5 Tip Kuat Untuk Meningkatkan Alur Kerja PDF Anda – Teknologi Pemandu:
Jika Anda merupakan pemilik usaha kecil atau pekerja lepas, Anda mungkin banyak memproses
. Baik itu faktur, perkiraan, atau bahkan dokumen kontrak, hampir semuanya dikirim dalam bentuk PDF akhir-akhir ini.
Seiring bertambahnya jumlah PDF, mengelolanya menjadi merepotkan. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda meningkatkan alur kerja Anda.
1.
Dokumen OCR Dengan FreeOCR
OCR adalah teknologi hebat yang memproses PDF yang dipindai atau didowload dan membuat teks dapat dikenali. Ini bisa sangat berguna untuk mengindeks halaman yang Anda pindai dengan pemindai Anda.
FreeOCR adalah utilitas gratis untuk Windows yang melakukan hal itu. Ini adalah aplikasi ringan yang memproses PDF Anda, menganalisis kontennya, dan mengubah teks yang tidak dapat dipilih dalam bentuk gambar/PDF menjadi teks normal yang dapat Anda kerjakan.
2.
Buat Dan Edit PDF Dengan Foxit Reader
Foxit Reader adalah pembaca PDF gratis untuk Windows tetapi dapat melakukan lebih dari sekadar membaca PDF. Antarmuka Foxit terlihat sangat mirip dengan suite Microsoft Office tetapi jika kita melihat sisi yang lebih cerah, pengguna Office akan merasa seperti di rumah sendiri.
Anda dapat membuat dokumen di MS Word/Excel seperti yang Anda lakukan sekarang, tetapi alih-alih menggunakan alat pengekspor bawaan MS, Anda dapat menggunakan opsi Foxit yang jauh lebih baik. Catatan Penting: Foxit Reader telah menggabungkan dan mematikan adware (baca bilah alat yang mengganggu), dengan produknya.
Jadi perhatikan baik-baik langkah-langkah penginstalan dan pastikan untuk memilih mode penginstalan khusus alih-alih yang default.
Jika Anda menginstal Foxit Reader, Anda akan melihat opsi PDF di program Office Anda yang terletak di menu pita. Jika Anda mencari pendekatan yang lebih asli untuk membuat PDF, Foxit harus dicoba.
Anda juga dapat menggunakan Foxit untuk membuat anotasi dan menyorot file PDF.
3. Simpan PDF ke Google Drive
Google Drive memberi Anda penyimpanan gratis sebesar 15 GB yang dapat Anda kembangkan dengan membayar biaya tahunan.
15 GB akan cukup untuk sebagian besar dari kita. Mengapa Anda bahkan ingin mengunggah PDF Anda ke Google Drive, Anda bertanya? Nah, alasan yang sama mengapa Anda mencadangkan barang ke cloud.
Memiliki salinan online selalu masuk akal. Dan dengan Drive, Anda dapat melakukan lebih dari sekadar mencadangkan PDF.
Sistem manajemen folder Google Drive berarti semua PDF Anda dapat diarsipkan secara sistematis yang nantinya akan mengurangi waktu pengambilan. Anda juga dapat dengan cepat melampirkannya ke email Anda di Gmail saat Anda perlu mengirim email PDF ke seseorang.
Fitur lampiran Gmail yang luar biasa memastikan bahwa penerima tidak perlu meninggalkan browser jika hanya ingin melihat lampiran.
4. Aktifkan OCR Di Google Drive
Google Drive mendukung OCR.
Yang artinya akan menyimpan file PDF OCR Anda dan membiarkan Anda mencarinya secara langsung. Untuk mengaktifkan fitur ini, klik ikon Setelan dari laman Google Drive Anda, lalu masuk ke Setelan Unggah dan centang opsi yang menyatakan Konversi teks dari PDF yang Diunggah dan file gambar .
Sekarang setiap file PDF yang Anda unggah akan dipindai dan dikonversi ke format yang dapat dicari.
5. Cari PDF Dengan Google Drive (atau Evernote)
Sekarang semua PDF yang Anda pindai telah di-OCR dan diunggah ke satu lokasi pusat, ini dapat dimanfaatkan dengan baik.
Anda dapat menggunakan Google Drive untuk tidak hanya mencari PDF berdasarkan judulnya tetapi juga berdasarkan teks di dalamnya. Jadi, jika Anda tidak ingat nama file PDF yang Anda cari tetapi samar-samar mengingat isinya, Google Drive pasti dapat membantu Anda.
Alternatif: Evernote menyediakan fungsionalitas serupa (dan ditingkatkan) tetapi hanya tersedia untuk pengguna Evernote Premium. Jika Anda salah satunya, saya tidak dapat merekomendasikan penggunaan Evernote untuk menyimpan dan mengindeks PDF Anda dengan cukup tinggi.
Karena Evernote adalah aplikasi desktop, pencarian membutuhkan waktu lebih sedikit dan pembaruan terbaru untuk pencarian Evernote membuatnya sangat kuat. Jika Anda bersedia membayar layanan untuk mengelola file PDF Anda, Anda harus melihat ke Evernote.