5 Praktik Terbaik untuk Tetap Aman Menggunakan Microsoft Office 365:
Microsoft Office dianggap sebagai opsi masuk favorit di ruang suite produktivitas. Perangkat lunak populer digunakan oleh jutaan konsumen dan bisnis di seluruh dunia.
Itu juga memegang cengkeraman kuat di sektor Perusahaan. Itulah mengapa semakin penting untuk menggunakan Office 365 dengan aman, versi online untuk kolaborasi yang mudah.
Perusahaan ini menawarkan berbagai paket Pribadi, Bisnis, dan Perusahaan. Dengan setiap paket, Anda mendapatkan akses ke aplikasi Office, OneDrive, dan lainnya dengan beberapa ketentuan.
Tentu saja, Anda akan membuat, mengedit, dan menyimpan informasi pribadi dan rahasia menggunakan Microsoft Word, Excel, dan OneDrive. Itulah mengapa penting untuk memperketat keamanan selama proses pengeditan, penayangan, dan berbagi.
Dalam posting ini, saya akan memandu Anda ke lima praktik teratas untuk tetap menggunakan Office 365 dengan aman. Terapkan pengukuran ini dan jangan khawatir tentang pencurian data atau penyalahgunaan apa pun.
Mari kita mulai. Dapatkan Office 365
1.
Gunakan Kata Sandi Kuat dan Aktifkan 2FA
Yang ini tidak punya otak. Saat membuat akun Microsoft, gunakan kata sandi yang kuat dengan kombinasi huruf, angka, dan karakter khusus.
Jika Anda khawatir mengingatnya, maka saya akan menyarankan Anda untuk berinvestasi di pengelola kata sandi. Ada banyak penawaran yang mumpuni seperti LastPass, Enpass, 1Password, SafeInCloud, dan banyak lagi.
Anda dapat menggunakan pembuat kata sandi bawaan dan masuk otomatis di iOS dan Android untuk pengalaman masuk yang bebas repot.
Memilih kata sandi yang kuat merupakan salah satu bagian dari proses.
Saya akan sangat menyarankan Anda untuk memperketat keamanan menggunakan otentikasi dua faktor. Jangan memilih verifikasi nomor ponsel saja.
Ada banyak contoh di mana peretas dapat mengakses akun seseorang menggunakan pertukaran SIM dan kemudian membaca OTP dari pesan tersebut. CEO Twitter Jack Dorsey adalah korban baru-baru ini dari praktik semacam itu.
Gunakan aplikasi 2FA (Otentikasi dua faktor) yang menghasilkan kode acak dalam periode tertentu. Masukkan kode itu setelah layar kata sandi.
Authy akan menjadi pilihan pilihan saya untuk dukungan multi-platform dan kemampuan sinkronisasi.
2. Dokumen Sensitif Lindungi Kata Sandi
Untuk mencegah orang yang tidak dikenal membuka dan mengakses dokumen sensitif, Anda selalu dapat melindungi dokumen dengan kata sandi menggunakan alat kata sandi bawaan.
Klik menu Tinjau dari bilah pita, ketuk Lindungi Dokumen, dan kotak dialog akan memungkinkan Anda menambahkan kata sandi dan beberapa aturan terkaitnya. Berbicara tentang aturan, Anda dapat menambahkan kata sandi untuk melihat dokumen, mengatur kata sandi lain untuk membiarkan orang lain melakukan modifikasi pada dokumen.
Seseorang juga dapat mencegah kolega menambahkan komentar menggunakan opsi lebih lanjut.
Anda dapat mengaktifkan sakelar kecil di bagian privasi untuk menyembunyikan informasi pribadi dari file.
3.
Tambahkan Tanggal Kedaluwarsa ke Tautan Berbagi OneDrive
Aplikasi Office 365 mengintegrasikan platform cloud Microsoft OneDrive dengan erat. Nah, Anda juga bisa menggunakan Box dan Dropbox, tapi saya akan merekomendasikan OneDrive karena sudah terintegrasi secara default di Windows 10 dan juga dilengkapi dengan penyimpanan 1TB untuk pelanggan Office 365.
Setiap file Word, PowerPoint, dan Excel disimpan secara otomatis ke platform cloud Microsoft. Sekarang, saat berbagi file atau folder dari aplikasi OneDrive, Microsoft menawarkan cara yang rapi untuk menambahkan tanggal dan waktu kedaluwarsa ke tautan bersama tersebut.
Di OneDrive Web, saat membagikan folder, Anda dapat mengetuk Bagikan dan memilih tanggal kedaluwarsa yang ditetapkan. Dari sana, pilih waktu dan tanggal untuk mengakhiri tautan.
Hal-hal agak rumit di ponsel. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melakukan tindakan yang sama di aplikasi iOS dan Android.
Langkah 1: Unduh OneDrive dan masuk dengan kredensial dan kode 2FA. Langkah 2: Arahkan ke folder yang ingin Anda bagikan dan ketuk menu tiga titik.
Langkah 3: Pilih bagikan dan pilih pengaturan tautan.
Langkah 4: Tambahkan waktu dan tanggal untuk menautkan dan aktifkan sakelar.
Karena fitur yang disebutkan di atas terkait dengan OneDrive, Anda juga dapat menggunakan teknik yang sama untuk menambahkan kedaluwarsa ke gambar dan video.
4. Tambahkan Kata Sandi ke Tautan OneDrive
Opsi dua yang disebutkan di atas paling banyak digunakan ketika Anda hanya ingin melindungi satu file dengan kata sandi pada saat itu.
Tetapi jika Anda ingin berbagi 8-10 dokumen sekaligus, lebih baik Anda melindungi tautan OneDrive dengan kata sandi. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat mengunggah semua dokumen dalam satu folder di OneDrive.
Sekarang, buka web OneDrive, pilih folder, dan ketuk menu bagikan. Dari kotak dialog, pilih tambahkan kata sandi, lalu bagikan tautan folder.
Penerima harus memasukkan kata sandi sebelum mengakses file di dalamnya.
Saya tahu solusinya tidak dapat disesuaikan seperti opsi bagian yang memungkinkan Anda memblokir izin tertentu dan menyembunyikan detail pribadi.
Namun, secara keseluruhan cara OneDrive menyelesaikan pekerjaan dalam hal lapisan keamanan tambahan. Sayangnya, Anda tidak dapat menggunakan fitur ini di aplikasi seluler.
Ini hanya tersedia di web OneDrive.
5. Gunakan Biometrik di OneDrive
Seperti yang mungkin sudah Anda duga, OneDrive memainkan peran sentral dalam pengalaman Office 365.
Apakah itu OneNote atau Word atau Excel, masing-masing menyimpan file di OneDrive. Itulah mengapa penting untuk tetap aman menggunakan biometrik di aplikasi seluler.
Buka Pengaturan > Keamanan dan aktifkan FaceID atau perlindungan sidik jari untuk iOS dan Android. Unduh OneDrive untuk iOS
Unduh OneDrive untuk Android
Nikmati Pengalaman Office 365 yang Aman
Microsoft memahami kebutuhan konsumen dan bisnis untuk menjaga keamanan data mereka.
Itu sebabnya perusahaan telah memperkenalkan beberapa langkah keamanan ke suite Office 365. Baru-baru ini, perusahaan mengumumkan Personal Vault untuk OneDrive, yang memungkinkan Anda menambahkan dokumen pribadi di dalamnya dengan lapisan keamanan ekstra.
Selanjutnya: Ingin tahu apa itu Personal Vault dan ingin mengetahui lebih banyak tentangnya? Baca postingan di bawah ini untuk melihat detail lebih lanjut.