8 Cara Terbaik Menggunakan Microsoft Forms:
Microsoft meluncurkan Microsoft Forms pada September 2018. Sejak saat itu, Microsoft telah mengumpulkan banyak orang yang mencari layanan yang memungkinkan mereka membuat survei, jajak pendapat, dan kuis.
Dibandingkan dengan Google Forms, Microsoft Forms memiliki antarmuka yang lebih bersih. Namun, beberapa fiturnya mudah untuk dilewatkan, atau agak sulit ditemukan.
Nah, jangan khawatir. Di situlah kami masuk.
Kami telah menggunakan Microsoft Forms dengan sisir bergigi halus sehingga Anda dapat memanfaatkannya sebaik mungkin. Karena ini akan menjadi postingan yang panjang, mari langsung masuk dan melihat beberapa cara terbaik untuk menggunakan Microsoft Forms.
1.
Cara Membuat Formulir
Saat membuat formulir, Microsoft Forms memberi Anda tujuh pilihan –
- Beberapa opsi
- Teks
- Peringkat
- Tanggal
- Peringkat
- Skor Promotor Bersih
Ketika datang ke pertanyaan pilihan ganda, hal baiknya merupakan Formulir menganalisis pertanyaan Anda dan membantu Anda dengan jawabannya. Misalnya, jika pertanyaan dimulai dengan “Apakah Anda membeli…,” Formulir akan menanyakan Ya, Tidak, dan Mungkin.
Atau dalam hal ini, jika opsi pertama adalah Sedih, Formulir akan meminta Anda untuk menambahkan Bahagia dan Marah sebagai opsi kedua dan ketiga. Bagus, kan?
Menambahkannya adalah hal yang mudah.
Yang harus Anda lakukan adalah memilih opsi dan melanjutkan ke pertanyaan berikutnya. Demikian pula, untuk pertanyaan terkait teks, Anda dapat menentukan apakah itu akan menjadi jawaban yang panjang atau singkat.
Anda juga dapat membatasi jenis respons. Misalnya, jika Anda menginginkan nilai kurang dari 5, cukup klik menu tiga titik dan pilih Pembatasan.
Selanjutnya, pilih salah satu nilai dari dropdown dan tambahkan nilainya.
Untuk peringkat, Anda dapat menentukan level serta simbol.
2.
Berbagi dan Menyematkan: Siapa yang Dapat Menanggapi
Setelah formulir selesai, Anda dapat mengirimkannya untuk mengumpulkan tanggapan. Untuk melakukannya, klik tombol Bagikan di sudut kanan atas.
Anda dapat memilih audiens formulir Anda. Jika Anda ingin membatasinya hanya untuk orang-orang di organisasi Anda, gunakan opsi default.
Namun jika tidak, klik tautan ‘Only people in my…’ dan pilih opsi ‘Anyone with the link’.
Sekali lagi, Anda dapat membagikan tautan langsung dengan audiens target Anda.
Tetapi opsi terbaik adalah menyematkan formulir di situs web atau blog Anda. Atau lebih baik, Anda cukup mengdowload kode QR formulir Anda dan kemudian membagikannya di blog Anda, atau menambahkannya di email.
Metode ini membuatnya sangat berguna bagi responden Anda untuk merespons.
Kiat Cepat:
3.
Kapan Menggunakan Percabangan
Jika Anda sering membuat survei dan jajak pendapat, maka Anda harus tahu sekarang bahwa tidak setiap survei atau jajak pendapat adalah sekumpulan pertanyaan langsung. Logika bersyarat pasti akan muncul, dan sayangnya, Microsoft Forms tidak memungkinkan Anda menambahkan kondisi semudah Google Forms.
Ini adalah salah satu fitur tersembunyi dari Microsoft Forms.
Untuk menambahkan logika bersyarat, sertakan semua pertanyaan Anda dan setelah selesai, ketuk ikon tiga titik di sudut paling kanan dan pilih Percabangan.
Selanjutnya, ketuk pertanyaan yang ingin Anda percabangkan. Sekarang, pilih pertanyaan berikutnya dari dropdown.
Perhatikan bahwa Anda harus melakukannya untuk semua pertanyaan.
Untuk mempratinjau formulir Anda dengan logika bersyarat, cukup kembali dan ketuk ikon pratinjau.
4.
Bagikan untuk Berkolaborasi
Formulir dan survei juga bisa menjadi pekerjaan dua orang atau lebih, dan untuk itu, Microsoft Forms telah menyertakan fitur untuk berkolaborasi. Untuk berbagi formulir dengan teman atau kolega Anda, ketuk tombol Bagikan di bagian atas dan pilih opsi Bagikan dari menu kanan.
