dapat mengatasi masalah khusus seperti penerapan jaringan dukungan untuk digunakan dalam kasus darurat di seluruh perusahaan, atau jika vendor dapat menangani penjadwalan dan melaksanakan panggilan konferensi tanpa sedikit atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.
Bisnis atau organisasi lain yang perlu mengeluarkan RFP tetapi tidak yakin bagaimana menyusun dokumen untuk keuntungan terbaik seringkali dapat memulai proses dengan menggunakan salah satu dari banyak pilihan templat RFP gratis yang ditemukan secara online.
Template ini dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan.
Dalam beberapa kasus, template akan datang dengan setidaknya satu permintaan contoh proposal, yang akan berfungsi sebagai panduan bagi individu atau tim yang diberi tanggung jawab menyiapkan RFP.