Pengertian Kanban?
Kanban adalah sistem kontrol inventaris yang digunakan dalam manufaktur just-in-time (JIT). Ini dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur industri di Toyota, dan mengambil namanya dari kartu berwarna yang melacak produksi dan memesan pengiriman suku cadang atau bahan baru saat habis.
Kanban adalah kata dalam bahasa Jepang yang secara langsung diterjemahkan menjadi “kartu visual”, jadi sistem kanban berarti menggunakan isyarat visual untuk mendorong tindakan yang diperlukan agar proses tetap mengalir.
Ringkasan:
- Kanban (Jepang untuk tanda) adalah sistem kontrol inventaris yang digunakan dalam manufaktur just-in-time (JIT) untuk melacak produksi dan memesan pengiriman suku cadang dan bahan baru.
- Kanban dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur industri di Toyota, dan menggunakan isyarat visual untuk mendorong tindakan yang diperlukan agar proses tetap mengalir.
- Salah satu tujuan utama kanban adalah membatasi penumpukan persediaan berlebih di titik mana pun di lini produksi.
- Kanban juga berusaha untuk membatasi kemacetan dengan mempromosikan komunikasi dan berbagi informasi antara individu dan departemen.
- Implementasi kanban yang berhasil dapat menyebabkan pengurangan biaya, kepuasan pelanggan yang lebih besar, proses yang lebih efisien, dan risiko yang diminimalkan karena masalah yang tidak terduga.
Memahami Sistem Kanban
Sistem kanban dapat dianggap sebagai sistem sinyal dan respons. Ketika item hampir habis di stasiun operasional, akan ada isyarat visual yang menentukan berapa banyak yang harus dipesan dari persediaan.
Orang yang menggunakan suku cadang membuat pesanan untuk jumlah yang ditunjukkan oleh kanban dan pemasok memberikan jumlah persis yang diminta. Misalnya, jika seorang pekerja sedang mengantongi produk di ban berjalan, kanban dapat ditempatkan di tumpukan di atas 10 kantong terakhir.
Saat pekerja mendapatkan kartu tersebut, dia memberikan kartu kepada pelari lantai untuk membawa lebih banyak tas. Stasiun yang lebih jauh dari ruang persediaan mungkin memiliki kanban yang ditempatkan di 15 kantong dan yang lebih dekat di lima kantong.
Alur tas dan penempatan kartu disesuaikan untuk memastikan tidak ada stasiun yang tertinggal tanpa tas saat sabuk berjalan. Sistem kanban dapat digunakan dengan mudah di dalam pabrik, tetapi juga dapat diterapkan untuk membeli persediaan dari pemasok eksternal.
Sistem kanban menciptakan visibilitas yang luar biasa bagi pemasok dan pembeli. Salah satu tujuan utamanya adalah membatasi penumpukan persediaan berlebih di titik mana pun di lini produksi.
Batasan jumlah item yang menunggu di titik suplai ditetapkan dan kemudian dikurangi saat inefisiensi diidentifikasi dan dihilangkan. Setiap kali batas inventaris terlampaui, hal itu menunjukkan inefisiensi yang perlu ditangani.
Saat wadah suku cadang atau bahan dikosongkan, kartu muncul, diberi kode warna sesuai urutan prioritas, memungkinkan produksi dan pengiriman lebih banyak sebelum penundaan atau kekurangan berkembang. Sistem dua kartu sering digunakan.
Kartu transportasi T-kanban mengesahkan pemindahan kontainer ke stasiun kerja berikutnya pada jalur produksi, sedangkan kartu produksi P-kanban mengizinkan stasiun kerja untuk memproduksi produk dalam jumlah tetap dan memesan suku cadang atau bahan setelah dijual atau digunakan. Kanban sering membutuhkan dukungan di seluruh perusahaan agar efektif.
Setiap departemen harus diandalkan untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan pada waktu tertentu untuk transisi proses ke departemen masa depan. Tanpa dukungan luas ini, metodologi kanban akan sia-sia.
Latihan Inti Kanban
Metode kanban memiliki beberapa prinsip inti yang menentukan bagaimana proses terjadi dan bagaimana anggota tim harus terlibat dalam proses tersebut.
Visualisasikan Alur Kerja
Inti dari kanban, prosesnya harus digambarkan secara visual. Baik secara fisik, kartu nyata atau memanfaatkan teknologi dan perangkat lunak, prosesnya harus ditunjukkan langkah demi langkah menggunakan isyarat visual yang membuat setiap tugas dapat diidentifikasi dengan jelas.