Selanjutnya, pilih salah satu sesuai preferensi Anda dan bagikan tautannya dengan kolega Anda. Satu-satunya downside adalah bahwa Anda tidak dapat secara selektif memilih nama untuk membagikan formulir, sesuatu yang akan menjadi tambahan yang disambut baik di masa mendatang.
5.
Bentuk Kelompok: Apa Mereka dan Apa yang Mereka Lakukan
Sebelum kita membahasnya, mari kita lihat apa itu Grup. Grup adalah layanan Office 365 eksklusif yang membantu Anda bekerja sama dengan rekan satu tim.
Dan grup ini tidak hanya terkait dengan formulir tetapi tersebar di seluruh Office Suite. Datang ke Formulir Grup, anggota tim dapat melihat dan mengedit formulir.
Dan jika Anda adalah bagian dari grup, Anda tidak perlu memiliki tautan ke formulir untuk melihatnya. Sebagai gantinya, formulir ini akan tersedia di bawah bagian Formulir grup.
6.
Cara Menambahkan Batasan Waktu dan Kustomisasi Lainnya
Sekilas, Microsoft Forms sepertinya kekurangan beberapa fitur. Tetapi seperti yang kami sebutkan di atas, beberapa fitur disembunyikan, dan ini adalah salah satunya.
Untuk menambahkan tanggal mulai dan tanggal akhir, buka Pengaturan di menu tiga titik, dan centang kotak untuk Tanggal Mulai dan Tanggal Berakhir. Masukkan tanggal, dan hanya itu.
Penyesuaian lain yang juga dapat Anda lakukan adalah mengacak pertanyaan di antara responden Anda. Demikian pula, Anda juga dapat menambahkan pesan khusus ‘Terima kasih’ di akhir formulir.
Tapi satu pengaturan yang paling penting adalah notifikasi email. Periksa pengaturan Notifikasi, dan itu saja.
Lain kali, setiap kali seseorang menjawab survei, Anda akan diberi tahu tentang hal yang sama.
7. Analisis Tanggapan
Jadi, Anda telah mengirimkan survei dan tanggapan sudah mulai berdatangan.
Tapi bagaimana Anda menganalisis tanggapan?
Cukup buka tab Tanggapan di formulir Anda, dan Anda akan melihat jawabannya. Hal baiknya adalah Microsoft Forms memberikan representasi visual dari semua jawaban, sehingga mudah dipahami.
Namun, jika Anda ingin melihat semua respons individu, klik Lihat hasil. Selanjutnya, nama responden akan berada di kotak Responder, dan jawaban akan muncul di bagian bawah.
Untuk melihat jawaban selanjutnya, klik ikon panah. Terlebih lagi, untuk mengdowload semua jawaban di spreadsheet, klik tombol Buka di Excel dan spreadsheet akan didowload ke sistem Anda.
8.
Ubah Tema & Template
Apa yang saya sukai dari Microsoft Forms adalah antarmukanya bersih dan tidak berantakan. Hal lain yang patut dicintai tentang layanan ini adalah temanya.
Dengan warna-warna cerah dan menarik, tema-tema ini akan membuat formulir Anda menonjol dari yang lain. Yang harus Anda lakukan adalah mengetuk tombol Tema di bagian atas dan memilih satu.
Pada saat yang sama, Anda juga dapat memberikan warna khusus pada formulir Anda, atau lebih baik memilih gambar di galeri PC Anda.
Jadi misalnya, jika survei Anda tentang gadget dan ponsel, latar belakang dengan gadget akan lebih masuk akal daripada latar belakang pria yang sedang berselancar.
Untuk melakukannya, klik ikon Plus dan pilih salah satu dari dua opsi. Untuk mengunggah latar belakang, Anda juga dapat memilih untuk mengunggah gambar dari akun OneDrive Anda atau mencari dari web.
Jadikan Mereka Keren!
Meskipun Microsoft Forms memiliki sekumpulan fitur yang digabungkan dengan desain yang bagus, namun masih kekurangan opsi tertentu seperti kemampuan untuk mengunggah file. Plus, itu juga tidak memiliki template siap pakai yang bisa Anda ambil dan lanjutkan pekerjaan Anda tanpa membuang banyak waktu untuk membangun struktur.
Selanjutnya: Ingin membuat formulir yang bisa diisi di Microsoft Word? Baca artikel di bawah ini untuk mengetahui caranya.