8 Trik Teratas untuk Menggunakan OneNote sebagai Manajemen Proyek:
OneNote sangat populer untuk kemampuan mencatat. Namun, Anda dapat dengan mudah menggunakan OneNote sebagai manajemen proyek dengan organisasi cerdas, templat OneNote, fungsi berbagi, dan integrasi cerdas dengan Outlook.
Mungkin Anda tidak ingin menggunakan alat manajemen proyek lain dan ingin bekerja dari satu antarmuka sepanjang hari. Anda sudah memiliki semua data yang tersedia di buku catatan OneNote, dan menggunakan perangkat lunak yang sama untuk manajemen proyek akan memberikan pengalaman yang mulus.
Ikuti tips di bawah ini dan selesaikan pekerjaan menggunakan OneNote.
1. Gunakan Buku Catatan, Bagian, dan Halaman OneNote
OneNote menggunakan metode unik untuk mengatur catatan.
Tidak seperti Evernote dan Apple Notes, Anda tidak terbatas pada penggunaan tag untuk menyusun catatan. Anda dapat mengandalkan Bagian dan Halaman untuk mengatur pemikiran.
Anda dapat membuat buku catatan terpisah untuk proyek mendatang dan membuat bagian berbeda untuknya. Misalnya, Anda dapat membuat buku catatan baru sebagai nama aplikasi/perangkat lunak, menambahkan bagian seperti UX, UI, Komunikasi, Pengembangan Perangkat Lunak, dan Pengujian ke dalamnya.
Tambahkan catatan atau halaman yang diperlukan dan buat buku catatan sempurna yang siap untuk dibagikan.
2. Ambil Uluran Tangan dari Template OneNote
Membuat setiap halaman OneNote dari awal memakan waktu.
Lagi pula, Anda memilih OneNote sebagai alat manajemen proyek untuk menghemat waktu. bukan?
Anda dapat memilih salah satu templat OneNote bawaan dan memulai dengan cepat.
Langkah 1: Buka OneNote di komputer Anda. Langkah 2: Pilih Buku Catatan dan Bagian yang relevan.
Langkah 3: Tambahkan halaman baru dan klik menu Sisipkan di bagian atas.
Langkah 4: Pilih Templat Halaman.
Langkah 5: Ini akan membuka menu Template khusus. Langkah 6: Pilih template pilihan Anda dari daftar dan lihat keajaibannya.
Anda hanya perlu melakukan sedikit modifikasi di sana-sini. Anda bahkan dapat membuat templat OneNote khusus untuk menghemat lebih banyak waktu di masa mendatang.
Baca postingan khusus kami untuk mempelajari cara membuat template di OneNote.
3. Tambahkan Email Outlook ke OneNote
Dalam beberapa situasi, Anda perlu mengirim email klien penting ke OneNote untuk referensi.
Outlook menawarkan integrasi langsung dengan OneNote. Inilah cara Anda dapat menggunakannya.
Langkah 1: Buka Outlook di Windows. Langkah 2: Pilih email yang ingin Anda kirim ke OneNote.
Langkah 3: Klik menu tiga titik di pojok kanan atas dan pilih OneNote.
Outlook akan menanyakan di mana Anda ingin menyimpan email di OneNote.
Pilih bagian dalam buku catatan, dan Anda siap melakukannya.
4. Tambahkan File yang Relevan ke OneNote
Sebelum Anda berbagi buku catatan OneNote dengan orang lain, Anda perlu menambahkan file dan Spreadsheet yang relevan ke halaman.
Cukup mudah untuk melakukannya.
Dari halaman OneNote, pilih Sisipkan.
Anda akan mendapatkan opsi untuk mengintegrasikan file Excel ke halaman. Jika Anda ingin merekam audio atau video, Anda dapat dengan mudah melakukannya dari menu yang sama.
5.
Bagikan Buku Catatan OneNote
Sekarang setelah Anda membuat buku catatan OneNote yang sempurna dengan template, email, file, dan lainnya, saatnya berbagi buku catatan dengan anggota tim lainnya untuk mengelola proyek. Langkah 1: Dari buku catatan OneNote, klik Mengajukan di sudut kiri atas.
Langkah 2: Pilih Bagikan. Langkah 3: Ketikkan alamat email anggota lain dan beri mereka izin mengedit.
Langkah 4: Klik Bagikan di bagian bawah dan biarkan orang lain bergabung dengan buku catatan.
6.
Lacak Perubahan Terbaru
Setelah tim Anda bergabung dengan buku catatan OneNote, Anda ingin melacak perubahan yang dilakukan oleh orang lain.
Dari buku catatan OneNote, buka menu Riwayat di bagian atas.
Pilih Pengeditan Terbaru dan periksa modifikasi yang dibuat oleh orang lain di halaman. Anda juga dapat mencari perubahan menurut penulis tertentu dari menu Temukan menurut Penulis.
7.
Tag Utama untuk Melacak Status Tugas
OneNote hadir dengan lusinan tag bawaan untuk melacak kemajuan proyek. Dari halaman OneNote, Anda bisa masuk ke Beranda dan memeriksa Tag.
Anda dapat menambahkan berbagai tag seperti Proyek, Diskusikan dengan Orang X, Permintaan Klien, Penting, Telepon balik, Kirim email, dan banyak lagi.
8. Halaman OneNote Lindungi Kata Sandi
Anda tidak ingin setiap anggota tim memiliki akses ke semua halaman OneNote, bukan? Beberapa halaman OneNote mungkin berisi informasi sensitif seperti hasil kuartal, umpan balik klien yang kasar, desain UI final, dan lainnya.
Untuk mencegah halaman ini dari akses tidak sah, Anda dapat melindunginya dengan kata sandi dari bagian Review. Dengan begitu, hanya Anda dan anggota terpilih di tim yang memiliki akses ke halaman tersebut.
Kuasai Kemampuan Manajemen Proyek OneNote
Mengapa membayar ekstra untuk alat manajemen proyek khusus saat Anda bisa menyelesaikan pekerjaan dari OneNote itu sendiri? Tentu, alat khusus hadir dengan lusinan fitur tetapi tanyakan pada diri Anda, apakah Anda akan menggunakannya? Jika tidak, OneNote bisa menjadi solusi ideal untuk mengelola proyek kecil saat dalam perjalanan.