Idenya adalah untuk menunjukkan dengan jelas apa setiap langkahnya, apa harapannya, dan siapa yang akan mengambil tugas apa. Metode kuno (tetapi masih digunakan sampai sekarang) termasuk menyusun tugas kanban pada catatan tempel.
Setiap catatan tempel dapat diwarnai berbeda untuk menandakan jenis item pekerjaan yang berbeda. Tugas-tugas ini kemudian akan ditempatkan ke jalur renang, bagian yang ditentukan yang mengelompokkan tugas terkait untuk membuat proyek yang lebih terorganisir.
Saat ini, perangkat lunak manajemen inventaris biasanya menjalankan proses kanban.
Batasi WIP
Karena kanban berakar pada efisiensi, tujuan kanban adalah meminimalkan jumlah pekerjaan yang sedang berjalan. Tim didorong untuk menyelesaikan tugas sebelumnya sebelum beralih ke tugas baru.
Hal ini memastikan bahwa ketergantungan di masa mendatang dapat dimulai lebih awal dan bahwa sumber daya seperti staf tidak menunggu secara tidak efisien untuk memulai tugas mereka sambil mengandalkan orang lain. Perusahaan harus secara internal menilai jumlah WIP yang sesuai untuk dibawa karena bekerja melalui proses kanban.
Ini sering dikaitkan dengan jumlah orang selama proses berlangsung; karena jumlah pekerja yang terikat pada suatu proyek berkurang, demikian juga jumlah barang yang diizinkan sedang dikerjakan. Keterbatasan ini juga mengkomunikasikan kepada tim atau departemen lain bahwa mereka harus mempertimbangkan permintaan mereka dari tim lain karena setiap kelompok individu dapat dikenakan batasan kerja.
Kelola Alur Kerja
Saat proses dilakukan, perusahaan akan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan di sepanjang alur kerja. Terkadang, keterbatasan tidak terpenuhi atau tujuan tidak tercapai; dalam hal ini, terserah pada tim untuk mengelola alur kerja dan lebih memahami kekurangan yang harus diatasi.
Bagian penting dari kanban adalah untuk mengamati dan menghilangkan hambatan sebelum terjadi. Ini termasuk peramalan produksi dan pemanfaatan sumber daya.
Ketika proses menjadi lebih dapat diprediksi, perusahaan akan merasa lebih mudah untuk membuat komitmen kepada pelanggan atau membuat proses menjadi lebih efisien dengan sepenuhnya mengurangi sumber daya tambahan yang tidak terpakai.
Tentukan Kebijakan dengan Jelas
Sebagai bagian dari alur kerja yang menggambarkan secara visual, proses seringkali didefinisikan dengan jelas. Departemen seringkali dapat dengan mudah memahami ekspektasi yang ditempatkan pada tim mereka, dan kartu kanban yang diberikan kepada individu tertentu dengan jelas mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap tugas.
Dengan mendefinisikan kebijakan dengan sangat jelas, setiap pekerja akan memahami apa yang diharapkan dari mereka, kriteria daftar periksa apa yang harus dipenuhi sebelum penyelesaian, dan apa yang terjadi selama transisi antar langkah.
Terapkan Putaran Umpan Balik
Saat menggunakan metode kanban, perusahaan sering mengumpulkan informasi, menganalisis bagaimana proses mengalir, dan menerapkan perubahan untuk lebih meningkatkan proses. Putaran umpan balik ini memungkinkan karyawan untuk terus meningkatkan dan melakukan perbaikan kecil bertahap yang lebih mudah diadaptasi.
Umpan balik tersebut dapat berupa umpan balik positif atau umpan balik negatif. Pendekatan kanban adalah untuk memahami kegagalan di awal proses dan mendatangkannya dengan cepat; ini memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan jalur yang benar sebelum inefisiensi menjadi masalah yang lebih besar.
Tingkatkan Kolaborasi
Karena tugas dipecah menjadi kartu kanban yang sangat kecil, individu harus sering mengandalkan satu sama lain saat menggunakan metode kanban. Individu, seringkali dalam tim yang berbeda, harus berkolaborasi dan mendiskusikan transisi antara jalur berenang, sementara individu lain harus berkelompok untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah dengan cepat.
Di bawah kanban, perubahan pada proses harus dikomunikasikan secara luas karena penyesuaian yang dilakukan di satu area mungkin memiliki dampak yang lebih luas di area lain.
Dewan Kanban
Proses kanban menggunakan papan kanban, sistem organisasi yang secara jelas menguraikan elemen-elemen dari suatu proses. Papan kanban seringkali memiliki tiga elemen: papan, daftar, dan kartu.
