Di sebagian besar organisasi besar, departemen pengadaan bertanggung jawab atas pembuatan dan pemeliharaan daftar vendor pilihan.
Daftar ini diberikan kepada departemen dan petugas pembelian untuk membantu dalam aspek penempatan pesanan pengadaan atau pembelian.
Tujuan utama dari daftar ini, dalam pengartian sederhana merupakan untuk membantu pembeli dalam memilih pemasok yang telah menyelesaikan proses peninjauan secara menyeluruh.
Proses yang diperlukan untuk menambahkan vendor ke daftar vendor pilihan bervariasi menurut organisasi.
Biasanya, lamanya waktu yang dibutuhkan dan jenis peninjauan ditentukan oleh nilai dolar dari komoditas tersebut.
Sebagian besar perusahaan memiliki daftar komoditas yang perlu mereka beli secara teratur.
Alih-alih mengeluarkan permintaan proposal (RFP) dan memilih satu vendor, mereka memberikan daftar vendor pilihan kepada staf.
Daftar vendor yang disukai membantu dalam aspek penempatan pesanan pengadaan atau pembelian.
Minimal selama proses peninjauan ini, nama dan alamat resmi vendor diidentifikasi, bersama dengan nomor pajak, komoditas yang mereka tawarkan, atau layanan.
Banyak perusahaan menggunakan layanan pemeringkatan, seperti Dunn and Bradstreet® atau perusahaan pemeringkat khusus industri, untuk mengonfirmasi keabsahan perusahaan dan menentukan apakah ada masalah yang diketahui dengan perusahaan tersebut.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Staf pengadaan bertanggung jawab untuk mengelola dan memantau kinerja vendor.
Di sebagian besar perusahaan, tinjauan menyeluruh terhadap vendor diselesaikan sebelum ditambahkan ke daftar vendor pilihan.
Langkah pertama dalam proses ini adalah penyerahan formulir permintaan yang sudah diisi oleh vendor.
Informasi yang diperlukan dapat mencakup salinan laporan keuangan, volume bahan yang diproduksi, sumber suku cadang, afiliasi serikat pekerja, dan daftar eksekutif perusahaan.
Prosedur jaminan kualitas dapat membuat perbedaan dalam menyusun daftar vendor pilihan.
Informasi ini ditinjau oleh staf pengadaan, yang bertanggung jawab untuk memastikan keakuratannya.
Selain pengumpulan informasi ini, banyak perusahaan memerlukan inspeksi lokasi.
Selama proses ini, anggota departemen pengadaan melakukan tur mendetail ke fasilitas, bertemu dengan staf, dan meninjau prosedur jaminan kualitas.
Tidak jarang perusahaan mengevaluasi kembali daftar vendor yang disukai setiap tiga sampai lima tahun.
Tujuan inspeksi adalah untuk meninjau setiap perubahan prosedur, pemasok, dan informasi relevan lainnya.
Jika kualitas produk suatu perusahaan menurun, itu dapat dihapus dari daftar.
Anggota tim pengadaan dapat mengawasi semua aspek dari beberapa transaksi sebelum vendor ditambahkan ke daftar pilihan.
Merupakan tanggung jawab staf pengadaan untuk mengelola dan memantau kinerja vendor.
Laporan aktivitas pembelian, faktur, masalah, dan pengiriman sering dikumpulkan setiap tiga bulan dan ditinjau.
Dedikasi berkelanjutan untuk manajemen vendor dianggap sebagai praktik terbaik dalam organisasi pembelian.