Membuat database inventory memerlukan beberapa persiapan dan perencanaan seperti terlebih dahulu memilih database management system (DBMS) yang akan anda gunakan.
MySQL, Microsoft (MS) Access dan Oracle merupakan sistem yang paling banyak digunakan.
Anda kemudian perlu memutuskan jenis informasi apa yang perlu Anda simpan di basis data inventaris Anda.
Ada tiga jenis data yang luas: informasi pesanan, produk atau layanan, dan inventaris pembeli atau pelanggan.
Langkah terakhir Anda, dalam pengartian sederhana merupakan membuat database dan tabel yang akan disimpannya, menyelesaikan proses normalisasi, mengisi tabel — meskipun hanya dengan data uji — dan menguji database yang baru dibuat.
Pilihan DBMS mana yang digunakan umumnya didasarkan pada biaya perangkat lunak, platform tempat DBMS dapat dijalankan, seberapa curam kurva pembelajaran untuk Anda sendiri atau karyawan yang akan bertanggung jawab atas manajemen inventaris dan penyelesaian masalah inventaris saat mereka terjadi.
MySQL adalah perangkat lunak sumber terbuka yang tersedia secara gratis melalui unduhan dari Internet, dan sering dibundel dengan distribusi gratis versi server sistem operasi Linux.
Akses mungkin bukan pilihan yang baik untuk bisnis yang sangat besar, dan Oracle, yang cukup mahal, memiliki kurva belajar yang sangat curam.
Setelah Anda menentukan dengan tepat jenis data yang Anda perlukan, Anda akan siap untuk mulai membuat database inventaris, yang biasanya dapat diselesaikan menggunakan antarmuka pengguna grafis (GUI) seperti PHPMyAdmin atau pada baris perintah menggunakan bahasa SQL.
Sangat penting bahwa database inventaris dinormalisasi.
Jika Anda akan melakukan tugas administratif menggunakan GUI, prosesnya cukup jelas, dan harus ada dokumentasi program yang dapat Anda konsultasikan.
Membuat database inventaris pada baris perintah membutuhkan setidaknya pengetahuan dasar yang sangat kuat tentang bahasa SQL, yang hampir selalu digunakan untuk bekerja dengan database.
Kata-kata “buat database” diikuti dengan nama yang Anda pilih untuk memberikan database Anda adalah perintah yang akan dikeluarkan.
Anda kemudian perlu mengeluarkan perintah “gunakan” diikuti dengan nama yang sama yang Anda pilih untuk mengaksesnya untuk mulai membuat tabel yang Anda perlukan untuk menyimpan semua jenis data yang diperlukan.
Itu dimulai dengan perintah “buat tabel”, diikuti dengan nama tabel, bersama dengan perintah lain yang mengatur parameter, seperti kunci asing, kunci utama, nilai nol, dan panjang karakter.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Dengan banyak sistem kontrol inventaris otomatis, item dipindai saat tiba yang kemudian menempatkannya di database.
Fungsi-fungsi ini hampir selalu dapat dilakukan melalui GUI juga.
Sangat penting bahwa basis data inventaris Anda dinormalisasi, proses yang diperlukan untuk memastikannya dapat tumbuh dalam ukuran dan diperbarui dengan tetap menjaga integritas sehingga laporan akurat tentang pengambilan keputusan bisnis tersedia setiap saat.
Bergantung pada jumlah tabel dan jenis data, normalisasi, yang bisa menjadi proses yang sangat rumit, mungkin harus dipercayakan kepada spesialis basis data.
Ada tiga bentuk normalisasi: bentuk normal pertama (1NF), bentuk normal kedua (2NF) dan bentuk normal ketiga (3NF).
Mencoba mencapai normalisasi setelah pembuatan basis data inventaris sebenarnya tidak disarankan.