Vendor pilihan, dalam pengartian sederhana merupakan vendor yang telah diselidiki oleh perusahaan dan disetujui.
Ketika sebuah perusahaan membutuhkan layanan, mereka beralih ke vendor ini terlebih dahulu, yang berarti berada di daftar pilihan dapat menempatkan bisnis pada posisi yang kuat.
Sebagai aturan umum, hanya perusahaan dan institusi yang sangat besar yang menggunakan vendor pilihan, dan orang harus mendaftar untuk mengikuti program pilihan.
Ada beberapa kualitas yang dicari perusahaan dari vendor pilihan.
Reputasi dalam industri ini tentu saja penting, begitu juga isu-isu seperti kinerja tepat waktu, biaya yang masuk akal, dan kualitas produk dan layanan yang tinggi.
Vendor juga harus memiliki lisensi penuh, terikat, dan diasuransikan, sebagaimana berlaku, dengan banyak bukti sertifikasi dan pengalaman di bidang spesialisasi mereka.
Dengan menambahkan vendor ke daftar pilihan, sebuah perusahaan mengatakan bahwa vendor ini akan menjadi sumber pertama untuk barang dan jasa.
Praktik bisnis di vendor mungkin juga penting.
Perusahaan yang ingin mempromosikan keberlanjutan, misalnya, hanya akan menggunakan vendor dengan praktik lingkungan yang teruji dan menunjukkan komitmen terhadap pengelolaan lingkungan.
Demikian pula, perusahaan religius mungkin lebih suka menggunakan vendor yang memiliki keyakinan agama yang sama.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Banyak perusahaan juga mengharapkan beberapa konsesi dari vendor pilihan.
Dengan menambahkan perusahaan ke daftar pilihan, perusahaan mengatakan bahwa perusahaan ini akan menjadi sumber pertama untuk barang dan jasa, dan tidak akan mencari di tempat lain kecuali vendor tidak dapat menyediakan layanan yang dibutuhkan.
Sebagai imbalannya, perusahaan dapat meminta diskon dari vendor, dan untuk perlakuan khusus lainnya, karena perusahaan menganggap dirinya sebagai pelanggan yang sangat penting.
Beberapa perusahaan memasukkan apa yang dikenal sebagai perjanjian vendor yang disukai, kontrak antara vendor yang disukai dan perusahaan yang dimaksudkan untuk menjelaskan ketentuan hubungan tersebut.
Memiliki kontrak semacam itu bisa menjadi ide yang sangat bagus, karena memastikan bahwa setiap orang memahami apa yang diharapkan, dan dapat meletakkan dasar untuk jalur hukum jika masalah berkembang.
Jenis kontrak ini harus dibaca dengan hati-hati oleh kedua belah pihak untuk memastikan bahwa tidak ada kejutan dalam ketentuan kontrak.
Departemen pengadaan sering mengelola hubungan dengan vendor pilihan, dan memiliki daftar vendor yang didistribusikan ke departemen lain.
Saat orang membutuhkan sesuatu, mereka diharapkan untuk melihat apakah vendor dalam daftar ini menyediakannya sebelum melihat vendor luar.