Papan Kanban adalah gambaran terbesar dari sebuah proses yang mengatur aspek luas alur kerja. Misalnya, sebuah perusahaan dapat memilih untuk memiliki dewan kanban yang berbeda untuk departemen yang berbeda dalam organisasinya (yaitu keuangan, pemasaran, dll.).
Papan kanban digunakan untuk mengumpulkan proses yang relevan dalam satu ruang kerja atau area papan tugas. Daftar Kanban adalah item yang harus dilakukan di setiap papan.
Misalnya, pabrikan mungkin memiliki setiap tahap pembuatan sebagai item daftar, karena daftar kanban sering mewakili tahapan produksi yang berbeda dalam bidang yang serupa. Daftar kanban juga dapat mengalir dari satu tugas ke tugas lainnya; sering kali, satu tugas akan berakhir dan tugas lain akan diambil dengan item tindakan berikutnya setelah selesainya item daftar sebelumnya.
Terakhir, kartu kanban ada di dalam daftar dan mewakili item tindakan paling detail yang diperlukan untuk melengkapi daftar. Kartu-kartu ini adalah item khusus yang harus ditangani secara berurutan untuk melengkapi daftar.
Misalnya, produsen harus menghubungi pemasok, mengonfirmasi ketersediaan bahan baku, mengirimkan pesanan, menerima item inventaris, dan memulai pembuatan. Setiap langkah ini bahkan dapat disempurnakan lebih lanjut menjadi kartu kanban yang lebih spesifik yang mewakili proyek mini.
Contoh di bawah ini menggambarkan contoh kanban atau sistem tarikan dengan tugas yang terdefinisi dengan baik, jalur berenang, dan demonstrasi keseluruhan aliran tugas. Contoh Papan Kanban.
Administrasi Layanan Umum AS
Sistem Kanban Elektronik
Untuk memungkinkan pensinyalan permintaan waktu nyata di seluruh rantai pasokan, sistem kanban elektronik telah tersebar luas. Sistem e-kanban ini dapat diintegrasikan ke dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).
Sistem ini memanfaatkan papan, daftar, dan kartu kanban digital yang mengomunikasikan status proses lintas departemen
Toyota, Ford Motor Company, dan Bombardier Aerospace adalah beberapa pabrikan yang menggunakan sistem e-kanban. Sistem elektronik ini masih memberikan sinyal visual, tetapi sistem juga biasanya diaktifkan untuk mengotomatisasi bagian proses, seperti transportasi melalui pabrik atau bahkan mengajukan pesanan pembelian.
Scrum vs.
Kanban
Scrum dan kanban sama-sama memiliki metodologi yang membantu perusahaan beroperasi lebih efisien. Namun, masing-masing memiliki pendekatan yang sangat berbeda untuk mencapai efisiensi itu.
Pendekatan scrum membubuhkan kerangka waktu tertentu untuk perubahan yang akan dilakukan; selama periode ini, perubahan spesifik dibuat. Dengan kanban, perubahan dilakukan terus menerus.
Metodologi scrum memecah tugas menjadi sprint, periode yang ditentukan dengan periode awal dan akhir di mana tugas didefinisikan dengan baik dan dieksekusi dengan cara tertentu. Tidak boleh ada perubahan atau penyimpangan dari pengaturan waktu atau tugas ini.
Scrum sering diukur dengan kecepatan atau kapasitas yang direncanakan, dan pemilik produk atau master scrum mengawasi prosesnya. Di sisi lain, kanban lebih adaptif karena menganalisis apa yang telah dilakukan di masa lalu dan terus melakukan perubahan.
Tim mengatur irama atau siklus mereka sendiri, dan siklus ini sering berubah sesuai kebutuhan. Kanban mengukur kesuksesan dengan mengukur cycle time, throughput, dan work in progress.
Kanban jangan dikacaukan dengan kaizen, metodologi perbaikan terus-menerus.
Manfaat Kanban
Ide kanban membawa berbagai manfaat, mulai dari efisiensi internal hingga dampak positif bagi pelanggan. Tujuan kanban adalah untuk memvisualisasikan aliran tugas dan proses.
Karena alasan ini, kanban memberikan visibilitas dan transparansi yang lebih besar pada aliran tugas dan tujuan. Dengan menggambarkan langkah-langkah dan urutan di mana mereka harus terjadi, peserta proyek dapat lebih memahami alur tugas dan pentingnya langkah-langkah yang saling terkait.
Karena kanban berusaha untuk menjadi lebih efisien, perusahaan yang menggunakan kanban seringkali mengalami waktu perputaran yang lebih cepat. Ini termasuk proses pembuatan yang lebih cepat, pengemasan dan penanganan yang lebih cepat, dan waktu pengiriman yang lebih efisien ke pelanggan.
