Apa itu Folder Pencarian MS Outlook & Cara Membuat yang Kustom:
Sebelumnya, kami telah menguraikan tentang bagaimana pengguna MS Outlook dapat membuat aturan untuk memeriksa email masuk dan memfilter atau mengarahkannya ke folder tertentu (berdasarkan aturan yang disesuaikan). Namun, Anda mungkin memiliki beberapa persyaratan khusus yang tidak dicakup oleh aturan folder.
Atau Anda mungkin tidak ingin memindahkan grup (atau jenis pesan) ke folder yang sama sekali berbeda tetapi masih menginginkan tampilan terpisah untuk mereka. MS Outlook dengan cerdas mencakup persyaratan tersebut di bawah fitur yang dikenal sebagai Folder Pencarian .
Folder tersebut merupakan folder virtual dan tidak benar-benar berisi atau menyimpan email Anda. Mereka hanya membuat tampilan sesuai dengan aturan yang ditentukan dan menampilkan pesan yang cocok dengan aturan tersebut.
Secara default, Folder Pencarian selalu berisi tampilan seperti Surat Terkategori, Surat Besar, dan Surat Belum Dibaca. Anda mungkin ingin membuat beberapa lagi seperti Untuk Tindak Lanjut, Dengan Lampiran, dll.
Mari kita lihat cara melakukannya.
Langkah-langkah untuk Membuat Tampilan di bawah Folder Pencarian
Anda dapat memilih tampilan dari daftar aturan standar atau bahkan menyesuaikan aturan ujung ke ujung atau standar berbasis pengguna. Langkah 1: Klik kanan Folder Pencarian untuk kotak email apa pun dan klik Folder Pencarian Baru .
Langkah 2: Pilih jenis Folder Pencarian yang ingin Anda buat. Jenis folder yang tercantum di bawah tiga bagian pertama memiliki aturan standar internal (nama mereka cukup banyak mendefinisikannya).
Dalam panduan ini kami akan memperluas pembuatan folder khusus (opsi terakhir). Jadi, pilih itu dan klik Pilih untuk menentukan aturan dan melihat kriteria.
Langkah 3: Beri nama yang relevan untuk tampilan. Anda dapat mengubah folder yang akan diperiksa agar email ditampilkan di bawah tampilan.
Kemudian klik tombol Kriteria untuk menentukan aturan pilihan Anda.
Langkah 4: Di tab Pesan Anda dapat memasukkan beberapa kata kunci yang akan dicari sistem di email dan di bidang yang Anda pilih.
Seperti yang Anda lihat pada gambar (di bawah), Anda juga dapat menentukan bidang Dari dan Dikirim Ke , menentukan garis waktu, dan lainnya.
Langkah 5: Sekarang Anda dapat menavigasi ke Lebih Banyak Pilihan dan menyertakan lebih banyak aturan seperti kategori, email yang telah dibaca/belum dibaca, dengan/tanpa lampiran, kepentingan, ukuran, dan lainnya.
Langkah 6: Perlu lebih banyak pilihan? Arahkan ke Advanced dan klik Field . Pilih kriteria, tentukan kondisi dan nilai.
Terakhir, klik Tambahkan ke Daftar untuk melihat entri Anda muncul. Anda dapat menambahkan beberapa entri tersebut.
Langkah 7: Klik Ok dan simpan pengaturan Anda. Coba kirim email percobaan dan periksa apakah berhasil.
Jika tidak, Anda pasti telah mengacaukan aturan. Jadi, Anda mungkin perlu mengunjunginya kembali.
Catatan: Ingat, jika Anda menghapus email di Folder Pencarian maka email tersebut juga akan dihapus dari lokasi aslinya. Tetapi jika Anda menghapus Folder Pencarian, email yang terkait dengannya masih utuh di lokasi aslinya.
Kesimpulan
Menurut Anda, seberapa bermanfaatkah Folder Pencarian bagi Anda? Apakah Anda akan menggunakannya dalam kombinasi dengan aturan lain yang sudah Anda miliki?
Saya telah membuat beberapa untuk diri saya sendiri. Mereka benar-benar membantu saya mengatur hal-hal selangkah lebih maju dan mencatat dengan cepat berbagai jenis email yang perlu saya tangani.