Buat Aturan Folder di MS Outlook untuk Surat Masuk – Teknologi Pemandu:
Banyak dari kalian pasti menggunakan
MS Outlook
sebagai klien email. Juga, kemungkinan besar Anda telah terintegrasi
beberapa akun email
untuk mengirimkan email ke Anda
klien desktop
.
Dalam skenario seperti itu, ketika Anda menerima banyak email, penting untuk mengetahui cara memisahkannya dan memeriksa yang penting terlebih dahulu. Daripada melakukan ini secara manual, Anda mungkin ingin memiliki folder khusus untuk berbagai jenis email sehingga pesan masuk ditumpuk di foldernya masing-masing.
Untuk otomatisasi seperti itu, Outlook memungkinkan Anda membuat aturan dan menerapkan hal yang sama untuk setiap email masuk. Karenanya itu mendorong pesan ke folder yang ditentukan.
Konsepnya mirip dengan filter dan label di Gmail. Misalnya, saya ingin semua email dari “Sandeep Agarwal” mencapai folder bernama Self .
Inilah cara saya mendefinisikan aturan untuk itu.
Langkah-langkah Membuat Aturan Email
Proses yang sama berlaku untuk semua jenis aturan email.
Ini merupakan contoh terperinci, menunjukkan proses yang disebutkan. Anda akan diminta untuk memilih/menentukan parameter sesuai dengan yang Anda inginkan.
Langkah 1: Arahkan ke tab Tools dan pilih opsi Rules and Alerts .
Langkah 2: Fokuskan tab Aturan Email dan tekan tombol bertuliskan Aturan Baru ( Ubah Aturan jika Anda memodifikasi yang sudah ada).
Langkah 3: Di bagian Tetap Teratur , sorot persyaratan dasar Anda (saya pilih, Pindahkan pesan dari seseorang ke folder ).
Catatan: Di bagian bawah dialog yang sama Anda akan menemukan bagian yang mengatakan Langkah 2.
Anda perlu mengklik setiap tautan yang ditampilkan setelah ” Terapkan aturan ini setelah pesan tiba ” dan edit persyaratan Anda. Dalam konteks saya itu adalah: –
Langkah 3(a): Pilih orang yang ingin Anda terapkan aturannya (yaitu email yang berasal dari orang yang dipilih).
Daftar hanya akan menampilkan orang yang ditambahkan ke kontak Anda. Jadi, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah menambahkan kontak yang diinginkan sebelum memulai.
Langkah 3(b): Pilih folder tujuan pengiriman/pengiriman email. Anda juga dapat membuat folder baru di sini.
Langkah 4: Selanjutnya, Anda dapat menyempurnakan aturan Anda dengan menambahkan lebih banyak batasan atau parameter ke aturan dasar. Misalnya, pesan dengan Subjek tertentu .
Anda juga perlu mencentang opsi pilihan dan mengeklik tautannya untuk menyempurnakan aturan atau menambahkan deskripsi.
Langkah 5: Jika ada pengecualian pada aturan yang tidak dapat Anda konfigurasikan pada langkah-langkah di atas, Anda dapat melakukannya di sini.
Langkah 6: Anda sekarang telah selesai dan dapat memilih Selesai . Namun, saya menyarankan Anda untuk mencentang Jalankan aturan ini sekarang … bersama dengan Nyalakan aturan ini .
Ini memastikan bahwa pesan baru dan yang sudah ada yang memenuhi aturan dipindahkan ke folder masing-masing.
Alternatif yang Lebih Cepat
Jika Anda ingin mempersingkat prosesnya (namun, Anda mungkin tidak dapat menetapkan aturan mendetail dengan cara ini), buka kotak masuk Anda dan ikuti langkah-langkah di bawah ini:-
Langkah 1: Klik kanan pada pesan (dari orang aturan Anda ke pemetaan folder) dan pilih Create Rule .
Langkah 2: Centang kotak untuk parameter mana pun yang ingin Anda terapkan, pilih folder Anda dan klik Ok .
Kesimpulan
Ini adalah cara sederhana untuk membuat email Anda di Outlook lebih teratur.
Juga, Anda akan dapat fokus pada email penting dengan mudah.
Mulailah dan Anda akan tahu manfaatnya!