Hal ini mengurangi biaya penyimpanan perusahaan (yaitu penyimpanan, asuransi, risiko keusangan) sementara juga perputaran modal lebih cepat untuk penggunaan yang lebih efisien. Perusahaan yang menggunakan praktik kanban mungkin juga memiliki prediktabilitas yang lebih besar untuk apa yang akan datang.
Dengan menguraikan langkah-langkah dan tugas-tugas di masa depan, perusahaan mungkin bisa lebih memahami risiko, hambatan, atau kesulitan yang seharusnya memperlambat proses. Sebaliknya, perusahaan dapat merencanakan terlebih dahulu untuk menyerang kekurangan ini dan mengalokasikan sumber daya untuk mengatasi rintangan sebelum mereka memperlambat proses.
Terakhir, tujuan akhir kanban adalah memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. Dengan proses yang lebih efisien dan tidak boros, pelanggan mungkin dikenakan harga yang lebih rendah.
Dengan proses yang lebih cepat, pelanggan bisa mendapatkan barangnya lebih cepat. Dengan berada di atas proses, pelanggan mungkin dapat berinteraksi dengan layanan pelanggan lebih cepat dan resolusi tercapai lebih cepat.
Kekurangan Kanban
Bagi beberapa perusahaan, kanban tidak mungkin diterapkan atau tidak layak untuk dipraktekkan. Pertama, kanban bergantung pada stabilitas; perusahaan harus memiliki proses yang dapat diprediksi yang tidak dapat menyimpang secara material.
Untuk perusahaan yang beroperasi di lingkungan yang dinamis dimana aktivitasnya tidak stabil, perusahaan mungkin kesulitan untuk beroperasi dengan menggunakan kanban. Kanban sering dikaitkan dengan metodologi produksi lainnya (just-in-time, scrum, dll.).
Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat memperoleh semua keuntungan jika hanya menerima praktik kanban. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memahami kapan akan membutuhkan bahan mentah saat meninjau kartu kanban; namun, jika perusahaan tidak menggunakan persediaan just-in-time, mungkin menimbulkan biaya yang tidak perlu untuk mengangkut bahan baku selama periode persediaan menganggur.
Kanban juga memiliki permintaan untuk diperbarui secara konsisten karena beberapa alasan. Pertama, jika tugas yang diselesaikan tidak ditandai, tim yang menganalisis langkah selanjutnya mungkin tidak menilai secara memadai di mana proses tim berada.
Kedua, tidak ada penilaian waktu untuk fase yang berbeda, jadi anggota tim harus menyadari berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk tugas mereka dan tenggat waktu apa yang bergantung pada tugas yang ada.
Apa Aturan Kanban?
Di bawah metode kanban, perusahaan harus terus meningkatkan, memberikan umpan balik kepada pekerja, dan berusaha untuk menjadi efisien dengan sumber daya. Kanban mengharuskan perusahaan untuk menggambarkan proses secara visual, menetapkan tugas ke jalur berenang, dan memastikan individu mengomunikasikan perubahan di seluruh proses atau proyek.
Mengapa Kita Menggunakan Kanban?
Kanban berusaha untuk menghemat waktu, uang, dan sumber daya perusahaan lainnya dengan memastikan ada waktu henti yang minimal di antara tugas. Selain itu, kanban mencoba untuk menargetkan kemacetan sebelum terjadi, memastikan bahwa langkah-langkah dapat diambil terlebih dahulu untuk menghindari pekerjaan dalam proses duduk diam sementara masalah diperbaiki.
Apakah Kanban Agile atau Lean?
Kanban menjembatani kerangka kerja yang gesit dan ramping. Ini gesit karena proses digambarkan secara visual sebelum terjadi.
Ini berarti perubahan dapat dilakukan sebelum masalah. Selain itu, kanban adalah sistem tarik di mana pekerjaan ditarik melalui suatu proses ketika setiap langkah sebelumnya diselesaikan.
Alih-alih menumpuk persediaan dari satu tahap ke tahap lainnya, kanban bertujuan untuk memiliki persediaan yang cukup melalui proses manufaktur.
Garis bawah
Pendekatan kanban adalah metodologi yang bertujuan untuk meminimalkan pemborosan, downtime, inefisiensi, dan kemacetan sepanjang proses. Proyek digambarkan secara visual menggunakan papan, daftar, dan kartu yang menunjukkan tanggung jawab lintas departemen.
Jika dijalankan dengan tepat, kanban dapat meminimalkan biaya produksi, memanfaatkan tenaga kerja secara lebih efisien, meningkatkan layanan pelanggan, dan meminimalkan waktu pengiriman.